Ўрта Махсус Таълим Вазирлиги Тошкент Молия институти

4-§. Банкларда бухгалтерия ҳужжатларини сақлаш тартиби

Банклар орқали ўтказиладиган ҳар бир операция маълум бир ҳужжатлар орқали расмийлаштирилар экан, ушбу бухгалтерия ҳужжатлари банкларда йўқотилмай сақланиши таъминланиши керак. Бухгалтерия ҳужжатларини сақлаш юзасидан белгиланган тартибга риоя этилиши ҳамда бу ишлар тўғри ташкил этилиши учун жавобгарлик банк раҳбари ва бош бухгалтери зиммасига юклатилади. Улар ўз ходимларига ҳужжатларни сақлаш бўйича йўл-йўриқ берадилар, зарур бўлган ҳолларда уларни бехатар жойларга олиб чиқиш тартиби ва навбатини белгилайдилар.

Банкларда операция тугагандан сўнг барча ҳужжатлар «Тижорат банки бўлимларида, ҳудудий бошқармалар ва бош тижорат банкларида ахборотни химоялаш ва мансабдор шахсларнинг ахборот бут сақланиши учун жавобгарлиги тўғрисида»ги қоидаларга асосан архивланади. Ҳужжатларни сақлашга тайёрлаш билан уларни папкаларга тикишни бажарувчи ходим шуғулланади. Бухгалтерияда ўтказилган кирим ва чиқим ҳужжатлар, ҳар бир иш куни учун, дебетланган баланс ҳисобварақларининг номерлари ортиб бориши тартибида папкаларга тикилади. Бош бухгалтернинг хоҳишига кўра кирим-чиқим ҳужжатлари кредитланган ҳисобварақлар номерлари ортиб бориш тартибида, шунингдек, ахборотни шахсий компьютерга киритиш учун тайёрланган дасталар бўйича шакллантирилиши мумкин. Барча ҳужжатлар папкаларга (йиғмажилдлар) уларнинг ҳисоблаш тасмалари (ҳисоблаш машинада суммалари ёзилган лента) билан биргаликда жойланади. Дебет ёки кредит бўйича биттадан ортиқ ҳисобвараққа тааллуқли ҳужжатлар папканинг охирида, кутилмаган вазиятлар ҳисобварақлари бўйича ҳужжатлардан олдин тикилади. Баъзи операциялар бўйича ҳужжатлар, жумладан, якка тартибда ссуда олувчилар бўйича юритиладиган ҳужжатлар, касса ҳужжатлари, аҳолининг омонатлари бўйича ҳужжатлар, қимматбаҳо металлар, чет эл валютаси билан операциялар ва банкнинг хўжалик операцияларга доир ҳужжатлари алоҳида папкаларга жойланади, чунки бу ҳужжатларни сақлаш муддатлари турлича белгиланган. Жузланган ҳужжатлар клавишли ҳисоблаш машиналарида ҳисоблаб чиқилади ва уларнинг суммаси жамлама маълумотларидаги оборотларнинг якуний суммалари билан таққосланади.
Омбор дафтарларида ҳисобга олинмайдиган кутилмаган вазиятлар ҳисобварақлари бўйича ордерлар саралаб олиниб, кирим-чиқим ҳужжатлари билан бирга жузланади ва дастлаб ҳар бир ҳисобварақнинг кирими, сўнгра чиқими бўйича қутилмаган вазиятлар бўйича ҳисобварақларнинг ортиб бориши тартибида кирим-чиқим ҳужжатларидан кейин тикилади. Биттадан ортиқ ҳисобвараққа дахлдор бўлган кутилмаган вазиятлар ҳисобварақлари бўйича кирим-чиқим ордерлари барча ордерлардан кейин тикилади.
Кутилмаган вазиятлар ҳисобварақларига тегишли ҳужжатлар ҳам ҳисоблаб чиқилиб, уларни бухгалтерия журналларидаги маълумотлар билан ёки оборотлар жамлама маълумотлари билан таққосланади.
Брошюра ҳолига келтирилган ҳужжатлар тикилган папка муқовасининг устига (олд томонига) ҳужжатлар, бухгалтерия ёзувларидан ўтказилган сана, сақлаш муддати, банк бўлимининг номи, кирим-чиқим ҳужжатларининг умумий суммаси кўрсатилади.
Ҳужжатларни тайёрлаш топширилган ходим иловаси бор кирим-чиқим ордерларида бу иловалар қанча деб ёзилгани ва уларнинг ҳақиқатдан ҳам мавжудлигини синчиклаб текшириб чиқиши зарур. Операциялар тугаган кун ҳужжатлари эртанги кундан кечиктирмай брошюра ҳолига келтирилиши лозим. Бирор сабаб билан тикилмаган ҳужжатлар, албатта, сейфларда сақланиши шарт.
Юқорида айтиб ўтганимиздек, баъзи узоқ вақт сақланадиган ҳужжатлар, шунингдек, банк ичидаги операцияларга тааллуқли ҳужжатлар алоҳида брошюраланади. Бундай ҳужжатларга қўйидаги операциялар бўйича расмийлаштириладиган ҳужжатлар киради:

