Toshkent moliya instituti baholash ishi va investitsiyalar kafedrasi

11-mavzu. Loyiha komandasini boshqarish.
Reja:
1. Komandani shakllantirish va rivojlantirish.

2. Komandaning samarali faoliyatini tashkil qilish.

3. Komanda personalini boshqarish.
1. Komandani shakllantirish va rivojlantirish.
Inson-loyihaning asosiy omilidir. Har bir moddiy va moliyaviy taminlangan istalgan loyiha. Uni amalga oshiruvchi insonlarsiz mo’rt hisoblanadi.

Loyiha-menedjeri, ish faoliyatining turiga qarab, maxsus sohalardan keng ko’lamdagi bilimga ega bo’lishi kerak. Effektiv loyiha boshqaruvchisi, loyihaning hamma hayotiy davrlarini mufassal tushunishi lozim. Lekin, uning ish faoliyatidagi muhimroq va ko’p qirrali sohalardan – bu ko’pchilik bilan natija beruvchi hamkorlik qilishdir:guruh azolari , firma ishchilari,loyiha ishtirokchilari, to’g’ri va bevosita tasir etadigan atrof- muhitdir.

Bu faoliyat sohasining ustunligini, ko’pchilik mutaxassis- menedjerlar orasida o’tkazilgan so’roq natijalari tasdiqlaydi

So’roqdan o’tganlarning 82 foizi loyiha muvaffaqiyatli amalga oshishida tasir etuvchi omillardan – insonlararo munosabatni birinchi o’ringa qo’yishdir.

Loyiha-menejmentining insoniy jihatlari loyihaning hamma davrlarida o’z aksini topadi, chunki muzokaralar ,majlislar,qaror qabul qilinganda ,kelishmovchiliklar hal qilinayotganda va aloqaning boshqa turlari loyihani amalga oshirishda asosiy omildir.

Loyiha- menedjeri insonlarni ajrata bilishi, ulardan qanday vaziyatda nima kutish mumkinligini avvaldan taxmin qila olishi kerak. Bu malumotlar unga guruh azolari, firma ishchilari, buyurtmachilar va boshqa loyiha ishtirokchilari bilan til topishida yordam beradi.

Inson psixologiyasini tushunish, unga muzokaralarda, majlislarda, kelishmovchiliklarda to’g’ri o’rin egallashda ko’maklashadi.

Ijtimoiy hayotning turli xil sohalarida muvaffaqiyatga erishgan, ko’pchilik odamlar, jamiyatda o’z hulq-atvorlarini va munosabatlarini to’g’ri «programmalashtirishni»bilganlar, shuningdek, aloqada bo’lish va odamlarga tasir qilishni psixologik jihatlari haqida malumotga ega bo’lganlar va bu bilimlardan amaliyotda muvaffaqiyatli foydalanganlar.

2 ta sabab mavjudligi: yo’naltirilmagan aloqa vaziyatida ishlash va vaqtning etishmovchiligi –doimiy stress sharoitida ishlaydigan loyiha –menedjerlarni tayyorlashda psixologiyani kiritishga etarlicha asos yaratdi.

Bugungi kunga kelib, psixologik dadillikka va mustahkamlikka erishish uchun,atrofdagilarga tasir etish usullari va o’z taqdirlarini shakllantirish uchun yordam beruvchi turli xil metodika va retseptlar mavjud.

Loyiha-menedjerlarini psixologik tayyorlashda, bir vaqtda o’qitish maqsadi hamda psixologik bilimga ega bo’lish vositasini o’taydigan testlardan foydalanish zarur.

Loyiha-menedjeri, avvalambor, quyidagi vaziyatni bajarishi kerak: «O’zgalarni yaxshi bilish uchun, o’zingni bilib ol»

O’zini bilib olish hamma uchun foydali,.ayniqsa, ishning muvaffaqiyatliligi, ularning to’g’ri yoki noto’g’ri xarakatlariga bog’liq bo’lgan boshqaruvchilarga, o’zini bilib, hulq-atvorni ham to’g’irlash mumkin: kamchiliklarni, agar ularni umuman yo’qotish mumkin bo’lmasa, kamaytirish,yaxshi fazilatlarni esa rivojlantirish kerakdir. O’zining kuchli va kuchsiz taraflarini yaqqol tasavvur qilgan holda , turli xil qiyin, murakkab vaziyatlarda avvaldan to’g’ri yo’l va fel-atvor shaklini tanlash mumkin.

Turli xil odamlarning muloqot qilishi va ularning turli xil vaziyatdagi xarakatlarining ahloqiy asosini shaxslarining psixologik tavsiflari tashkil qiladi. Shuning uchun, asosiy bo’limdagi bu mavzu insonning psixologik xislatlari va tavsiflarini o’rganish va aniqlashga bag’ishlanadi. Buni aniqlash uchun esa amaliy psixologiyada ko’pgina turli xil testlar mavjud.

