Термиз давлат университети «ахборот технологиялари» кафедраси

Анъанавий ва электрон ҳужжат алмашиш. Одатда ҳужжатларни анъанавий тарзда алмашиш жараёнида почта хизмати муҳим рол ўйнайди. Чунки почта хизматининг асосий вазифаси жўнатмаларни ўз манзилларига етказиб беришдан иборатдир.
Ушбу ҳолатда ҳужжатлар конвертга солинади ва алоқа бўлимига топширилади. Шундан сўнг почта хизмати ходимлари томонидан ҳужжат керакли манзилга жўнатилади ва етказилади.
Электрон ҳужжатларни алмашиш тизими эса анъанавий ҳужжат алмашиш тизимидан бироз фарқ қилинади. Бунда ҳужжат электрон кўринишда компьютер, телекоммуникация ва Интернет тармоғи орқали узатилади.
Электрон ҳужжатларни алмашиш жараёнида махсус ихтисослаштирилган тизимлардан (E-hujjat) ёки электрон почта хизматидан фойдаланилади.
Электрон ҳужжат алмашиш тизимларида ҳужжатларни узатиш жуда тезкор амалга оширади. Электрон ҳужжат электрон ҳужжат айланиши иштирокчиларининг мазкур ҳужжатни идрок этиш имкониятини инобатга олган ҳолда яратилиши керак.
Электрон ҳужжат алмашиш тизимлари – электрон ҳужжатларни ахборот-коммуникация тизими орқали жўнатиш ва қабул қилиш жараёнлари йиғиндиси.
Электрон ҳужжат айланишидан битимлар (шу жумладан шартномалар) тузиш, ҳисоб-китобларни, расмий ва норасмий ёзишмаларни амалга ошириш ҳамда бошқа ахборотларни алмашишда фойдаланиш мумкин.
Турли компанияларнинг автоматлаштирилган тизимлари орасида стандартлаштирилган шаклдаги иш ҳужжатларининг (буюртмалар, ҳисоб рақамлари ва ш.к.) маълум шаклдаги электрон алмашинуви электрон ҳужжат алмашинуви тизимини белгилайди.
Электрон ҳужжат электрон ҳужжат айланиши иштирокчиларининг мазкур ҳужжатни идрок этиш имкониятини инобатга олган ҳолда яратилиши керак.
Электрон ҳужжатнинг мажбурий реквизитлари қуйидагилардан иборат:

• 
  электрон рақамли имзо;
  
• 
  электрон ҳужжатни жўнатувчи юридик шахснинг номи ёки электрон ҳужжатни жўнатувчи жисмоний шахснинг фамилияси, исми, отасининг исми;
  
• 
  электрон ҳужжатни жўнатувчининг почта ва электрон манзили;
  
• 
  ҳужжат яратилган сана.
  

Қонун ҳужжатларида ёки электрон ҳужжат айланиши иштирокчиларининг келишуви билан электрон ҳужжатнинг бошқа реквизитлари ҳам белгиланиши мумкин.
Юқорида келтирилган маълумотларга таянган ҳолда, (электрон ҳужжатларни яратиш, узатиш, қабул қилиш, ҳимоялаш) электрон ҳужжатларни GoogleAppsнинг асосий асбоб-ускуналаридан бири бўлган Google Docs – (Google Ҳужжат) ёрдамида яратиш жараёнини кўриб чиқамиз.