2. Elektron hujjatlar va ularni shakllantirish Banklarda amalga oshirilayotgan barcha operatsiyalar O‘zbekiston Respublikasi Markaziy banki tomonidan belgilangan shakldagi pul hisob-kitob hujjatlarining qog‘oz hamda elektron shakllari asosida amalga oshiriladi va buxgalteriya hisobida qayd etiladi. Pul hisob-kitob hujjatlari, shuningdek, bank hisobvarag‘i shartnomasida ko‘zda tutilgan boshqa hujjatlar bank tomonidan faqat mijozning bankka taqdim qilgan imzolar namunalari va muhr izi qo‘yilgan varaqchada ko‘rsatilgan shaxslar yoki mijozning vakil qilingan shaxsidan ishonchnoma asosida qabul qilinadi.
Pul hisob-kitob hujjatlarining majburiy rekvizitlari quyidagilardan: mijozning (muassasaning) nomi (jismoniy shaxslar uchun - familiyasi, ismi va sharifi) va soliq to‘lovchining identifikatsion raqami (STIR); pul oluvchi va pul to‘lovchi mijozlar hisobvaraq raqamlari; ularga xizmat ko‘rsatuvchi bank nomi va kodi; hujjatning nomi va raqami, u tuzilgan sana va joy; operatsiyaning nomi, maqsadi va summasi (raqam va so‘z bilan); mijoz muhri (muhr mavjud bo‘lsa) va mas’ul shaxslarining imzolaridan iborat.
Banklarda amalga oshirilayotgan operatsiyalarning buxgalteriya hisobi avtomatlashtirilgan sharoitlarda hujjatlarning rekvizitlari kod ko‘rinishida rasmiylashtiriladi. Hujjatlardagi rekvizitlar aniq va to‘g‘ri holda, kimyoviy qalamda, sharikli, siyohli ruchkada, yozuv mashinalari orqali aks ettiriladi. Hujjatlardagi yozuvlarni oddiy qalamda yozishga ruxsat etilmasligiga sabab, hujjatlar arxivlarda uzoq saqlanishi davomida yozuvlarning to‘liq saqlanishini ta’minlashdir. Hujjatlashtirish jarayonida blankalardagi maxsus qatorlarda bo‘sh qolganlariga chiziq tortilishi, bu mumkin bo‘lmagan yozuvlar yozilishining oldi olinadi.
SHuningdek, operatsiyalar tig‘izligi bir me’yorda bo‘lishini ta’minlash va hujjatlashtirish ishlarini tezlashtirish va sifatli amalga oshirish maqsadida banklarda mijozlarga xizmat ko‘rsatish grafigi ishlab chiqiladi. Ushbu grafikda hujjatlarga ishlov beriladigan barcha uchastkalardan o‘tishi kerak bo‘lgan aniq vaqtlar ko‘rsatiladi. Bunda ish kuni davomida rasmiylashtirilmagan hujjatlar to‘planib qolishiga yo‘l qo‘ymasligi lozimligi hisobga olinadi. Grafik tuzilayotganda quyidagilar:
-kunlik tushumni qabul qilishga doir hujjatlar pul mablag‘larini dastlabki sanash kassasidan buxgalteriya bo‘limi xodimlari qo‘liga ish kuni boshlanishi oldidan kelib tushishi, bunda ish kuni mobaynida inkassa qilingan naqd pul tushumi hujjatlari kassadagi naqd pul tushumi sanab bo‘linmaganligidan qat’iy nazar soat 16.00 dan kechikmay olinishi, kassa daftarlarini esa, kassa ma’lumotlari bilan solishtirish soat 18.00 gacha yakunlanishi;
-ish kunining ikkinchi yarmida mijozlardan qabul qilingan hisob-kitob-pul hujjatlarini to‘lash vaqti mobaynida rasmiylashtirilishi;
-mijozlardan kelib tushgan hujjatlar shu mijozlarga imkoni boricha xizmat ko‘rsatish vaqtigacha to‘lab berilishi;
-bank mijozlarining hisobvaraqlariga mablag‘larni kiritish va chiqarib olish uchun hujjatlar kelib tushganligi hamda ishlov berilganligiga qarab buxgalteriyaning bir operatsion xodimidan boshqasiga berilishi kechiktirilmasligi;
-joriy kunning operatsiyalari buyicha ma’lumotlarni XKMiga ular bilan kelishilgan maxsus grafik buyicha topshirilishi;
-shaxsiy hisobvaraqlardagi yozuvlarni tekshirish hamda ushbu hisobvaraqlardagi yakuniy natijalarni balans hisobvaraqlari va ko‘zda tutilmagan holatlar hisobvaraqlari bilan solishtirish kun oxirida yoki keyingi kuni ertalabdan kechiktirmasdan buxgalteriya xodimlari tomonidan amalga oshirilishi;
-hujjatlar ekspertizasi bo‘limiga ular rasmiylashtirilishi bilanoq topshirilishi va ekspertiza hujjatlarni qoida buyicha ish kuni yakunlanishiga kamida 1,5 soat qolganda qabul qilish to‘xtatilishi ta’minlanishi lozim bo‘ladi.
