Convenience

Interpersonal Communication
Interpersonal communication generally takes one of two forms: oral and written. As we
will see, each has clear strengths and weaknesses.
Oral Communication
Oral communication
takes place in conversations, group
discussions, phone calls, and other situations in which the spoken word is used to
express meaning. One study (conducted before the advent of e-mail) demonstrated the
importance of oral communication by finding that most managers spent between
50 and 90 percent of their time talking to people.
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Oral communication is so prevalent
for several reasons. The primary advantage of oral communication is that it promotes
prompt feedback and interchange in the form of verbal questions or agreement, facial
expressions, and gestures. Oral communication is also easy (all the sender needs to do
is talk), and it can be done with little preparation (though careful preparation is advis-
able in certain situations). The sender does not need pencil and paper, a computer, or
other equipment. In another survey, 55 percent of the executives sampled felt that their
own written communication skills were fair or poor, so they chose oral communication
to avoid embarrassment!
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However, oral communication also has drawbacks. It may suffer from problems of
inaccuracy if the speaker chooses the wrong words to convey meaning or leaves out per-
tinent details, if noise disrupts the process, or if the receiver forgets part of the mes-
sage.
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In a two-way discussion, there is seldom time for a thoughtful, considered
response or for introducing many new facts, and there is no permanent record of what
has been said. In addition, although most managers are comfortable talking to people
individually or in small groups, fewer enjoy speaking to larger audiences.
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Written Communication
“Putting it in writing” in a letter, report, memorandum,
handwritten note, or e-mail can solve many of the problems inherent in oral communica-
tion. Nevertheless, and perhaps surprisingly,