O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining

21. Pul mablag‘lari va moddiy boyliklarning sarflanishi faktlarini qayd qiluvchi mansabdor shaxslarning huquqlarini tasdiqlovchi, shuningdek huquqiy hujjatlarda nazarda tutilgan hujjatlarda javobgar shaxsning imzosi gerbli muhr bilan tasdiqlanadi. Muhr bosilganda u hujjatni imzolovchi shaxsning lavozimi nomining bir qismini qoplab turishi kerak. Muhr saqlanadigan joy va uni saqlash uchun javobgar shaxs tashkilot rahbari tomonidan aniqlanadi.

22. Tashkilot faqat tashkilotning o‘zida tayyorlangan hujjatlardan nusxa berishi mumkin (bu qoida arxiv muassasalari va notariatga qo‘llanmaydi).

Fuqarolarni ishga, o‘qishga qabul qilish, ularning mehnat, turar-joy va boshqa huquqlarini qondirishga taalluqli ishlarni hal qilishda, shaxsiy hujjat yig‘majildlarini shakllantirishda tashkilot boshqa tashkilotlar tomonidan berilgan va amaldagi qonun hujjatlariga muvofiq masalalarni hal qilish uchun zarur bo‘lgan (olingan ma’lumot to‘g‘risidagi diplomlar, guvohnomalar nusxalari) hujjatlar nusxalarini tayyorlashi mumkin.

Hujjat nusxasi tashkilot rahbari yoki tarkibiy bo‘linma rahbari ruxsati bilan tayyorlanadi va beriladi.

Hujjatdan to‘liq shu jumladan blank elementlaridan nusxa ko‘chirish qo‘lda yozish, mashinkada ko‘chirish usullari yoki tezkor matbaa vositalari bilan amalga oshiriladi.

Hujjat nusxasining birinchi varag‘iga “nusxa” belgisi qo‘yiladi. Tasdiqlovchi yozuv: to‘g‘ri, lavozimining nomi, tasdiqlovchi shaxsning shaxsiy imzosi, uning ismi va otasi ismining bosh harflari va familiyasi, nusxa tasdiqlangan sana shakli bo‘yicha to‘ldiriladi.

Masalan:

Kadrlar bo‘limi inspektori

99.25.01.

imzo M. T. To‘rayeva

Hujjatdan olingan nusxalarni boshqa tashkilotlarga jo‘natishda yoki uni qo‘lga berishda tasdiqlovchi imzo muhr bilan tasdiqlanishi kerak.

Chiquvchi hujjatning (jo‘natilgan) ko‘chirilgan nusxasi hujjatni tuzgan shaxslarning vizalarini va hujjat kelishib olingan shaxslar vizalarini o‘z ichiga oladi. Unga asl nusxani imzolashdagi barcha tuzatishlar kiritiladi. Blank matni takror qo‘yilmaydi, uning o‘rniga imzolangan sana va ro‘yxatga olish indeksi qo‘yiladi.

Asl nusxadagi imzo faksimil vositasida tiklanmaydigan hujjatlar nusxalari muhr bilan tasdiqlanadi.

Ko‘paytirilgan nusxada buyurtmaning tartib raqami va adadi ko‘rsatiladi.

23. Hujjatni ijro etish bo‘yicha ko‘rsatmalar rezolyutsiya shaklida beriladi, uning tarkibiga quyidagi majburiy elementlar kirishi kerak: ijrochi (yoki ijrochilar)ning familiyasi, topshiriqning mazmuni, ijro muddati (zarur hollarda). Rezolyutsiya imzolanadi va sana qo‘yiladi.

Masalan:

A. A. Maksimovga

Mahsulotlarni sotish rejasini 1999-yil 21-yanvargacha tayyorlashingizni so‘rayman.

Mirzaboyev 99.02.02.

Rezolyutsiya, qoidaga ko‘ra, hujjatning yuqori qismiga “oluvchi” rekvizitining ostiga qo‘yilishi kerak.

24. Har bir hujjatda bevosita ijrochi to‘g‘risidagi belgi bo‘lishi kerak.

Hujjatni ijro etuvchi (tuzuvchi)ning familiyasi va uning xizmat telefoni raqami hujjat oxirgi varag‘ining old tomoniga yoki, joy bo‘lmaganda, orqa tomonining pastki chap burchagiga qo‘yiladi. Masalan:

Azimbekov 44-15-20

III. KELGAN XAT-XABARLARNI QABUL QILISh, RO‘YXATGA OLISh VA JO‘NATISh

25. Hujjatlarni qabul qilish va dastlabki ishlash markazlashtirilgan holda ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlar solingan konvertlar, shu jumladan buyurtma konvertlar ham ochiladi, shu bilan birga unda hujjatlar (ilovalari ham) borligi tekshiriladi.

Hujjatlar etishmasligi yoki yaroqsizlanganligi aniqlanganda ikki nusxada dalolatnoma tuziladi, ulardan biri umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotibda qoladi, ikkinchisi paket kelgan tashkilotga jo‘natiladi.

Adashib jo‘natilgan hujjatlar, hujjatga birga kelgan konvertni ilova qilgan holda, belgilangan joyiga yangi konvertlarda jo‘natiladi yoki yuboruvchiga qaytariladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Kelib tushgan hujjatlar konvertlari (shu jumladan jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari) jo‘natuvchining manzilini, hujjatning jo‘natilgan va olingan vaqtini, shuningdek shaxsiy yoki pulini to‘lab olinadigan hujjatlarni faqat konverti bo‘yicha aniqlash mumkin bo‘lgan hollarda yo‘q qilinmaydi.

(25-bandning beshinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

Olingan hujjat birinchi varag‘ining pastki qismiga ro‘yxatga olish shtampi qo‘yiladi, unda oluvchi tashkilotning qisqartirilgan nomi, hujjatning kelib tushgan sanasi va uning indeksi bo‘ladi.

