How to be Heard: Secrets for Powerful Speaking and Listening pdfdrive com

Someone else’s
venue
You may get asked to speak as part of someone else’s event, in which case
you have no say in the venue and you are probably not responsible for
asking people to attend – which means that most of the questions above
are unnecessary. However, you can do 2 crucial things.
First, state your requirements very clearly to the organiser, ask questions
about the layout and facilities as far as they impact on what you plan to
do, and/or research these things online: many venues post pictures which
will give you a great feeling for what to expect. You may need a dressing
room with a mirror and good light, or a seat in the front row for the rest
of the event if the content interests you, or have specific dietary
requirements. Bands state all this as ‘tour riders’ in their contracts with
venues, some of which have become legend for their diva-ishness. My
favourite is Iggy Pop’s requirement to have a Bob Hope impersonator at

---

every gig. I doubt you’ll need anything quite so esoteric, but whatever you
do really need, make sure you specify it and agree on it with the organiser
in advance.
Each time I take on a speaking assignment, we email the organiser a clear
list of technical requirements and ideally communicate directly with the
Audio/Video (AV) team leader to make sure all is understood. For me,
this involves having my Mac on stage in front of me so that I can see
Presenter View; having a good sound system; and video projection being
able to handle 16:9 aspect ratio. Most importantly, we stipulate a sound
and vision check to an empty room as long before as is practical. Usually
the AV people are there the night before, setting everything up, so that’s a
perfect time to do a sound and vision check. Once you know everything
can and does work, the pressure is off and you can do final setup in a
coffee break with confidence – though, even having done all that, I have
had experiences where the gremlins have fun trashing the perfect process
of the night before for no known reason!
I can testify from bitter experience that, despite being so specific and
clear, it sometimes happens that the requirements don’t get through to
the people who actually need to know. Many times, I have arrived at a
venue and had to explain to the clearly un-briefed AV team that I want to
use my own Mac, producing a lengthy negotiation because the message
from my technical requirements email never got through to them and the
necessary cables have not been laid. That’s where the second crucial thing
that you can do comes in. This is to get to the venue early (I generally
prefer the day before) and reconnoitre the facilities for yourself. I have
seen people turn up just minutes before they are due to speak only to
discover that some critical facility is missing. It’s unwise to make
assumptions, much safer to check the reality in good time.
I have spoken in hundreds of venues and encountered many and varied

---

problems. Some are simple, but others take time to fix, which means that
agreeing to set up in the coffee break just before you speak is a very high-
risk strategy. Generally, the more complex the venue, the more important
it is to do all this as early as possible. I spoke a few years ago at the
futuristic BMW Welt in Munich, and was only allowed to access the room
an hour before the speech. Their leading edge, highly complex video
projection system took against my Mac, producing a juddering image that
immediately induced a feeling of motion sickness. The technical people
diagnosed that a filter of some kind was needed, and had to send out for
it. It finally arrived about 30 seconds before I stood up to speak. That
kind of stress is best avoided!
In a multi-speaker event, there are some other vital questions to ask.
Is there a dress code? The world is pretty informal now, but from time to
time you may speak at events that require something other than the
norm, which tends to be ‘smart casual’ or ‘business casual’. It may be a
themed event, or a black-tie dinner, for example. On the other hand, you
may have your own style as part of your identity and be unwilling to
depart from it. Remember the exercises on your identity we did in the
section on authenticity? You can add clothing and other style choices to
that identity if you want to establish yourself as a brand or an iconic
figure, or if you simply want to be true to who you really feel you are. My
father wore a tie even at weekends: it was part of his identity. Some
presenters rock up in a t-shirt and jeans, regardless of what everyone in
the audience is wearing. Nevertheless, I do advise asking this question of
the organiser, so that you know the lie of the land and are making a
conscious decision.
Will someone introduce you? If the answer is yes, make sure to meet the
person and check what they’re going to say, as their information may be
incomplete, out of date or even incorrect. Remember their name so you

---

can shake hands as you walk-on and they walk off, and say: “Thanks
Jim!” as you prepare to start; it makes everything feel seamless and
friendly to the audience.
Will there be any walk-on audio or video? In which case, how long is it?
It’s very eggy (as the acting profession say) to stride onstage and then
have to wait 30 seconds while a video or a piece of music finishes.
Where do you come onstage from and where do you go off to? There are
few things more awkward that someone ending a speech and then looking
uncertainly around, clearly not-knowing which way to leave.
Where on the stage is lit well, and where not? Where is it ok for you to
move to? This is particularly important if the event is being filmed. If they
have a lectern on stage, do you have to use it? I prefer not to stand behind
anything, so I often get them to rotate the lectern so that I can see my
Mac on it as I stand at the centre of the stage.
Will there be Q&A? If so, who will choose the questioners – you or an
MC? Will there be mic runners, which will mean waiting for a mic to
arrive before taking a question.
Is there simultaneous translation? In which case, go and introduce
yourself to the translators and run through any jargon or unusual words
you may use so they are prepared. They will really appreciate that, and
work harder for you. I always try to go back and thank them afterwards,
because they do an amazing job.