• 
  аҳоли ва ҳарбий хизматчилар омонатлари бўйича;
  
• 
  қимматбаҳо металлар ва хорижий валюта билан бажариладиган ҳамда хорижий валютадаги ҳисоб-китоблар юзасидан операциялар бўйича;
  
• 
  якка тартибда уй-жой қурилиш учун ссуда ва жисмоний шахсларга бошқа мақсадлар учун бериладиган ссудалар бўйича;
  
• 
  банк асосий воситалари, кам баҳоли тез эскирувчи буюмлар, даромадлари ва харажатларига оид ва банкнинг бошқа ички хўжалик операциялари бўйича;
  

Касса ҳужжатларига дастлабки икки гуруҳ ҳужжатлари сақланадиган папкаларга кирим-чиқим ҳужжатлари билан бирга кирим ва чиқим ордерлари ҳамда уларнинг барча иловалари, шунингдек, бошқа банклардан келган авизоларнинг асл нусхалари жойланади. Биринчи ва тўртинчи гуруҳ ҳужжатлар папкасига эса касса ҳужжатларининг асл нусҳалари тикилади.
Бу ҳужжатлар қоида тариқасида ҳар кунлиги ҳар куни алоҳида тайёрланиб борилади. Ҳужжатларнинг сони ва умумий суммаси муқовада уларни тайёрлаган ходим, бош бухгалтер ёки унинг муовини имзолари билан, касса ҳужжатлари бўйича папкалар эса юқоридаги шахслар билан бирга кассирларнинг имзоси билан тасдиқланади.
Операциялари кам бўлган банкларда тугаган йилга тегишли узоқ муддат сақланадиган ҳужжатлар раҳбар хоҳишига қўра, йил тугаганидан кейин брошюралашига рухсат этилади.
Бундай ҳолларда йил тугагунича бу ҳужжатлар папкаларда тўплаб борилиши ва омборда ёки темир шкафларда бош бухгалтер жавобгарлигида сақланиши лозим.
Ҳужжатларни сақлаш вазифаси топширилган ходимлар улар тўла ва бут сақланишини таъминлашлари шарт. Бош бухгалтер, унинг муовини ёки бўлим бошлиғи руҳсатисиз бошқа ҳодимларнинг ҳужжатларининг кўриб чиқишларига йўл қўйилмайди.
Ҳужжатлар омборларда, темир жавон (сейф)ларда, кўриқланадиган хонадаги темир жавонларда сандиқ ёки қутиларда сақланади. Омбор ёки темир жавонларда қўйидаги ҳужжатлар сақланади;

• 
  тугаган йил учун йиллик ҳисоботнинг тегишли имзолар билан расмийлаштирилган нусхаси ҳамда сўнги тугаган ой учун ойлик баланс ва унинг барча иловалари;
  