“Shaxsan” ustxatli yoki jamoat tashkilotlari nomiga yo‘llangan hujjatlar ochilmaydi va belgilangan oluvchiga beriladi.

Mashinada o‘qiladigan hujjatlar kelib tushganda, qo‘shib yuborilgan hujjatlar ishlanadi, mashinada o‘qiladigan materiallar joylangan idishi ochilmasdan hisoblash markazi (HM)ga beriladi.

26. Dastlabki ko‘rib chiqish ularning mazmunini baholashdan kelib chiqqan holda, tashkilotda belgilangan vazifalar taqsimoti asosida amalga oshiriladi.

Bevosita tarkibiy bo‘linmalarga yoki mansabdor shaxslarga yo‘llangan hujjatlar dastlabki ko‘rib chiqishlarsiz belgilangan oluvchiga beriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bunday murojaatlarni ko‘rib chiqish bo‘yicha maxsus bo‘linmalarga yoki ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya (kotib)ga beriladi.

(26-bandning uchinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

Oldingi tahrirga qarang.

Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bilan ishlashni tashkil etish, shuningdek tashkilotlar rahbarlari tomonidan jismoniy shaxslar va yuridik shaxslarning vakillarini qabul qilishni tashkil etish tartibi alohida Nizom bilan belgilanadi.

(26-bandning to‘rtinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

Tashkilot rahbariyatiga yoki aniq mansabdor shaxs va tarkibiy bo‘linma ko‘rsatilmasdan yuborilgan hujjatlar dastlab ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariyada, kotib tomonidan ko‘rib chiqiladi.

O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi va yuqori organlardan olingan tashkilot faoliyatining asosiy masalalari bo‘yicha axborotlar mavjud bo‘lgan rahbariyat qarorini talab etuvchi ko‘rib chiqish uchun rahbariyatga hujjatlar beriladi.

Qolgan hujjatlar ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan dastlabki ko‘rib chiqishdan keyin rahbar o‘rinbosarlariga, ular o‘rtasida vazifalarning taqsimlanishiga muvofiq yo‘llanadi.

27. Hujjatlarni ishlab chiqish va ijro etuvchilarga berish ularning kelib tushgan kunida yoki ish vaqti bo‘lmagan vaqtda kelib tushganda birinchi ish kunida amalga oshirilishi kerak.

Bir nechta tarkibiy bo‘linmalar tomonidan ijro etiladigan hujjatlar ularga navbat bilan yoki bir vaqtning o‘zida nusxalarda beriladi. Hujjatning asli rezolyutsiyada birinchi atalgan mas’ul ijrochiga beriladi. Hujjatlarni ko‘paytirish zarurati va nusxalar soni ijroni tashkil etuvchi shaxs tomonidan aniqlanadi.

Kelgan hujjatni shoshilinch ravishda ijro etish zarurati tug‘ilganda tashkilot rahbari ko‘rib chiqqungacha uning mazmuni bilan ijrochini tanishtirib chiqishga yo‘l qo‘yiladi.

O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasidan olingan hujjatlar hujjat olingandan so‘ng bir soat mobaynida ijro etuvchilarga beriladi.

Jo‘natiladigan hujjatlarni ishlash tartibi

28. Hujjatlarni ishlash va jo‘natish amaldagi pochta qoidalariga muvofiq, markazlashtirilgan holda ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan amalga oshiriladi.

Konvertga joylashtirishdan avval hujjatlarning to‘g‘ri rasmiylashtirilganligi, ilovalarning borligi, nusxalar sonining oluvchilar soniga muvofiqligi tekshiriladi. To‘liq rasmiylashtirilmagan yoki noto‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlar puxta ishlash uchun ijrochiga qaytarilishi kerak.

29. Buyurtma xat-xabarga jo‘natish ro‘yxati tuziladi, unga ekspeditsiya xodimi o‘zining familiyasi va jo‘natish sanasini qo‘yadi.

Mashinada o‘qiladigan hujjatlarni jo‘natish yozuv manbalari va ularga yozilgan axborotlarni saqlashning texnik talablariga muvofiq holda o‘rab-joylab amalga oshiriladi.

Mashinada o‘qiladigan hujjatlarni jo‘natish ilova xati bor bo‘lganda amalga oshiriladi. Ilova xat nusxasi umumiy asoslarda yig‘majildga tikiladi.

Jo‘natish uchun kelib tushadigan hujjatlar o‘sha kunning o‘zida yoki kelgusi ish kunidan kechiktirmasdan ishlanishi va jo‘natilishi kerak.

30. Tarkibiy bo‘linmalar o‘rtasida hujjatlarni berish tarkibiy bo‘linmalar inpektorlari (kotiblari) yoki ish yuritish uchun mas’ul shaxslar orqali amalga oshiriladi. Hujjatlar tegishli belgi qo‘yilgan holda, ro‘yxatga olingan shaklda beriladi.

31. Hujjatlar sonini hisobga olish.

Oldingi tahrirga qarang.

Tashkilotlar hujjatlarni (ayrim tarkibiy bo‘linmalar va hujjatlar turkum bo‘yicha) ham to‘liq, ham tanlab hisobga olib boriladi. Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari mustaqil ravishda hisobga olinadi. Hujjatlar sonini hisoblab chiqishda har qaysi nusxa, shu jumladan ko‘paytirilgan va mashinada yozilganlari ham, bir birlik sifatida qabul qilinadi.

(31-bandning ikkinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

Tezkorlik bilan ko‘paytirish xizmatlarida va mashinkada yozish sho’balarida hujjatlardan olinayotgan nusxalari hisobga olib boriladi.