Loyiha–menedjeri va uning komandasi bir yoqadan bosh chiqargan holda ish yuritishlari lozim-bu loyiha muvaffaqiyatligining belgidir.

Yangi loyiha uchun professional komanda tuzish- bu loyiha –menedjerning ishidagi birinchi bosqichida bajariladigan asosiy vazifalaridandir.

Bu jarayon turli xil bo’lim va tashkilotlardan ishbilarmonlarni aniqlash, tanlash va bir guruhga birlashtirish jarayonida boshqaruvining turli yo’nalishlarini bilishni talab qiladi.

Qo’sh bo’ysunish mavjud bo’lgan matritsa tuzilmalarida tanlov, funktsional bo’lim boshliqlari bilan kelishilgan holda, loyiha-menedjer orqali suhbat bilan amalga oshirilishi kerak. Tanlov jarayonida loyihaning maqsadi va vazifalari, kutilayotgan natijalar, imkoniyatlar sarflanishi, komanda azolarining masuliyatlari, hisobot, mukofotlanish va firma uchun loyihaning muhimligi haqida suhbat boradi.

Agar nomzod etarli darajada lavozimga qo’yilgan professional shartlarga javob bersa, loyiha muvaffaqiyatligida manfaatdorligi yaqqol ko’rinib tursa, u komandaga qabul qilinishi mumkin.

Komandani shakllantirgan holda, loyiha-menedjer bir guruh odamlarni yig’ib, ularni umumiy maqsad va yagona vazifalar bilan birlashtirishga xarakat qiladi. Maqsadga erishish uchun guruh tuyg’usi zarur, bu siz odamlar guruhi ,tasodifan uchrashgan shaxslar yig’indisini tashkil qiladi,deb aytardi Gandi.

Yangilik, noyoblik, xatar-yangi loyihaga holis bu xislatlar, komanda shakllanishida qiyinchiliklarni yuzaga keltiradi. Loyiha uchun komanda tuzishda yana, bu odamlar avval birga ishlamaganligi, umumiy dunyoqarash va qoidalarga ega emas liklari kabilarga duch kelinadi. Ular esa birgalikda va effektiv (natijali) ishlashlari lozim. Guruhda guruh tuyg’usi rivojlanishi, umumiy qonun-qoidalar o’rnatish uchun esa vaqt kerak. Loyiha muvaffaqiyatli bo’lishi uchun, komanda jadallik bilan ishga kirishishdan avval.yuqoridagilarni o’z ichiga qamrab olishi kerak.

Loyiha-menedjeri turli xil usullar bilan mutaxassislar guruhini komandaga aylantirish jarayoniga o’z hissasini qo’shish lozim.

Avvalam bor, loyihada ishtirokchilar tez orada o’zlashib borishi uchun qulay psixologik iqlim yaratib berishlari kerak. Loyiha-menedjeri quyida ifodalangan asosiy tashkiliy muammolarni hal qilinishi lozim.

-professional –rag’batlantiruvchi muhit yaratish;

-savodli rahbarlikni amalga oshirish;

-malakali texnik ishchilar bilan taminlash;

-doimiy qulay atrof-muhit va rahbar yordami bilan taminlash.

Loyiha rahbari shunday muhit yaratishi kerakki, unda yangi loyiha bajaruvchi komanda ishtirokchilari professional jihatidan qondirilishi, umumiy ishga biriktirilishi, javobgarlik meyorini va o’z vazifalarini aniq bilishi zarur.

Guruh tuyg’usi qanchalik chuqur bo’lsa, shunchalik malumotlar, fikrlar va qarorlar almashinuv sifati yuqoriroq bo’ladi, loyiha muvaffaqiyatliligidagi manfaatdorlik ancha baland bo’ladi.

2. Komanda- bu vaqtinchalik guruhligiga va firma ichida tashkil qilinishiga qaramay, o’z tuzilishiga ega. Komandaning tashkiliy qismi,loyihaning maqsadi,vazifasi va boshqa ko’rsatkichlariga bog’liq.

Loyiha-menejment amaliyotida loyiha bajaruvchilar komandasining asosiy 2 xil qismidan foydalanadi.

Komanda tuzilmasining matritsa shakli.

Matritsa shaklining mohiyati shundaki, loyiha bajaruvchilar komandasiga, vaqtinchalik shartnoma asosida ,firmaning funktsional bo’limlardan mutaxassislarni tanlab olishdir. Matritsaviy shakl, loyiha boshqaruvining insoniy jihatlari nuqtai nazaridan imtiyoz va kamchiliklari mavjud.

