Excellence and leadership in the public sector: the role of education

Manage  by  Data:  In  HPOs,  all  decisions  are  based  on  data,  not  intuition 
(Deming,  1986;  Cornesky,  McCool,  Byrnes,  &  Weber,  1991).  HPOs  practice 
management  by  data,  continuous  improvement  and  competitive  benchmarking. 
According to Lawler, et. al, (1995), HPOs use data for planning daily operations 
and performance improvement. HPOs gather data on:
  Customers or clients and their preferences
  Products and services performance history
  Internal operations
  Process and performance measures
  Actual vs planned outcomes, outputs, efficiencies
  Costs and fiscal responsibility
High performing organizations also utilize data on:
  Overall operating results
  Unit operating results
  New technologies that might affect them
  Organizational plans and goals
  Competitors’ relative position
  Critical types of data that are of special value to HPOs results from undertak-
ing:
a)  Performance Measurement and Results Orientation: Such analysis requires the use 
of appropriate performance measures. Performance measures can be defined as 
any method of objectively determining how well services are being performed 
(Epstein,  1984).  Performance  measures  can  measure  the  output  produced  by 
the organization or the outcomes created in the community which results from 
organizational output. The data provided by performance measures helps the 
organization  evaluate  the  efficiency  and  effectiveness  of  government  activity 
and evaluate whether the program meets its strategic goals and objectives. Per-
formance measurement increases the accountability of the organization since 
performance measures shows the organization’s stakeholders the efficiency and 
effectiveness of its operations. HPOs integrate their many data types into the 
planning process.
b)  Competitive Benchmarking: The purpose of competitive benchmarking is to strive 
to  be  better  than  the  best  competitor.  High  performing  government  entities 
compare the results of their performance measurement to other entities – both 
those entities they are in competition with, and dissimilar organizations that 
do not pose any direct competition. Good benchmarking involves five steps:
1.  Decide what aspect of performance should be benchmarked.
2.  Select the competitors who are the best in this aspect of performance, and 
who will be benchmarked.

---

48