Hujjatlar sonini hisoblash, hisobga olish kartochkalari va hisobga olish jurnallari bo‘yicha amalga oshiriladi. Hujjatlar bilan avtomatlashgan tizim bo‘yicha ishlanganda — tegishli shakllar bo‘yicha hisobga olib boriladi.

Hujjatlarni hisobga olish natijalari ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan umumlashtiriladi va hujjatlar bilan ishlashni takomillashtirish yuzasidan chora-tadbirlar ishlab chiqish uchun tashkilot rahbariyatiga taqdim etiladi.

32. Hujjatlar bilan ishlashning avtomatlashgan texnologiyasi hujjatlarni avtomatlashgan ishlashni yaratish va joriy etish hamda shaxsan birkitilgan EHM va avtomatlashgan ish joyi (AIJ)dan foydalangan holda boshqa vazifalarni hal qilish yo‘li bilan amalga oshiriladi. Bunda hisoblash texnika vositalarining o‘zaro ma’lumotlarning va markazlashtirilgan bazalari (banklari) bilan axborot-texnikaviy jihatdan muvofiqligi ta’minlanishi kerak.

Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish va indekslash qoidalari

33. Hujjat indeksida uning tarkibiy qismlarining quyidagi izchilligiga rioya qilinadi: ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami, yig‘majildlar nomenklaturasi bo‘yicha indeksi, xat-xabarlarning, ijrochilarning foydalaniladigan klassifikator bo‘yicha indeksi.

Bir nechta tashkilotlar tomonidan birgalikda tuzilgan hujjatlarga yagona sana (hujjatni imzolashning eng oxirgi sanasi) ko‘rsatiladi va hujjatga har qaysi tuzuvchi tashkilot tomonidan berilgan ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami qo‘yiladi. Raqamlar hujjatda mualliflar ko‘rsatmasi tartibida qiya chiziq orqali yoziladi (chapdan o‘ngga).

Kelgan hujjatning indeksi va sanasiga daliliy izoh javob berilayotgan hujjatda ko‘rsatilgan indeks va sanadan iborat bo‘ladi.

34. Bajarish va hisobga olishni talab qiladigan barcha hujjatlar — tashkilot ichida tuziladigan va foydalaniladigan hujjatlar ham, boshqa tashkilotlarga yo‘llanadigan hujjatlar ham; yuqori tasarrufidagi va boshqa tashkilotlardan hamda xususiy shaxslardan kelgan barcha hujjatlar ro‘yxatga olinishi kerak.

Mashinkada yozilgan (qo‘lyozma) hujjatlar ham, hisoblash texnika vositalarida tuzilgan (mashinada o‘qiladigan, mashinagrammalar) ham ro‘yxatga olinishi kerak.

Hujjatlar tashkilotda bir marta: kelib tushganlari — kelib tushgan kuni, tuzilganlari — imzolangan yoki tasdiqlangan kuni ro‘yxatga olinadi.

Ro‘yxatdan o‘tkazilgan hujjat bir bo‘linmadan boshqasiga berilganda u qayta ro‘yxatga olinmaydi.

35. Hujjatlarni ro‘yxatga olish, hujjatlarning yo‘llanishi, muallifi va mazmunidan qat’i nazar, turkumlar doirasida amalga oshiriladi. Masalan, asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar, shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlar, hay’at qarorlari, taftishlar dalolatnomalari, moddiy-texnika ta’minoti uchun buyurtmanomalar alohida ro‘yxatga olinadi.

Hujjatlarga ro‘yxatdan o‘tkazish olish tartib raqamlari har qaysi ro‘yxatga olish turkumlari doirasida beriladi.

Hujjatni ro‘yxatga olish joyi Ish yuritish yo‘riqnomasida yoki tashkilot hujjatlari tabelida belgilanadi.

36. Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari (RONK) yoki jurnallarda ro‘yxatga olinadi.

Kartochkalar va jurnallar ro‘yxatga olishning quyidagi majburiy rekvizitlar tarkibiga ega bo‘lishi kerak: hujjatning muallifi (korrespondent), nomi, hujjat sanasi, hujjat indeksi (tashkilotga kelib tushuvchi hujjatlar uchun hujjatning kelib tushish sanasi va indeksi), hujjat sarlavhasi yoki uning qisqacha mazmuni, rezolyutsiyasi (ijrochi, topshiriq mazmuni, muallif, sana), ijro etish muddati, ijro etilganligi haqidagi belgi (masalaning hal qilinish mohiyati bo‘yicha qisqacha yozuv, amalda ijro etilish sanasi va javob — hujjatning indeksi), yig‘majild tartib raqami.

Avtomatlashtirilgan tizimda hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish majburiy rekvizitlarni ro‘yxatga olish bazasida qurilgan mashinaga mo‘ljallangan ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalaridan foydalangan holda yoki ularni hujjatdan to‘g‘ridan to‘g‘rikiritish yo‘li bilan amalga oshiriladi.

Majburiy rekvizitlar tarkibi zarur holda boshqa rekvizitlar bilan ham to‘ldirilishi mumkin, masalan: ijro etuvchilar, ijrochining hujjatni olgandagi tilxati, ijrochining borishi, ilova va boshqalar. Ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida rekvizitlarning joylashish va kartochkaning orqa tomonidan foydalanish tartibini tashkilotning o‘zi belgilaydi.

Ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari nusxalari soni hujjat ijro etiladigan va nazorat qilinadigan tarkibiy tuzilmalardagi ma’lumot va nazorat kartochkalari soni bilan aniqlanadi.

Javob hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish harakatchan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish shakllarida amalga oshiriladi. Javob hujjatga tegishli ro‘yxatga olish massivi doirasida mustaqil ro‘yxatdan o‘tkazish tartib raqami beriladi.

