Таълим вазирлиги самарқанд иқтисодиёт ва сервис институти

6.3.Ҳужжатларнинг жўнатилиши ва сақланишини ташкил қилиш

Ҳужжатларни жўнатишдан олин унинг тўғри расмийлаштирилганлиги текшириб кўрилади:

• 
  имзонинг борлиги;
  
• 
  сананинг борлиги;
  
• 
  мавзусининг борлиги;
  
• 
  барча бетларининг мавжудлиги ва шу кабилар текшириб кўрилади.
  

Ҳужжатларни почта, факс, компьютерлар орқали жўнатиш мумкин. Маъмурият фаолиятида ички ҳужжатларни тарқатиш тизими алоҳида эътиборга эга. Агар ташқи ҳужжатларни жунатиш тартиби стандартлашган бўлса, ички ҳужжатларни ижрочиларга етказиш тизими ҳар бир ташкилотда алоҳида ишлаб чиқилади. Масалан, бир қанча тармоқ бўлимлардан ташкил топган корхоналарда ички ҳужжатлар мунтазам равишда ўтказиладиган йиғилиш давомида тарқатиб берилади, бошқа бир ташкилотларда бўлим бошлиқларига ёзма ахборот берилади ва ҳоказо. Ички ҳужжатларни жўнатишнинг ягона самарали технологияси мавжуд бўлмасада, аммо манзилга ҳужжатни етказиш бўйича бир қанча умумий қоидалар ишлаб чиқилган:

1. 
   ҳужжатнинг мазмуни ва аҳамиятидан қатъий назар унга тартиб рақамини бериш;
   
2. 
   барча ходимлар учун тушунарли ягона ҳужжатлаштириш тизимни қўллаш, яъни ташкилотдаги ҳар бир бўлимнинг хужжатлар йиғмажилди номенклатурасини тузиш, ҳар бир йиғмажилдга тааллуқли хужжатга индекс бериш тартибини ишлаб чиқиш керак;
   
3. 
   ҳужжатни жунатишда анъанавий ахборот каналларидан фойдаланиш;
   
4. 
   раҳбар ва ижрочи ўртасидаги узвий алоқаларни таъминловчи тизимини ривожлантириш;
   
5. 
   ҳужжатларни сақлашда улардан қайта фойдаланиш учун қулайлик яратиш.
   

Ҳужжатларнинг сақланишини таъминлаш учун идора архиви ташкил қилинади ва уларнинг сақланиши бўйича масъул шахс тайинланади. Тугалланган ҳужжатлар йиғма жилдлари маълумот олиш учун фойдаланиш мақсадида маълум муддат (кўпинча икки йил) бўлимда сақланади, сўнгра далолатнома тузилиб, идора архивига топширилади. Ҳужжатлар йиғма жилдлари бўлимларда шкафларда, сейфларда сақланади. Ҳужжатлар йиғма жилдлари муқовасида ташкилотнинг номи, бўлимнинг номи, йиғма жилдларнинг номеклатура бўйича индекси, сарлавҳаси, сақлаш муддати, йиғма жилд очилган ва ёпилган саналар кўрсатилади.
Доимий ва узоқ муддат сақланадиган йиғма жилдлар (10 йилдан ортиқ) икки нусхада тузиладиган рўйхат бўйича далолатнома асосида архивга топширилади. Бу ҳужжатлар камида ҳар уч йилда бир марта кўздан кечирилиб, тартибга солиниши керак.