Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

6.2.Ҳужжатларни рўйхатга олиш ва айланишини ташкил қилиш
Ташкилотда ҳужжатларнинг тузилган ёки қабул қилиб олинган вақтидан бошлаб ижро этилгунга қадар ёки жавоби жўнатилгангача бўлган вақтдаги ҳаракати ҳужжатлар айланиш даври дейилади. Йил мобайнидаги жами ҳужжатлар оқимининг миқдори ташкилотдаги ҳужжатлар айланиш ҳажмини ифодалайди. Бу кўрсаткич иш ҳужжатлари билан ишлайдиган ходимлар сонини аниқлашда катта аҳамиятга эга.
Маъмуриятдаги ҳужжатлаштириш жараёни қўйидаги ҳужжатлар оқимига бўлинади:

• 
  кирувчи (келиб тушувчи) ҳужжатлар;
  
• 
  чиқувчи (жўнатиладиган) ҳужжатлар;
  
• 
  ички ҳужжатлар.
  

Бошқарувнинг турли соҳаларига оид ҳужжатлар оқимининг ҳар бири ўз хусусиятига эга. Бу уларнинг таркиби, қайта ишланиши ва ҳаракати билан боғлиқ. Масалан, маркетинг, моливий бошқарув, бухгалтерия ҳисоби бўлимларида турли маъумотларни акс эттирувчи ўзига ҳос ҳужжатлар кўринишлари мавжуд. Шундай бўлсада, технологик жиҳатдан ҳужжатлар билан ишлаш ва айланишини ташкил этишни умумий ҳусусиятларга эга бўлган қуйидаги асосий босқичларга бўлиш мумкин (10.1-расм):

• 
  ҳужжатларни қабул қилиш ва дастлабки қайта ишлаш;
  
• 
  рўйхатдан ўтказиш;
  
• 
  дастлабки кўздан кечириш ва ижрочилар бўйича тақсимлаш;
  
• 
  бажарилишини назорат қилиш;
  
• 
  маълумот-сўров иши;
  
• 
  ҳужжатларни ижро этиш ва тасдиқловчи ахборотларни жўнатиш.
  

Ҳужжатларни рўйхатга олиш учта мақсадни кўзда тутади:

1. 
   Ҳужжатларни ҳисобга олиш.
   
2. 
   Бажарилишини назорат қилиш.
   
3. 
   Ҳужжатлар бўйича маълумот иши.
   

Маъмурий менежментда рўйхатга олиш жараёни ташкилотда ҳужжат ҳақида маълумотлар банкини яратиш учун унинг асосий кўрсаткичларини кўчириб олишни англатади.
Ҳужжатдан одатда олинган вақти, кириш рақами (индекси), ҳужжатнинг санаси, индекси (унинг асосий белгилари), муаллифи-кимнинг ҳужжати эканлиги, мавзуси-нима ҳақдалиги, резолюция, ижро муддати, ижрочи (ким ижроси устида ишлаши), ҳаракати, ҳужжат сақланадиган йиғма жилд рақами каби кўрсаткичлар олинади.
Рўйхатга олиш журнал, карточка ва автоматлашган қайд этиш шаклларида амалга оширилиши мумкин.