YUqoridagi talablar va bajarilishi lozim bo‘lgan vazifalar tijorat banklarida ish kunini samarali boshqarishni va hisob-kitob-pul hujjatlarini rasmiylashtirishga, shuningdek, bank mijozlariga ko‘rsatilayotgan xizmatlar sifatini yaxshilashga yaqindan yordam beradi.
Hujjatlarda operatsiya maqsadi aniq bayon etilishi lozim. Pul hisob-kitob hujjatlarida bo‘yash, chizish va tuzatishga yo‘l qo‘yilmaydi. Bank operatsiyalari qonun hujjatlarida belgilangan shaklda rasmiylashtirilgan elektron hujjatlar asosida amalga oshirilishi mumkin. Elektron hujjatlar pul hisob-kitob hujjatlarning asl nusxasida belgilangan barcha rekvizitlarga ega bo‘lishi shart. Elektron hujjatlar mas’ul shaxslar imzolari o‘rnini bosuvchi - elektron raqamli imzo bilan tasdiqlangan bo‘lishi lozim. Elektron hujjatlarni qabul qilish va qayta ishlash jarayonida ularning biror ko‘rsatkichlarini o‘zgartirishga yo‘l qo‘yilmaydi.
Bank kassasidan naqd pul olish uchun foydalaniladigan naqd pul cheklari bir xil rangli siyohli yoki sharikli ruchka bilan qo‘lda to‘ldirilgan bo‘lishi shart. Hujjatning to‘ldirilmagan qismlarga ikkita parallel chiziq tortilishi lozim. Hisobvaraq egasining nomi, uning hisobvarag‘i raqami va bank nomi cheklarda hamda e’lonlarda burchak shtamplar bilan ko‘rsatilishi mumkin. Bankda beriladigan naqd pul hujjatlarida so‘z bilan yoziladigan summa satrning boshidan katta harf bilan boshlanishi shart. "Summa raqam bilan" hamda "Summa so‘z bilan" rekvizitlaridagi summadan oldin va keyin qolgan bo‘sh joylarga uchlari diagonal chiziq bilan birlashtirilgan ikki parallel chiziq tortib qo‘yiladi.
Bankning ichki operatsiyalari bank xodimlari tomonidan me’yoriy-huquqiy hujjatlar talablariga muvofiq o‘rnatilgan shakllarda rasmiylashtiriladigan hujjatlar bo‘yicha amalga oshiriladi. Bunga, xususan, memorial orderlar, kirim va chiqim kassa orderlari, ko‘zda tutilmagan holatlar hisobvaraqlari bo‘yicha memorial orderlar, kredit bo‘limi hamda bankning alohida operatsiyalari bo‘yicha tayinlangan mutasaddi xodimining farmoyishlari va boshqalar kiradi.
Bank to‘lovchi bo‘lib ishtirok etgan va memorial orderlar ishlatilgan hollarda, ular bank rahbarining va bosh buxgalterning imzolari bilan tasdiqlanadi, boshqa holatlarda memorial orderlar ushbu bank hisobvarag‘ini olib boruvchi buxgalter va bosh buxgalterning imzosi bilan tasdiqlanadi.
Muddatida to‘lanmagan pul hisob-kitob hujjatlarini (2-kartotekaga kirim qilingan to‘lov talabnomalari, to‘lov topshiriqnomalari va inkasso topshiriqnomalari) qisman to‘lash uchun dasturiy ravishda tuzilgan memorial orderlarning "To‘lov maqsadi" grafasida hisob-kitob hujjatining raqami, sanasi va dastlabki summasi ko‘rsatilishi shart.