O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Apparati, Vazirlar Mahkamasidan kelgan hujjatlarga javoblarda javobi jo‘natilayotgan hujjatdagi tartib raqami va sana ko‘rsatiladi.

“Hujjatning nomi” ustuni ro‘yxatdan o‘tkazilayotgan hujjatning nomiga muvofiq to‘ldiriladi. Xatlar ro‘yxatdan o‘tkazilganda ustun to‘ldirilmaydi. Kelib tushuvchi hujjatni ro‘yxatdan o‘tkazishda “Muallif” (korrespondent) ustuniga tashkilot (shaxs) — hujjat muallifi nomi yoziladi. Jo‘natilayotgan hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazishda tashkilot (shaxs) — korrespondent nomi yoziladi. Tashkilot nomini qisqargan holda qo‘llashga yo‘l qo‘yiladi.

“Hujjatning sanasi” ustunida hujjatga tashkilot — muallif tomonidan berilgan sana ko‘rsatiladi, u uch juft arab raqamida o‘tkaziladi.

“Hujjatning indeksi” ustuniga kelib tushgan yoki jo‘natiladigan hujjatdan muallif — tashkilot tomonidan hujjatga berilgan indeks ko‘chiriladi.

“Hujjatning kelib tushgan sanasi” ustunida hujjatning tashkilotga kelib tushgan sanasi ko‘rsatiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan uch juft arab raqami ko‘chiriladi.

“Hujjatning kelib tushgan indeksi” ustuniga oluvchi tashkilot tomonidan berilgan indeks kiritiladi, ro‘yxatdan o‘tkazish shtampidan ko‘chiriladi.

Hujjat ijro etilgandan so‘ng hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi bo‘yicha yig‘majild tartib raqami bilan yoki boshqa indekslari bilan to‘ldiriladi.

“Hujjat sarlavhasi” ustuniga hujjatdagi sarlavha yoki hujjatning qisqacha mazmuni ko‘chiriladi.

“Rezolyutsiya” ustuniga hujjatdan topshiriqning asosiy mazmuni, muallif va rezolyutsiya sanasi ko‘chiriladi.

“Ijro etish muddati” ustuniga yil, kun, oy, ya’ni hujjat ijro etilishi kerak bo‘lgan muddat uch juft arab raqamida qo‘yiladi.

“'Ijro etilishi haqida belgi” ustuniga masalani mohiyati bo‘yicha hal qilinishi qisqacha yoziladi yoki javob hujjatning sanasi va indeksi kiritiladi.

“Yig‘majildning tartib raqami” ustuniga hujjat yig‘majildi nomenklaturasiga muvofiq hujjat yig‘majildi indeksi kiritiladi.

Oldingi tahrirga qarang.

Jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari belgilangan shakldagi ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalarida ro‘yxatdan o‘tkaziladi.

(36-bandning o‘n to‘qqizinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

37. Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish uchun hisoblash texnikasidan foydalanish mumkin.

Ma’lumotnoma kartotekalari, axborot-qidiruv massivlari

38. Ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari kartotekalarga joylashtiriladi. Ma’lumotnoma kartotekasi ikki qismga: bajarilgan va bajarilmagan hujjatlarga bo‘linadi.

Kartotekaning birinchi qismi bo‘limlari va ruknlari hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi bo‘limlari va ruknlariga muvofiq bo‘ladi, ya’ni kartoteka bo‘limlari muassasaning tarkibiy bo‘linmalariga, ruknlari esa — hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga va ularning nomenklatura bo‘yicha indekslariga muvofiq keladi. Korrespondentlar, tarkibiy bo‘linmalar (ijrochilar)ning nomlari yoki oyning kuni ijro etilmagan hujjatlardagi kartotekaning ikkinchi qismi bo‘limlari hisoblanadi.

39. Ikkinchi qism bo‘limlaridagi kartochkalar hujjatlarning ijro etilishiga ko‘ra, ularga qo‘yilgan zaruriy belgilar bilan kartoteka birinchi qismining tegishli bo‘limiga va rukniga qayta joylashtiriladi.

Oldingi tahrirga qarang.

40. Aniq vazifalarga ko‘ra tashkilotlarda, ma’lumot kartotekalaridan tashqari, jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari bo‘yicha kartotekalar va idoraviy normativlarga, buyruqlarga, qarorlarga tematik kartotekalar tashkil etilishi mumkin.

(40-band O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

41. Hisobga olish kartochkalari hujjatlarni mashinada ishlashda hujjatlarning vazifalari, nomlari va kodlari bo‘yicha, har qaysi turning ichida esa — bo‘linmalarning tartib raqamlari yoki nomlari bo‘yicha turkumlanishi mumkin.

Hisobga olinadigan hujjatlar katta hajmda bo‘lganda tez-tez bo‘ladigan so‘rovlarga tegishli ravishda hujjatlarni ishlashning avtomatlashtirilgan tizimini joriy etish maqsadga muvofiqdir.

IV. HUJJATLARNING IJRO ETILIShI USTIDAN NAZORATNI TAShKIL QILISh

42. Ro‘yxatdan o‘tkazilgan barcha hujjatlarning ijro etilishi nazorat qilinadi. Ijroni nazorat qilish hujjatni nazoratga qo‘yishni, tarmoqni ijtimoiy-iqtisodiy rivojlantirishning eng muhim va ustuvor masalalari bo‘yicha nazorat qilish rejasini ishlab chiqish va amalga oshirishni, ijroning borishini dastlabki tekshiruvni va taxlilini, hujjatlar ijrosini nazorat qilish natijalarini hisobga olish va umumlashtirishni, rahbariyatni xabardor qilishni, o‘z vaqtida va sifatli ijroni ta’minlamagan rahbarlar, mansabdor shaxslar va xodimlarga nisbatan shaxsan javobgarlik choralarini ko‘rishni o‘z ichiga oladi.

