Toshkent davlat agrar universiteti sayyora xolmirzayeva

Ish yuritishning asosiy ikki tizimi bor: markazlashtirilgan va aralash tizimi. Markazlashtirilgan tizimda tashkilotdagi hamma ish yuritishlar bir joyda butun korxona uchun bitta kanselyariyada olib boriladi. Bu tizimda ish yuritish vazifasi kotibalarga, ayrim mutaxassislarga va buxgalteriya xodimlariga yuklanadigan kichikroq korxonalarda qo‘llaniladi. Tashkiliy tuzilishi murakkab va hujjatlar aylanishi keng bo‘lgan katta muassasalarda ish yuritish tashkil etishning aralash tizimi qo‘llaniladi. Bu tizimda bir xil operatsiyalar hujjatlarni qabul qilish, ko‘paytirish jo‘natish, markazlashtiriladi, boshqalari esa ijro bo‘linmalarida olib boriladi.
Hujjatlarni tayyorlash va ularga qo‘yiladigan talablar.
Hujjat tayyorlash va rasmiylashtirishda eng avvalo o‘zbek tilining barcha asosiy qonuniyatlari va qoidalarini ma’lum darajada tasavvur etish zarur. Har bir rahbar, boshqaruv muassasalarining xodimlari, umuman faoliyati ish qog‘ozlarini tuzish bilan bog‘liq har bir kishi o‘zbek tilining imlosini, tinish belgilari va uslubiy qoidalarini egallagan bo‘lishi kerak. Busiz bugungi taraqqiyotimiz talablariga javob beradigan aniq, lo‘nda va teran mantiqli hujjatchilikni yaratib bo‘lmaydi. Hisob-kitoblarga qaraganda, boshqaruv sohasidagi xizmatchilar o‘z ish vaqtlarining 80% gacha qismini hujjatlarshtirish ishiga sarflar ekan. Mazkur xodimlar o‘zbek tili qonuniyatlaridan yaxshi xabardor bo‘lmasa, ish vaqtlarining hammasini – 100% ini bu ishga sarflaganlarida ham, ijobiy natijaga erishish qiyin (Misollar: akt, ma’lumotnoma, raport, instruksiya tarjimasi)


Hujjatlarni tayyorlashda quyidagilarga alohida e’tibor berish talab etiladi:
-har bir hujjatni tuzishda uning zaruriy qismlariga qat’iy rioya qilinishi lozim, ya’ni zaruriy qismlarning o‘rni almashinuviga yo‘l qo‘yilmaydi;
-har kim o‘z bilganicha hujjat to‘ldirishiga ruxsat etilmaydi;
-hujjatlardan ariza, tarjimayi hol, tilxat, tushuntirish xati, shaxsiy ishonchnoma, ba’zan hisobot, bildirishnoma, xabarnoma ham hujjat to‘ldiruvchining o‘z dastxatida yoziladi. Qolgan hujjatlar esa kompyuterda yozib tayyorlanadi;
-hujjatlarda tuzatish va o‘chirishga yo‘l qo‘yilmaydi, bunday hujjatlar qalbaki deb hisoblanadi;
-alohida ahamiyatga ega bo‘lgan hujjatlar to‘ldirilganda hujjat to‘ldiruvchining imzosi muassasa, xo‘jalik yoki notarial idoralari tomonidan tasdiqlanishi shart.
Hujjat nomlarini o‘zbek tilining o‘z imkoniyatlari asosida shakllantira borish, hujjatchilikdagi so‘z va iboralarning o‘zbekcha muqobilini izlab topish va amaliyotga kiritish bugungi kunning talabidir. Hujjatlar matniga qo‘yiladigan eng muhim talablardan biri xolislikdir. Hujjatlar rasmiy munosabatlarni ifodalovchi va qayd etuvchi rasmiy yozma vositalar sifatida axborotni xolis aks ettirmog‘i lozim. Hujjat matni aniqlik, ixchamlik, lo‘ndalik, mazmuniy to‘liqlik kabi talablarga ham javob berishi kerak. Bu talablarga javob bera olmaydigan hujjat chinakkam hujjat bo‘la olmaydi, bunday hujjat ish yuritish jarayoniga xalaqit beradi, uning samaradorligini keskin pasaytiradi.
Hujjatdagi fikrni aniq, lo‘nda bayon qilishda xatboshining ahamiyati ham katta. Har bir yangi, alohida fikr xatboshi bilan ajratilishi, bir xatboshidan ikkinchi xatboshigacha bo‘lgan matn 4-5 jumladan oshmasligi maqsadga muvofiq. Hujjatchilikda imlo va tinish belgilari masalasiga alohida e’tibor berish kerak.
Rаsmiy uslub jаmiyatdаgi ijtimоiy, huquqiy munоsаbаtlаr, dаvlаt vа dаvlаtlаrаrо rаsmiy siyosiy-iqtisоdiy, mаdаniy аlоqаlаr uchun хizmаt qiluvchi nutq uslubidir. Mаzkur uslub hujjаtchilik хаrаktеri bilаn bоshqа uslublаrdаn аjrаlib turаdi. Rаsmiy yozishmа vа hujjаtlаr iqtisоdiy, yuridik vа diplоmаtik munоsаbаtlаrdа, mа’muriy - dаvlаt idоrаlаridа ishlаtilаdi. Shungа ko‘rа rаsmiy uslubdа yuridik qоnunlаr, diplоmаtik yozishmаlаr, fаrmоnlаr, qаrоrlаr, ko‘rsаtmаlаr, buyruqlаr, shаrtnоmаlаr, rаsmiy e’lоn vа хаbаrlаr, yozishmаlаr vа shu kаbi hujjаtlаr yozilаdi.