Convenience

written communication
is not as common as
one might imagine, nor is it a mode of communication much respected by managers. One
sample of managers indicated that only 13 percent of the printed mail they received was of
immediate use to them.
12
Over 80 percent of the managers who responded to another sur-
vey indicated that the written communication they received was of fair or poor quality.
13
oral communication
Face-to-face
conversation, group
discussions,
telephone calls, and
other circumstances
in which the spoken
word is used to
transmit meaning
written
communication
Memos, letters,
reports, notes, and
other circumstances
in which the written
word is used to
transmit meaning
Chapter 12:
Communication in Organizations
3 6 7
Copyright 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be copied, scanned, or duplicated, in whole or in part. Due to electronic rights, some third party content may be suppressed from the eBook and/or eChapter(s).
Editorial review has deemed that any suppressed content does not materially affect the overall learning experience. Cengage Learning reserves the right to remove additional content at any time if subsequent rights restrictions require it.
www.MyEbookNiche.eCrater.com

---

The biggest single drawback of traditional forms of written communication is that
they inhibit feedback and interchange. When one manager sends another manager a let-
ter, it must be written or dictated, typed, mailed, received, routed, opened, and read. If
there is a misunderstanding, it may take several days for it to be recognized, let alone
rectified. Although the use of e-mail, texts, or instant messaging is, of course, much fas-
ter, both sender and receiver must still have access to a computer or smartphone, and
the receiver must open and read the message for it to actually be received. A phone call
could settle the whole matter in just a few minutes. Thus, written communication often
inhibits feedback and interchange and is usually more difficult and time consuming than
oral communication.
Of course, written communication offers some advantages. It is often quite accurate
and provides a permanent record of the exchange. The sender can take the time to col-
lect and assimilate the information and can draft and revise it before it is transmitted.
The receiver can take the time to read it carefully and can refer to it repeatedly, as
needed. For these reasons, written communication is generally preferable when impor-
tant details are involved. At times, it is important to one or both parties to have a written
record available as evidence of exactly what took place. Julie Regan, founder of Toucan-
Do, an importing company based in Honolulu, relies heavily on formal business letters
in establishing contacts and buying merchandise from vendors in Southeast Asia. She
believes that such letters give her an opportunity to carefully think through what she
wants to say, tailor her message to each individual, and avoid later misunderstandings.