Tashkilotlarda ish yuritish jarayonida to’plangan hujjatlar keyinchalik yo uzoq

(9-ilovaga qarang) bo’yicha rasmiylashtiriladi.

Doimiy va uzoq saklanadigan hujjatlar yig’majildlari muqovalaridagi yozuvlarga yil

Doimiy va uzoq saklanadigan hujjatlar yig’majildlari muqovalaridagi yozuvlarga yil

tugagach aniqliklar kiritiladi: hujjatlar yig’majildlari muqovasidagi sarlavhalarning

tikilgan hujjatlar mazmuniga muvofiqligi tekshiriladi, zarur hollarda hujjatlar yig’majildi

sarlavhalariga qo’shimcha ma’lumotlar kiritiladi (buyruqlar, bayonlar, hisobot turlari va

shakllarining tartib raqamlari qo’yib chiqiladi va h.k.).Muqovadagi sana hujjatlar yig’majildining yuritila boshlangan va tugallangan yiliga

muvofiq kelishi kerak, hujjatlar yig’majildi yuritila boshlaganidan ancha oldingi yillarga

oid hujjatlar mavjud bo’lgan hujjatlar yig’majildida sana ostida “...yillarga doir hujjatlar

mavjud” deb yozib qo’yiladi.

Bir necha jildlar (qismlar)dan iborat bo’lgan hujjatlar yig’majildlari muqovalariga

Bir necha jildlar (qismlar)dan iborat bo’lgan hujjatlar yig’majildlari muqovalariga

har qaysi jild (qism) hujjatlarining oxirgi sanasi qo’yib chiqiladi.

Aniq kalendar sanasi belgilanganda, yil, kun, oy ko’rsatiladi. Yil va kun arab

raqamlarida belgilanadi, oy nomi so’z bilan yoziladi.

Tashkilot (uning tarkibiy bo’linmasi) nomi hujjatlar qamrab oladigan davr

davomida o’zgarganda yoki hujjatlar yig’majildi boshqa tashkilot (tarkibiy bo’linma)ga

berilganda, muqovaga ushbu tashkilot (tarkibiy bo’linma)ning yangi nomi yozib

qo’yiladi.

Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig’majildlari muqovalaridagi yozuvlar

aniq, o’chmaydigan qora siyoh yoki tush bilan yozilishi lozim.

Hujjatlar yig’majildi oxirida alohida varaqqa tasdiqlovchi yozuv joylanadi, unda

hujjatlar yig’majildining raqamlangan varaqlari soni raqam va so’z bilan ko’rsatiladi.

Tasdiqlovchi yozuv uni tuzgan xodim tomonidan lavozimi va tuzgan sanasini ko’rsatgan