1-маъруза: Архившунослик фанининг предмети, максад ва вазифалари

Муаммоли савол: Архив ъужжатлари ыандай ъисобга олинади?

Хисобга олиш фондлар, бирлашган архив фондлари, архив коллекция) (туплам)лари, йиғмажилдлар, ҳужжатларнинг микрофотонусхалари ва руйхатлар асосида олиб борилади.

Белгиланган коидага мувофик хар бир давлат архивида куйидаги хисоб ҳужжатлари булиши шарт:

1. 
   Кабул килинган ҳужжатлар китоби.
   

Бу китоб оркали архивга кабул килинган ҳужжатларнинг дастлабки хисоби олиб борилади. Китобда хронологик тартибда барча кабул килинган ҳужжатлар кайд этилади. Китобда тартиб билан кабул килинган ҳужжатнинг номи, унинг качон ва ким томонидан кабул килинганлиги, ҳужжатнинг санаси, хажми ва холати, кайси фондга кушилганлиги ёзилади. Кабул килинган ҳужжатлар китоби асосида йил давомида архивга топширилган янги фонд ва йиғмажилдлар хакида аник маoлумот олиш мумкин булади.

2. 
   Фондлар руйхати.
   

Хар бир архивда сакланаётган фондларнинг тартиб билан ёзилган руйхати булади. Мазкур руйхатга мувофик архивга кабул килинган хар бир фондга тартиб раками берилади. Бу ракам бошка фондларга берилиши мумкин эмас. Инкилобдан олдинги, совет даври ва мустакиллик даври ҳужжатлари бирга сакланаётган архивларда (масалан, УзР МДА) бу учта гурух учун алохида-алохида фондлар руйхати мавжуд булади. Совет даври фондларининг тартиб раками олдидан «Р» харфи, мустакилик даври ҳужжатлари учун «М» харфи куйилади (масалан, Р-1, Р-2, Р-3; М-1, М-2, М-3 ва хоказо). Бошка архивларда фондлар руйхати ягона тартибда тузилади. Фондлар руйхатида фонднинг тартиб раками, бошланган йилидан ташкари фондни ташкил килувчи муассасанинг тула номи ёзилади. Агар муассасанинг номи узгарган булса, тартиб билан унинг барча номлари курсатилади. Агар мазкур фонд бошка архивга кучирилса, «Архивдан олинганилиги хакида маoлумот» деган жойда каерга кучирилганлигини кайд этилади.

3. 
   Фонд варакаси.
   

Бу варакада архив фондининг номи ва тартиби, фондда сакланаётган ҳужжатларнинг микдори, хронологик чегаралари ва таркиби, фонддаги йиғмажилдлар ва ҳужжатларнинг руйхати киритилади. Фондлар варакаси фақат хисоб ҳужжати эмас, балки маoлумот берувчи варака хамдир. Аммо фондлар варакаси архивдаги фондларнинг тартиб раками буйича олиб борилиши сабабли бу хол керакли фондни излаб топиш имкониятини чеклаб куяди. Шу сабабли уларга кушимча равишда фондлар варакаси курсаткичи (указателp) тузилади.

4. 
   Руйхатлар.
   

Йиғмажилдлар руйхати – бу архив маoлумотномаси булиб, унда архив фондидаги ҳужжатларнинг сарлавхаси, таркиби ва мазмунини акс эттирилади.

5. 
   Йиғмажилдларга илова килинадиган уларнинг ички руйхати (мундарижаси).
   
6. 
   Фондлар тавсифномаси. Хар бир фонднинг тарихи ва ахволи хакида маoлумот берувчи ҳужжат.
   
7. 
   Архив паспорти (шаходатномаси). Хар йилнинг бошида тузилиб, архив хакида хартомонлама маoлумот берувчи хисоботнома. Унда архивда сакланаётган ҳужжатларнинг хажми, уларни саклаш шароитлари тўғрисида, архивдаги кадрлар хакида маoлумот берилади. Шаходатноманинг 2-булимида архивдаги фондлар, уларда сакланаётган йиғмажилдлар микдори хакида хамда бошка маoлумотлар булиши мумкин.
   

Архив материалларининг хисоби фақат архивнинг узида эмас, балки вилоят архив булимларида хамда республика бош архив Бошкармасида хам олиб борилади. Улар архивлар тайёрлаб берган фонд карточкалари асосида фондлар каталогини тузадилар. Фонд карточкаси – бу фонд вараГининг кискартирилган вариантидир.
Идоравий архивларда фондлар ва йиғмажилдлар хисоби олиб борилади. Асосий хисоб ҳужжатлари – бу йиғмажилдлар руйхати, фондлар руйхати, фондлар варакалари, архив шаходатномаси хисобланади. Булар орасида йиғмажилдлар руйхати асосий урин эгаллайди. Бу руйхат доимий ва вақтинча сақланадиган ҳужжатлар учун алохида-алохида тузилади (масалан, 91-руйхат, 1-в-руйхат ва хоказо). Муассаса архивларининг ҳужжатлари давлат архивлари ҳужжатлари билан чамбарчас боГликдир. Шу боисдан мазкур муассасанинг материаллари кисман давлат архивларида сакланаётган булса, у холда жорий архив ходимлари фондлар ва руйхатлар тартибини давлат архив ходимлари билан келишган холда мувофиклаштириб беришлари керак.


^{Давлат архивларида ҳужжатларнинг мавжудлиги ва холатини текшириш}Давлат архивларидаги йиғмажилдлар вақти-вақти билан текшириб турилади.