O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlari, shuningdek O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari ro‘yobga chiqarilishini nazorat qilish Vazirlar Mahkamasining 1999-yil 12-yanvardagi 12-son qarori bilan tasdiqlangan Asosiy qoidalarga muvofiq amalga oshiriladi.

Nazorat qilish bo‘yicha asosiy ishlar quyidagi sxemalar bo‘yicha amalga oshiriladi:

1-sxema — O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlari hamda uning apparati xodimlarining topshiriqlari ijro etilishi va ularning amalga oshirilishi ustidan nazoratni tashkil etish (1-Ilova);

2-sxema — O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi qarorlari va farmoyishlarini tayyorlash, ijro etish va ularning amalga oshirilishi ustidan nazoratni tashkil etish (2-Ilova);

3-sxema — vazirliklar va idoralar apparatiga kelib tushgan xat-xabarlarning hisobga olinishi, harakati va ularning ijro etilishi ustidan nazoratni tashkil etish (3-Ilova);

Oldingi tahrirga qarang.

4-sxema — vazirliklar va idoralarda jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlarini ko‘rib chiqishni tashkil etish va ularning ijrosini nazorat qilish (4-Ilova).

(42-bandning yettinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

43. Tashkiliy-boshqaruv hujjatlarining ijro etilishini nazorat qilish tashkilot rahbariyati topshirig‘i bo‘yicha ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya tarkibiga kiruvchi maxsus xizmat, maxsus tayinlanadigan guruh yoki shaxs tomonidan amalga oshiriladi.

Hujjatlarning ijro etish muddatlari

44. Ijro etish muddatlari hujjat imzolangan (tasdiqlangan) sanadan boshlab kalendar kunlarda hisoblanadi.

Ijro etishning oxirgi sanasi hujjat matnida yoki rahbar rezolyutsiyasida ko‘rsatiladi.

45. Vazirlar Mahkamasi topshiriqlari hujjat jo‘natilgan kundan boshlab 10 kalendar kun mobaynida bajarilishi kerak, agar boshqa muddat belgilanmagan bo‘lsa.

46. Qonun hujjatlari va Hukumat qarorlarini O‘zbekiston Respublikasi qabul qilgan qonunlarga muvofiqlashtirish bo‘yicha topshiriqlar bir oy mobaynida bajarilishi kerak, agar Oliy Majlis qarorida boshqa muddat nazarda tutilmagan bo‘lsa.

Qonunlar loyihalari yuborilgan vazirliklar va idoralar rahbarlari — 7 kalendar kun mobaynida, qarorlar loyihalari bo‘yicha — 3 kalendar kun, farmoyishlarning loyihalari bo‘yicha esa ko‘pi bilan — 2 kalendar kun mobaynida xulosa berishga majburdirlar.

47. Hujjatlarning ijro etilishini to‘xtatib qo‘yish, shuningdek ularni bekor qilish yoki o‘zgartirish huquqiga faqat yuqori tashkilot, hujjatning muallif tashkiloti va davlat nazorat organlari egadirlar.

48. Hujjat vazifalar, topshiriqlar, so‘rovlar bajarilgandan so‘ng natijalari manfaatdor muassasalarga va shaxslarga xabar qilingandan keyin yoki ijro boshqa hujjatlar tasdiqlangandan so‘ng ijro etilgan deb hisoblanadi va nazoratdan chiqariladi. Ijro natijalari ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalarida belgilanadi.

49. Nazorat kartochkalari bo‘yicha ijrochining nazorat qilinishi va tekshirilishi lozim bo‘lgan hujjatlar ro‘yxati (5-Ilova):

1a, 1b O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti farmonlari, farmoyishlari, topshiriqlarining bayonnomalari, topshiriqlariga (yozma va og‘zaki), O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti Kotibiyati va Davlat maslahatchilarining topshiriqlari.

2a, 2b O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining qarorlari, farmoyishlari, O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining va uning Rayosati majlislari bayonlari; O‘zbekiston Respublikasi Bosh vaziri, Bosh vazir o‘rinbosarlarining topshiriqlari, tashkilotlar kollegial organlarining buyruqlari, qarorlari.

50. Nazorat qilinadigan hujjatlar kartochkalari (nazorat kartochkasi) hujjatlarni ijro etish muddatlari, ijro etuvchilar, hujjatlar guruhlari bo‘yicha turkumlanadi.

51. Ijroning borishini tekshirish barcha bosqichlarda muddati tugagungacha quyidagi tartibda amalga oshiriladi: keyingi yillar topshiriqlari — yiliga kamida bir marta; joriy yilning keyingi oylari topshiriqlari — har oyda kamida bir marta; joriy oy vazifalari, topshiriqlari — har o‘n kunda, muddati tugagunga qadar besh kun avval.

Nazorat xizmati (guruhi) tarkibiy bo‘linmalarda hujjatlarning bajarilishi bilan bog‘liq ishlarning ahvolini doimo tahlil qiladi, tegishli rahbarlarni ular tomonidan ta’sirchan chora-tadbirlar ko‘rish uchun ijro intizomining ahvoli to‘g‘risida muntazam ravishda xabardor qiladi, keyingi oyda ijro etilishi lozim bo‘lgan O‘zbekiston Respublikasi Prezidenti, uning apparatining nazoratidagi topshiriqlari, Vazirlar Mahkamasining qarorlari va farmoyishlari ro‘yxatini har oyning 25 kunida taqdim etadi, hujjatlarni nazoratdan chiqarish to‘g‘risidagi takliflarning o‘z vaqtida tayyorlanishini ta’minlaydi.

52. Ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib rahbar tomonidan belgilangan muddatda hujjatlar ijrosining borishi va ularning natijalari to‘g‘risidagi ma’lumotlarni hisobga oladi va umumlashtiradi.

V. HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARI NOMENKLATURASINI TUZISh VA HUJJATLAR YIG‘MAJILDLARINI ShAKLLANTIRISh

53. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi — tashkilotda yuritiladigan belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig‘majildlari sarlavhalari ro‘yxatidir.

54. Tashkilotlarda tarkibiy bo‘linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va ular asosida — barcha tashkilotlarning hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi tuziladi.

55.Tarkibiy tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi yetakchi mutaxassislar jalb qilingan holda, hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan tuziladi, idoraviy arxiv bilan kelishiladi va uning rahbari tomonidan imzolanadi (6-Ilova).

56. Hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo‘lim, kanselyariya, kotib tomonidan tuziladi, tashkilotlarning markaziy ekspert (ekspert) komissiyasi (MEK, EK) so‘ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilotlar rahbari tomonidan tasdiqlanadi (7-Ilova).

57. Hujjatlarni davlat saqloviga topshirmaydigan tashkilotlar hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini yuqori tashkilotning MEK (EK)si bilan kelishib olishadi.

58. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy va taxminiy hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasiga, namunaviy va idoraviy ro‘yxatlar saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga amal qilinishi lozim.

59. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga tashkilot ishlarining barcha hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig‘majildi sarlavhalari, shu jumladan ma’lumot va nazorat kartochkalari, shaxsiy hujjatlar yig‘majildlari, hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kiritiladi.

60. Har bir hujjatlar yig‘majildiga tarkibiy bo‘linma indeksidan (tarkibiy bo‘linmalar klassifikatsiyasi bo‘yicha) hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi bo‘yicha tartib raqamidan iborat bo‘lgan indeks beriladi (masalan: 03-12). Hujjatlar yig‘majildida bir nechta jildlar (qismlar) mavjud bo‘lganda indeks har bir jildga “I j, II j,” qo‘shimchasi bilan qo‘yib chiqiladi.

61. Tashkilotda kelgusi kalendar yilga hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelgusi yilning oxirgi choragida, belgilangan shaklda tuziladi, zarur bo‘lgan nusxada chiqariladi va 1-yanvardan boshlab harakatga tushiriladi. Hujjatlar yig‘majildi nomenklaturasi tashkilot funksiyalari va tuzilmalari o‘zgargan taqdirda, biroq 5 yilda kamida bir marta qayta tuziladi va kelishib olinadi.

U har yili tegishli to‘g‘rilashlar bilan qayta tuziladi va tasdiqlanadi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasining birinchi nusxasi ishlar boshqarmasida, umumiy bo‘limda, kanselyariyada, kotibda saqlanadi, ikkinchisidan — ish nusxasi sifatida foydalaniladi, uchinchisi — idora arxivida turishi kerak, to‘rtinchisi — hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi kelishib olingan arxiv muassasasida qoladi.

62. Yil davomida tasdiqlangan hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga hujjatlar yig‘majildi yuritilganligi to‘g‘risidagi, yangi hujjatlar yig‘majildlari kiritilganligi to‘g‘risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig‘majildlari to‘g‘risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritiladi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo‘linmalarning hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.

Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish

63. Hujjatlar yig‘majildini shakllantirish — bu hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig‘majildlaridagi ijro etilgan hujjatlarni guruhlarga bo‘lishdir.

64. Hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirishda quyidagi qoidalarga rioya qilish zarur:

hujjatlar yig‘majildiga nomenklatura bo‘yicha hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga muvofiq faqat ijro etilgan, to‘g‘ri rasmiylashtirilgan hujjatlarni joylashtirish;

hujjatlar yig‘majildida bitta kalendar yilning hujjatlarini guruhlash, yildan-yilga o‘tuvchi hujjatlar yig‘majildlari bundan mustasno;

hujjatlar yig‘majildlarida doimiy va vaqtinchalik saqlanadigan hujjatlarni alohida guruhlash;

hujjatlar yig‘majildiga mashina yozuvlarini umumiy asoslarda joylashtirish.

Hujjatlar yig‘majildiga qaytarish lozim bo‘lgan, ortiqcha nusxalar, xomaki qo‘l yozmalar joylanmasligi kerak. Hujjatlar yig‘majildi 250 varaqdan oshmasligi kerak.

65. Boshqaruv hujjatlari hujjatlar yig‘majildlarida turlari bo‘yicha va unga taalluqli ilovalar bilan xronologiya bo‘yicha guruhlanadi.

Boshqaruv hujjatlari bilan tasdiqlangan ustavlar, nizomlar, yo‘riqnomalar ularga ilova bo‘lib hisoblanadi va ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlar bilan birga guruhlanadi.

Agar ular mustaqil hujjat sifatida tasdiqlangan bo‘lsa, u holda ular alohida hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.

Asosiy faoliyat bo‘yicha buyruqlar shaxsiy tarkib bo‘yicha buyruqlardan alohida guruhlanadi.

Yuqori tashkilotlar topshiriqlari va ularni ijro etish bo‘yicha hujjatlar tashkilotlar faoliyati yo‘nalishlari bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlarida guruhlanadi.

Tasdiqlangan rejalar, hisobotlar, smetalar, limitlar, titul ro‘yxatlari ularning loyihalaridan alohida guruhlanadi.

Shaxsiy hujjatlar yig‘majildlaridagi hujjatlar ularning kelib tushishiga ko‘ra xronologik tartibda joylanadi.

Oldingi tahrirga qarang.

Mazkur tashkilot va uning tasarrufidagi tashkilotlar ishlari masalalari bo‘yicha jismoniy va yuridik shaxslarning murojaatlari, ularning ko‘rib chiqilishi va ijro etilishi bo‘yicha barcha hujjatlar fuqarolarning shaxsiy masalalar bo‘yicha arizalaridan alohida guruhlanadi.

