Fundamentals of Management, 8th ed

Strengths and Weaknesses of Budgeting

Budgets offer a number of advantages,

but they also have weaknesses. On the plus side, budgets facilitate effective control. Plac-

ing dollar values on operations enables managers to monitor operations better and pin-

point problem areas. Budgets also facilitate coordination and communication between

departments because they express diverse activities in a common denominator (dollars).

Budgets help maintain records of organizational performance and are a logical comple-

ment to planning. In other words, as managers develop plans, they should simulta-

neously consider control measures to accompany them. Organizations can use budgets

to link plans and control by first developing budgets as part of the plan and then using

those budgets as part of control.

On the other hand, some managers apply budgets too rigidly. Budgets are intended to

serve as frameworks, but managers sometimes fail to recognize that changing circum-

stances may warrant budget adjustments. Also, the process of developing budgets

can be very time consuming. Finally, budgets may limit innovation and change.

When all available funds have been allocated to specific operating budgets, it may be

impossible to procure additional funds to take advantage of an unexpected opportunity.

Operating unit

budget requests

Division budget

requests

Organizational budget