Imtiyozlar:

-komandani tashkil qilish va rivojlantirishda ixchamlik;

-firmaning funktsional bo’limlarining vakolatlari;

-komanda azolarida ertangi kunga ishonch tuyg’usi borligi.

Loyiha-menedjeri, berilgan davr mobaynida ish miqdorini (hajm, sig’im) bajarish uchun funktsional bo’limlardan etarli darajada mutaxassislar tanlash imkoniyatiga ega.

Miqdorning ko’payishi yoki kamayishida, yoki ishning yangi turlari yuzaga kelganda, u firma bo’limlari hisobiga komanda tarkibini sifat va miqdor jihatidan o’zgartirishi mumkin. Bu komanda rivojining tabiiy jarayoni.

Loyiha bajaruvchilar komanda ichida o’z funktsional bo’limlar yaratilmaydi, shuning uchun alohida mutaxassislarning vazifalari va vakolatlari aynan loyihaga bevosita aloqador bo’lganlar, firma funktsional bo’limlari vakolatlari bilan kesishmaydi.

Loyiha tugagach, komanda ishtirokchilari o’z funktsional bo’limlariga qaytib, firmada ishlashni davom ettirishadi. Loyiha bo’yicha ishlar yakunlanishi, ularda xavotirlanish, ishonchsizlik tuyg’usi, ish qidirish zaruratlari bilan bog’liq emas. Bu matritsa tuzilmasining muhim ijobiy omillaridandir.

Kamchiliklar:

-yakkahokimlik asosi yo’qligi.

-kollektivning vaqtinchaligi.

-firma «chegaralarida» imkoniyatlarini taqsimlash muammosi;

-firma ichida o’zaro munosabatning qiyinchiligi.

Komandaning matritsa tuzilmasining asosiy kamchiligi bu yakka hokimlik asosining buzilishi. Vertikal va gorizontal aloqalarning kesishishi, komandani tashkil qilish va boshqarishda qiyinchiliklar yaratadi.

Doimiy dilemma: nima muhimroq funktsional bo’limga sodiqligini yoki loyiha bajaruvchilar komandasiga mansubligi.

Yakkaxonlik yo’qligi, shu bilan birga, loyiha-menejer uchun muhim muammolar tug’diradi. Boshqa boshqaruvchiga, qisman bo’yicha ham, bo’ysungan odamlarga rahbarlik qilish qiyin, albatta.

Loyiha vaqtinchaligi tuyg’usi rahbar, hamda butun guruhini qiynaydi. Komanda ishtirokchilari bir-birilarini tushunishlari, til bildirishlari, do’stona munosabatlar o’rnatishlari vaqt zarur. Kichik loyihalarda, ko’pincha, bu jarayon tugallanmay qolishi mumkin. Ajratilish juda tez sodir bo’ladi, o’zaro munosabatlar uziladi.

Ishtirokchilar mavqeining vaqtinchaliligi, ikki taraflamaligi firma ichida ham kelishmovchiliklarini yuzaga keltiradi. Kelishmovchiliklar, mutaxassislarni ajratib olish va firma ichida imkoniyatlarning taqsimlanishi kabi muhim masalalar bo’yicha yuzaga keladi. Loyiha-menedjerning firma boshlig’i bilan, funktsional bo’lim rahbarlari bilan o’rnatgan munosabatlari ham ko’pchilik narsaga ta’sir qiladi.

Komanda tuzimining loyihaviy shakli.

Katta hajmdagi loyihani boshqarish uchun, ko’pchilik firmalar maxsus loyihaviy shakldan foydalanadigan bo’lishdi. Yangi shaklning funktsional bo’limlari esa loyiha bajaruvchilar komandasini tashkil qiladi.

Bu tashkiliy shakl ham, afzallik va kamchiliklarga ega.

Imtiyozlar:

yakkaxonlik asosi;

firma ichida mavqening tayinligi;

imkoniyatlar to’planib loyiha natijasida, butun komandaning diqqat-etibori to’planishi.

Komanda uzoq muddatga tuzilayotgani sababli, u to’liq loyiha va uning rahbariga yo’naltirilgan. Loyihaviy shaklning muhim afzalligi shundaki, ishtirokchilarning diqqat-e’tiborini faqat loyihaning asosiy maqsadiga yo’naltiriladi.

Komandaning doimiy guruhi, uzoq muddatga yig’ilgan holda, o’zlarining tarkib topishlarning vaqtinchaligini anglab etishmaydi va firmada ma’lum bir mavqeni egallashadi. Qoidaga muvofiq, yirik miqyosdagi loyihalar, kichik loyihalar bo’lsa ham, firmada martabali hisoblanadi, bu esa mutahassislar tanlab olishda va imkoniyatlarni taqsimlashda juda muhim. Shu bois, loyiha-menedjer bu kabi muhim masalalardagi qiyinchiliklarga duch kelishi vaziyatlari kamayadi.