(65-bandning sakkizinchi xatboshisi O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasining 2015-yil 31-martdagi 74-sonli qarori tahririda — O‘R QHT, 2015-y., 13-son, 155-modda)

Hujjatlar ushbu hujjatlar yig‘majildlariga xronologik yoki alfavit tartibida joylanadi.

66. Yozishmalar, qoidaga ko‘ra, kalendar yil davri bo‘yicha guruhlanadi va xronologik tartibda ketma-ket turkumlanadi, javob hujjati so‘rov hujjatidan keyin joylashtiriladi.

O‘tgan yilda boshlangan muayyan masala bo‘yicha yozishmalar qayta boshlanganda hujjatlar o‘tgan yilgi hujjatlar yig‘majildi indeksi ko‘rsatilgan holda joriy yilning hujjatlar yig‘majildiga kiritiladi.

Tashkilotlar faoliyatining xususiyatiga ko‘ra yozishmalar o‘quv yili, chaqiruv muddati doirasida ham guruhlanishi mumkin.

VI. HUJJATLARNI IDORAVIY ARXIVGA TOPShIRIShGA TAYYoRLASh

67. Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan doimiy muddatda saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berishni ta’minlaydilar.

Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) muddatda saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning funksiyalari boshqa tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxs)larga yuklanadi.

Doimiy va uzoq vaqt muddatda saqlanadigan tugallangan hujjatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.

Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi: hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish; hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish; hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.

Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilish

68. Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilishni tashkil etish va o‘tkazish, shuningdek idoraga qarashli tashkilotlarning ekspert xizmati faoliyatini nazorat qilish uchun tashkilotlarda doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi markaziy ekspert komissiyalari (MEK) tashkil etiladi.

Vazirliklar, idoralarning tasarrufidagi tashkilotlari va tarkibiy bo‘linmalarida hamda jamoat tashkilotlarining markaziy organlarida doimiy faoliyat ko‘rsatuvchi ekspert komissiyalari (EK) tashkil etiladi.

Ekspert komissiyalari haqidagi nizomlar amaldagi namunaviy nizomlar asosida ishlab chiqiladi, arxiv muassasalari bilan kelishiladi va tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

Ekspert komissiyalari maslahat organlari hisoblanadi, ularning qarorlari tashkilotlar rahbarlari tomonidan tasdiqlanadi.

(MEK, EK) yig‘ilishlari bayonlashtiriladi.

Muhimlik qiymatini ekspertiza qilish hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va saqlanish muddatlari ko‘rsatilgan, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari varaqlab ko‘rib chiqilgan hamda “ETK” (“ekspert-tekshiruv komissiyasi” belgisi qo‘yilgan hujjatlar (namunaviy, idoraviy) ro‘yxatlari asosida o‘tkaziladi.

Muhimlik qiymati ekspertizasi natijalari bo‘yicha doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar ro‘yxati tuziladi.

Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga tanlab olish dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risidagi dalolatnomalar ekspert komissiyasi majlislarida hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari bilan bir vaqtning o‘zida ko‘rib chiqiladi.

Hujjatlarni davlat saqloviga topshiruvchi tashkilotlar uchun dalolatnomalar, doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxati arxiv muassasalarining ETK tomonidan tasdiqlangandan so‘ng, tashkilot rahbari tomonidan tasdiqlanadi.

Dalolatnomalar tasdiqlangandan keyin yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari hujjatlashtirishni ta’minlash xizmati yoki tashkilotning idoraviy arxivi xodimlari tomonidan ikkilamchi xomashyo tayyorlovchi idoraga topshiriladi.

Hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish

69. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan va shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlari to‘liq rasmiylashtiriladi, unda quyidagilar nazarda tutiladi: hujjatlar yig‘majildlarini tikish yoki muqovalash, hujjatlar yig‘majildidagi varaqlarni tartib raqamlari bilan belgilash, hujjatlar yig‘majildini tasdiqlovchi varaqni tuzish, zarur hollarda hujjatlarning ichki ro‘yxatini tuzish, hujjatlar yig‘majildi muqovalari rekvizitlarini rasmiylashtirish.

Hujjatlar yig‘majildlari varaqlari qora grafit qalam bilan yoki raqamlagich bilan varaqning yuqoridagi o‘ng burchagiga, hujjat matniga tegib ketmasdan tartib raqami bilan belgilanadi. Bir tomonga tikilgan har qanday shakldagi varaq bitta varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi. Agar varaq joylangan va o‘rtasidan tikilgan bo‘lsa, u ikkita varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi. Hujjatdan alohida varaqda tuzilgan rezolyutsiya tegishli hujjatga yelimlanadi va alohida varaq sifatida tartib raqami bilan belgilanadi.

70. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildi muqovasi belgilangan shakl bo‘yicha rasmiylashtiriladi (8-Ilova).

Doimiy va uzoq saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari muqovalaridagi yozuvlarga yil tugagach aniqliklar kiritiladi: hujjatlar yig‘majildlari muqovasidagi sarlavhalarning tikilgan hujjatlar mazmuniga muvofiqligi tekshiriladi, zarur hollarda hujjatlar yig‘majildi sarlavhalariga qo‘shimcha ma’lumotlar kiritiladi (buyruqlar, bayonlar, hisobot turlari va shakllarining tartib raqamlari qo‘yib chiqiladi va h.k.).

Muqovadagi sana hujjatlar yig‘majildining yuritila boshlangan va tugallangan yiliga muvofiq kelishi kerak, hujjatlar yig‘majildi yuritila boshlanganidan ancha ilgari yillarga oid hujjatlar mavjud bo‘lgan hujjatlar yig‘majildida sana ostiga “... yillarga doir hujjatlar mavjud” deb yozib qo‘yiladi.

