|
Телефондаги сўзлашишлар ҳақида бир оғиз сўз. Телефон - бу коммуникациянинг энг кўп фойдаланиладиган васитаси. У вақтни тежашнинг энг самарали воситаларидан бири ва шунинг билан бир вақтда ишдаги “халақитлар”нинг энг тез-тез бўладиган манбаси, “вақтни ютувчиси”дир (телефоннинг парадокси). Унинг сиз учун у ёки бу хусусиятларга эга бўлиши, сиз ундан қанчалик рационал фойдаланишингизга боғлиқдир.
Қўнғироқ қилаётган ҳар бир киши ўзининг қўнғироғининг муҳимлигига
ишонади. Аммо телефондаги сўзлашишларга фақат чекланган вақтни ажратиш керак. Бу маънода телефонда сўзлашиш чақирилмаган меҳмонга ўхшайди, у бошқа телефон ёрдамида қилишлари мумкин, чунки масофавий узоқлик ва воситали алоқа билан ҳимояланганлар.
Кераксиз қўнғироқлардан ҳимояланиш ва уларни қулай вақтга кўчириш учун қуйидагиларни қилиш керак:
бўлажак абонентларни қачон уларни қўнғироқ қилишларини исташингизни хабардор қилиш;
сухбатнинг оҳирида “Менга бир амаллаб қўнғироқ қилинг” каби жумлалардан қочиш;
сиздан хабар кутаётган шерикка, аниқ маълум вақтда, у сизга қўнғироқ қилмасидан олдинроқ қўнғироқ қилиш;
барча кирувчи телефон қўнғироқларини котиб орқали ўтказиш ёки вақти-вақти билан автожавоб берувчидан фойдаланиш.
Яхши котиб менежернинг муҳим ёрдамчиси бўлади, у кирувчи телефон қўнғироқларини қабул килиш керак. Котиб билан шундай мезонларни белгилаш керакки, унга кўра қирувчи қўнғироқларга рад жавоби берилиши, кўчирилиши(такрорий қўнғироқ) ёки улар сизга “ ўтказилиши” керак. Шунинг билан бирга котибга қуйидаги ифодалардан “муҳим мажлисда”, “...унга ҳалақит беришларини истамайди,. “...унда муҳим қабул” дан фойдаланишга рухсат берманг. Бундай жумлалар қўнғироқ қилувчида ёқимсиз ҳис уйғотади, у ўзи билан муҳим шахс каби муносабатда бўлишларини истайди, ва унга эса “унданда муҳимроқ бошқани борлиги” ҳақида тушунча берилади.
Агар раҳбарда вақтинча ёки узоқ вақтга котиб бўлмаса, автожавоб қайтарувчини ишга тушуриш ,у “иккинчи навли “ восита бўлса ҳам, мақсадга мувофиқ. Котиб ёки автожавоб қайтарувчи йўқлигида кераксиз қўнғироқлардан “Марҳамат, менга соат 16 да қўнғироқ қилинг” ёки “ Мен сизга кейинроқ қўнғироқ киламан” каби жумлалар ёрдамида ҳимояланиш мумкин. Тескари қўнғироқ қилиш усулидан котиб борлигида ҳам фойдаланиш мумкин. У ҳам музокаралар учун зарур материалларни тайёрлаш имконини беради, бунинг натижасида телефонда сўзлашишнинг умумий вақти қисқаради. Чиқувчи қўнғироқлар билан кирувчиларга нисбатан осонроқ манипуляция қилиш мумкин.
Телефон блоклари ҳам вақтни анча тежайдилар. Бунинг учун 1-2 вақтли оралиқни танлаш керак, бу вақтда телефондаги суҳбатларни, унга олдиндан тайёрланиб, ҳаммасини биргаликда ёки сериялар билан “ишлаш” мумкин.
Телефон қўнғироқлари (блокларини) ишни “авжи шўъбаиган “ саотларда эмас, балки фойдасиз вақтда ўтказиш мақсадга мувофиқдир, бунда улар ишни боришини буза олмайдилар. Бунинг учун вақтнинг “бўш” оралиқлари ва ишлар ўртасидаги бошқа танаффуслардан фойдаланиш мумкин.8 00 дан 9. 30гача,13.30 дан 14 00 гача ва 16 30 дан кейинги вақт телефон қўнғироқлари учун энг қулай оралиқлар бўлади. Бунинг устига, бу вақтда ўз шеригингизга тезроқ қўнғироқ қилиш мумкин.
Телефонда сўзлашишларни олиб бориш бўйича бир неча аниқ маслаҳатларни берамиз.
1.Қисқа бўлиш ва суҳбатни бошланиши уни бориши ва тугашини белгилаб беришини ҳисобга олиш зарур.
2. Олдин шерикка қўнғироғингизнинг мақсадини хабар қилинг, кейин эса сабабини тушунтиринг.
3. Суҳбатни бошқа аппарат бўйича муҳим қўнғироқ бўлганлиги сабабли узиб қўйманг. Керак бўлган ҳолда, суҳбатни узуш мумкинми ёки йўқлигини сўранг ва 10 дақиқадан кейин қайта қўнғироқ қилинг.
4. Ходимлар билан “параллел” суҳбатлардан қочинг.
5. Узун суҳбатнинг охирида қисқача хулосалар қилинг ва қўрилиши керак бўлган чораларни санаб ўтинг.
6. Суҳбат вақтида муҳим ахборотларни ёзиб боринг, у билан, эҳтимол, қўл остидагилар ва ҳамкасбларни таништириш керак бўлиши мумкин.
7. Суҳбатни мулойимлик билан тугатинг. Гап шундаки, баъзи бир раҳбарлар суҳбатни мулойим жумла билан якунламасдан, хайрлашмасдан кескин узиб қўядалар.
Do'stlaringiz bilan baham: |