• 
  жорий ойнинг биринчи куни учун текширув қайдномалари;
  
• 
  охирги 1 йил (12 ой) учун касса ҳужжатлари;
  
• 
  аҳоли омонатлари бўйича амалдаги шахсий ҳисобварақлар;
  
• 
  жорий ой учун кирим-чиқим ҳужжатлари, бино-иншоотлари, хўжалик инвентарлари, кам баҳоли ва тез эскирувчи буюмлар ҳисоби юритиладиган ҳисобварақлар бўйича дафтарлар.
  

Қўриқланадиган хонадаги темир жавон ва қутиларда омонатлар бўйича шахсий ҳисобварақлардан ташқари амалдаги шахсий ҳисобварақлар картотекалари, операциялар дафтарлари, имзолар намуналари қўйилган карточкалар, иш ҳақи тўлаш учун берилган маблағлар ҳисоби юритиладиган карточкалар, фоизларни қўйиш қайдномалари, амал қилиб турган ҳамда архивдаги пенсия варақларининг ҳамда бир мартали пенсия ёки бошқа нафақа тўлаш тўғрисидаги топшириқномаларнинг картотекалари сақланади.
Бухгалтерия ҳисобига тегишли барча материаллар банкнинг архивига топширилгунга қадар операцион бўлимининг токчалар ва темир жавонлар билан жихозланган жорий архивида сақланиши шарт. Мазкур жорий архив ҳужжатларнинг бут сақланиши учун жавоб берадиган шахс қўл остида бўлади. Омбордан бухгалтерия ва жорий архивда сақланаётган ҳужжатларга доир маълумотлар касса ҳужжатлари бўйича жавобгар ходим ёки жорий архивни бошқарувчи ходим ҳузурида, бош бухгалтер ёки унинг муовини имзоланган талабномалар асосида олинади. Маълумот олиш учун руҳсат этилган банк ходими кассир ёки жорий архивни бошқарувчи ходим қузатувида ишлаши лозим.
Ҳужжатлар учун жавобгар шахслар маълумот олишга рухсат берилган ходимлар ҳужжатларга бирон - бир ўзгартириш ва тузатишлар киритилмаслигини кузатиб туришлари шарт. Омбор ва жорий архивдан кирим-чиқим ҳужжатлари бош бухгалтернинг ёзма рухсати бўйича берилади. Кун охирида ҳужжатлар қайтарилиши лозим.
Ҳужжатнинг асл нусхаси олинаётганда бу ҳақда икки нусхада далолатнома ёки баённома тузилиб, унга банк раҳбари, унинг муовини, бош бухгалтер ва ҳужжатларни талаб қилган ташкилот вакили имзо чекади. Далолатномада қандай ҳужжат олинганлиги, унинг кимнинг талаби ва кимнинг рухсати билан олинаётгани аниқ кўрсатилади. Далолатноманинг иккинчи нусхаси ҳужжатни сўраган ташкилот вакилига топширилади.
Ҳужжатнинг олинган асл нусхаси ўрнига банк бош бухгалтери тасдиқлаган нусҳа, далолатноманинг биринчи нусхаси ва ҳужжатни олиш ҳақидаги талабнома қўйилади. Бу талабномада асл ҳужжатни олган шахс имзоси ҳам бўлиши лозим. Шу билан бирга ҳужжат олингани тўғрисида бош бухгалтер шу ҳужжат брошюраланган муқова устига ёзиб қўйиб, ўз имзосини қўяди. Шундай қилиб, ушбу параграфда ҳужжатлар ва уларнинг турлари, ҳужжатларнинг айланиши, мижозларга хизмат кўрсатиш графиклари, ҳужжатларни сақлашга тайёрлаш, уларни сақлаш, банк томонидан бажариладиган операциялар бўйича банк ички назорати ҳамда турлари ҳақида фикр юритдик.