Вопросы по предмету: «Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме»

3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования, технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.
Главное правило – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Основным принципом делопроизводства – специализация, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективное использование средств оргтехники и персонала. Принцип организации движения документов: оперативное движение, единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов, однократность операций одинакового целевого назначения, исключение лишних инстанций. Документопоток – сложившееся или организованное движение данных. Горизонтальные – один уровень организаций, вертикальный. Входящий, исходящий, внутренний.
Параметры документооборота подразделяют на качественные и количественные.
К качественным параметрам документооборота относятся:
характеристика документооборота, которая зависит от системы информационного обеспечения (автоматизированного, традиционного и смешанного типов);
разделение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки;
основные характеристики документооборота как пространственного организационного процесса (маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота)
параметры, характеризующие особенности наполнения системы управления информацией (состав и содержание документов, включенных в документооборот; направленность движения документов; периодичность документооборота).
К количественным параметрам документооборота относятся:
показатели объема документооборота;
показатели времени документооборота.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1) пунктами обработки информации, т.е. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)