7-mavzu. Boshqarishda axborot va kommunikatsiya. Reja: Axborotlar tizimi

 
 
 
 
 
 

---

9.Hujjatlar bilan ishlash jarayoni.
Hujjatlar bilan olib boriladigan butun ish bir qancha bosqichlardan iborat (18-chizma). 
 
 
 
 
 
 
18-chizma. Hujjatlar bilan ishlash jarayoni.
Korxonaga 
kelgan 
hujjatlar 
kirish 
korrespondentsiyasi 
deb 
ataladi. 
qabul 
qilingan 
korrespondentsiyaning adres bo’yicha kelganligi tekshirilishi va konvertlar, hujjatlarga zarar yetkazilmagan 
holda ochilishi kerak. Biror shaxsga atalgan konvertlarni ochish tavsiya etilmaydi. 
Korrespondentsiyani qayd qilishda jurnal va kartochka tizimi qo’llaniladi. 
Jurnalda 
hujjatlar kelishi 
tartibi bo’yicha kitobchada qayd qilinadi. Bunday usulni hujjat oboroti uncha katta bo’lmagan (bir kunda 
10—15 ta xat olinadigan) korxonalarda qo’llanish tavsiya etiladi. 
Kartochka usuli eng zamonaviy bo’lib, eng kam mehnat sarflagan holda uchyotga olish, nazorat qilish 
va axborot-ma’lumotnoma qidiruv ishlarining puxta tizimini tashkil qilish, hujjatlar oboroti vaqgini 
qisqartirish imkonini beradi. 
Ish korrespondentsiyasi 
ijro etilish 
xususiyatiga ko’ra ikki qismga bo’linadi. Birinchi qismi korxona 
rahbariga beriladi. U har bir hujjat bo’yicha ijro etish tartibi, muddatlari va ijrochilar haqida ko’rsatma 
beradi. qolgan korrespondentsiyasi tarkibiy bo’linmalar rahbarlariga yuboriladi. Bu yerda ijrochilar haqidagi 
masala hal etiladi. Hujjatlarning ijro etilishini nazorat qilishni yaxshi uyushtirish muhim ahamiyatga ega. 
Shu maqsadda maxsus nazorat kartotekalarini qo’llash g’oyat qulaydir. 
Korxonada jo’natiladigan hujjatlar 
chiqish korrespondentsiyasi 
deyiladi. Har bir hujjatda indeks 
bo’lishi shart. Bu narsa boshqa muassasalar bilan yozishmalarda ularni ko’rsatish hamda delolarda va 
arxivda ularni qidirib topish imkonini beradi. 
Ijro etilgan xujjatlar ma’lum bir tizimda 
saqlanadi. 
Delolarni guruhlarga ajratishning eng tarqalgan 
belgilari quyidagilar hisoblanadi. 
Qayd qilingan guruhlash belgilari bir-biriga muvofiq bo’lishi, ya’ni bir xil hujjatlar xronologik belgiga, 
boshqalari esa nominal belgiga ko’ra delolarda joylashtirilishi lozim. Bundan tashqari, har bir bo’linmada 
arxivga topshirilmasdan doimiy saqlanishi talab qilinadigan hujjatlar uchun hujjatlar jildi ajratish kerak. 
Hujjatlar muayyan oqimda harakat qiladi.