Sanoat ishlab chiqarishni tashkil etish

Turli hajmdagi korxonalarda hujjatlar aylanishi.

Xodimlar soni kam bo’lgan korxonalarda elektron hujjatlarni boshqarishning murakkab avtomatlashtirilgan sistemasini joriy etishning zaruriyati yo’q. Bunday tashkilotlarda hujjatlarni tarqatish muxiti uchun odatda Microsoft Outlook dasturidan foydalanish yetarlidir. Uning yordamida hujjat fayllari tarqatiladi, shuningdek ushbu dastur qog’ozdagi skaner qilingan birlamchi hujjatlarni jo’natish uchun ham ishlatiladi.
Outlook «elektron pochta» sxemasidan foydalanilganida hujjatlarni ro’yhatdan o’tkazish qo’lda amalga oshiriladi va undagi ma’lumotlar jadvalga kiritiladi, lekin bu ma’lumotlar avtomatik tarizda qayta ishlanmaydi. Har bir hujjatning harakat marshruti, uni oxirgi bo’lib ishlatgan xodim tomonidan belgilanadi. Korxona o’sib borgani sari ish yuritishning bu sistemasi o’z samaradorligini yo’qotib boradi. Ya’ni biror bir hujjatning harakat marshrutini kuzatish va buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish qiyinlashib ketadi. SHuningdek hujjatlar versiyasi bo’yicha kelishish va izlab topish jarayonini nazorat qilish qiyinlashadi. Bunday holatda hujjatlar aylanishining maxsus avtomatlashtirilgan sistemasiga o’tish talab qilinadi.
Outlook «elektron pochta» korxonadagi har bir xodimni barcha va har bir xodim bilan aloqa o’rnatishiga imkon beradi, bu imkoniyat, ya’ni «har bir xodim har bir xodim bilan» tamoyili, quyidagi 8- rasmda yaqqol ko’rinadi:

Kichikroq firmalarda elektron pochtalar bilan ayriboshlash va hujjatlarni saqlash ishlarini tashkil qilish fayllik server bazasida tashkil qilinishi mumkin, bunda har bir xodim o’zinging yacheykasiga ega bo’ladi. Masalan, «Buxgalteriya» papkasida, «moliya bo’limi» papkasi joylashgan bo’ladi, unda esa «moliyaviy rejalashtirish» papkasi va unda esa «soliqka tortishni miniallashtirish» papkasi bo’lishi mumkin. Bunda har bir foydalanuvchi o’ziga tegishli bo’lgan joyni biladi va kaysi yacheykaga qanday hujjatni qo’yishni aniq bajaradi. Korxona faoliyatining diversifikatsiyalanishi natijasida bu sistma ishlamay qolishi mumkin, bunda maxsus – hujjatlarni bir nechta tavsifi bo’yicha: ierarxik joylashishi, maxfiylik darajasi va xakozolar bo’yicha saqlanish imkonini beruvchi dastur ta’minotidan foydalanish zarur bo’ladi.

Hujjatlar aylanishining yana bir tomoni - ularni korxona bo’yicha harakatlanishining marshrutini belgilashdir. Ish yuritishni va elektron hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish sistemasini (IXAAS) tadbik etish butun boshqarish jarayonini optimallashtirishga imkon beradi, jumladan boshqarish soddalashadi va mantiqiy bo’ladi, qabul qilinayotgan qarorlarning sifatini yaxshilaydi, boshqaruv qarorlarining bajarilishini nazorat qilish samaradorligini oshiradi, boshqarish apparatinini ushlab turish bilan bog’liq xarajatlarni kamayishiga olib keladi. Bu sistemada har bir hujjat uchun, uning tavsifini hisobga olgan holda, ma’lum bir standart marshrut belgilanadi. Bu esa hujjatlarni ro’yhatga olingandan keyin, xodimlarga ularning lavozim majburiyatlariga va ushbu hujjatlarni qayta ishlashning texnologik muolajalariga mos ravishda jo’natish imkonini beradi.
Tavsiflar va me’yorlar barcha xizmatlar uchun bir xil bo’ladi. Tashqi korxonalar bilan hujjatlarni ayriboshlash korporativ informatsion portal yordamida amalga oshiriladi.
Ish yuritish sistemasi hujjatni bir dastgoxdan ikkinchi dastgoxga o’tishini kafolatlaydi va uni vazifasi bo’yicha harakatini belgilab beradi(9-rasm):