Kamchiliklar:

firma ichidagi funktsiyalarning;

komandani qayta tuzish va rivojlantirishda ixchamlik yo’qligi;

loyiha tugagach, komanda a’zolaridagi ishsiz qolish xavfi.

Loyiha bajaruvchilar komandasidagi firma funktsional bo’limlari filiallari mavjudligi, funktsiyalarning olib keladi.

Bu, firmaning qo’shimcha harajatlari bilan bog’liq. Komandaning funktsiya va vakolatlari, firmaning asosiy funktsional bo’limlari bilan kelishuvi kelishmovchiliklarni yuzaga keltiradi. Loyiha-menedjer komandaning qaytadan tuzilishi yoki rivojlantirish jarayonida, ortiqcha mutaxassislarni ish bilan ta’minlash va firmaning asosiy bo’limlaridan yangilarini ajratib olish kabi kamchiliklarga duch keladi.

Yirik loyiha tugashi bilan, ko’pchilik ishtirokchilar avvalgi ish joylariga qaytib borish imkoniyatiga ega emaslar. Bu 2 xil usul bilan yuzaga keladi:

Birinchidan, xuddi shu loyiha –menedjeriga topshiriladigan yirik loyihalarga yangi buyurtma ko’tarilmoqda.

Komanda a’zolari, loyiha yakunlanishining oxirgi bosqichlarida ishlab chiqarishni ko’tarishga xarakat qilishadi, shu bilan, yangi loyiha bajaruvchilar komandasidagi o’zlarining zarurliklarini ko’rsatgan holda.

Birinchidan, yangi loyiha kutilayapti. Loyiha yakunlanish bosqichida ishlab chiqarish ancha va tez pasayib ketdi, chunki hamma ishtirokchilar yangi ish joyi topish tashvishidalar.

Ikkinchi holatda, proekt-menedjer vazifasi komanda ish faoliyatini jadallik bilan ko’tarish uchun yangi, undaydigan sabablar topish va loyiha tugugach, qo’lidan kelgancha, o’z hamkasblarini ish bilan ta’minlashidir.

Uchinchidan, loyiha bajaruvchilar komandasi, asosan, 5 ta bosqichni boshidan o’tqazadi. Ulardan asosiysi «shakillanish» hisoblanadi.

Shakllanishi.

Komanda a’zolari majburiylik va ehtiyotkorlik tuyg’ulari bilan birga yig’ilishadi. Komanda natijaviyligi bu bosqichda past bo’ladi, chunki uning a’zolari tanish emaslar va bir birligida ishonch hosil qilmaganlar.

Komanda shakillantirishdagi asosiy qiyinchiliklarni quyidagicha ifodalash mumkin:

Shaxsiy his-tuyg’ular:

Men o’zimni komanda a’zosi deb bilanmanmi?

Komandada ishlashga loyiqmanmi?

Kim menga yaxshi va kim yomon munosabatda?

Komandagagi o’zaro munosabatlar:

Kim ko’proq obro’-e’tiborga ega?

Faqatgina ish yuzasidan munosabatlar emas, balki do’stona munosabatlar yuzaga kela oladimi?

Kim bilan o’zaro aloqador?

Firmada vaqtinchalik komandaning o’rnini aniqlash:

Nima muhimroq - komandaga tegishlilikmi yoki bo’limgami?

Vaqtinchalik vazifalar va doimiy ish joyi o’rtasidagi kelishmovchilik.

Loyiha rahbariyat tomonidan quvvatlanadimi?

Bu bosqichda loyiha –menedjeri qo’lidan keladigan, yuqoridagi qiyinchiliklarni cheklashtirib komandani loyihaning asosiy bosh maqsadi sari birlashtirish lozim.

Quyidagi masalalarni ko’rib chiqish yuzasidan umumiy yig’ilish va majlislar o’tkazish tavsiya qilinadi.

Biz bir gurux bo’lib ishlayapmizmi?

Bizning qudratimiz nimada va qanday kamchiliklarimiz bor?

O’zaro munosabatlarimiz qanday shakllanmoqda?

Nimani va qanday usullar bilan yaxshilashimiz mumkin?

Istalgan o’zgarishlarga erishish uchun, qanday yo’l tutish lozim?

Yaqin kelajakda qanday masala va qiyinchiliklarga duch kelish ehtimoli mavjud?

Bu bosqichda asosiy maqsad muhitida umumiy qonun qoidalar va qadr-qiymatlar shakillanadi.

3.