Bir nechta jildlar (qismlar)dan iborat bo‘lgan hujjatlar yig‘majildlari muqovalariga har qaysi jild (qism) hujjatlarining oxirgi sanasi qo‘yib chiqiladi.

Aniq kalendar sanasi belgilanganda kun, oy, yil ko‘rsatiladi. Kun va yil arab raqamlarida belgilanadi, oy nomi so‘z bilan yoziladi.

Tashkilot (uning tarkibiy bo‘linmasi) nomi hujjatlar yig‘majildi hujjatlari qamrab oladigan davr davomida o‘zgarganda yoki hujjatlar yig‘majildi boshqa tashkilot (tarkibiy bo‘linma)ga berilganda muqovaga ushbu tashkilot (tarkibiy bo‘linma)ning yangi nomi yozib qo‘yiladi.

Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlari muqovalardagi yozuvlar aniq, o‘chmaydigan qora siyoh yoki tush bilan yozilishi lozim.

Hujjatlar yig‘majildi oxirida alohida varaqqa tasdiqlovchi yozuv joylanadi, unda hujjatlar yig‘majildining raqamlangan varaqlari soni raqam va so‘z bilan ko‘rsatiladi. Tasdiqlovchi yozuv uni tuzgan xodim tomonidan lavozimi va tuzgan sanasini ko‘rsatilgan holda imzolanadi.

Hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlarini tuzish

71. Doimiy va uzoq vaqt saqlanadigan va muhimlik qiymati ekspertizasidan o‘tkazilgan, mazkur talablarga muvofiq rasmiylashtirilgan shaxsiy tarkib bo‘yicha tugallangan hujjatlar yig‘majildlari bo‘yicha har yili ro‘yxatlar tuziladi. Vaqtincha saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlariga ro‘yxatlar tuzilmaydi.

Tarkibiy tuzilmalarning hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlari hujjatlar uchun javobgar xodim tomonidan bevosita idoraviy arxivning uslubiy rahbarlari ostida tuziladi.

Ro‘yxatlar doimiy saqlanadigan, uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlariga, shaxsiy tarkib bo‘yicha hujjatlar yig‘majildlariga va bir turdagi (mavzular bo‘yicha hisobotlar, ratsionalizatorlik takliflar va h.k.) hujjatlar yig‘majildlariga alohida-alohida tuziladi.

Hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatlari tashkilotlarning har bir tarkibiy bo‘linmalari hujjatlar yig‘majildlariga, tarkibsiz tashkilotlarda uning faoliyati jarayonida tashkil topgan har bir kalendar yilda yuritilgan barcha hujjatlar yig‘majildlariga tuziladi.

Tarkibiy bo‘linmalar tomonidan tayyorlangan ro‘yxatlar idoraviy arxiv tayyorlagan tashkilotlar yig‘ma ro‘yxatini tayyorlash uchun asos bo‘lib xizmat qiladi va ular bo‘yicha u hujjatlar yig‘majildlarini davlat saqloviga topshiradi.

Tashkilotlar tarkibiy bo‘linmalarining ro‘yxatlari ikki nusxada tuziladi, ulardan bittasi hujjatlar yig‘majildlari bilan birga idoraviy arxivga beriladi, ikkinchisi esa — nazorat nusxasi sifatida tarkibiy bo‘linmada qoldiriladi (9-Ilova); uzoq vaqt saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlaridagi ro‘yxatlar “saqlash muddati, ro‘yxatlar bo‘yicha modda” qo‘shimcha ustuniga ega bo‘ladi.

Ro‘yxatlarning har qaysi nusxasining oxirida arxivga amalda berilgan (qabul qilingan) hujjatlar yig‘majildlari soni, mavjud bo‘lmagan hujjatlar yig‘majildlari tartib raqamlari raqamlar va so‘z bilan ko‘rsatiladi, qabul qilish topshirishni amalga oshiruvchi xodimlarning imzolari qo‘yiladi, sanasi ko‘rsatiladi.

72. Hujjatlar yig‘majildlari bilan birga idoraviy arxivga hujjatlardagi ro‘yxatdan o‘tkazish-nazorat kartochkalari, hujjatlar ro‘yxatga alohida birlik sifatida kiritiladigan ro‘yxatdan o‘tkazish daftarlari beriladi.

VII. HUJJATLARNI IDORAVIY ARXIVDA SAQLASh VA ULARNING VAQTINChA FOYDALANIShGA BERISh TARTIBI

73. Idoraviy arxiv mudiri hujjatlarni va hujjatlar yig‘majildlarini qabul qilishda ularning to‘g‘ri to‘ldirilganligini tekshiradi.

74. Hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlari arxivda O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi Bosh arxiv boshqarmasi tomonidan belgilangan tartibda saqlanadi.

75. Hujjatlar yig‘majildlari arxivdan tashkilotlar xodimlari so‘rovlari bo‘yicha tilxat bilan beriladi.

Arxivdan olingan hujjatlarga biror-bir belgi qo‘yish va yozuvlar tagiga chizish taqiqlanadi.

76. Doimiy saqlanadigan hujjatlar yig‘majildlaridan hujjatlarni olib qo‘yishga va berishga ruxsat etilmaydi. Istisno hollarda prokuratura va sud organlarining so‘rovlari bo‘yicha, tashkilot rahbarining ruxsati bilan olish olib qo‘yilgan hujjatning aniq tasdiqlangan nusxasini hujjatlar yig‘majildida majburiy qoldirish va hujjatning aslining olinishi sabablari to‘g‘risidagi dalolatnomani solib qo‘yish yo‘li bilan amalga oshiriladi.

Arxivdan olingan hujjatlar zarurati tugashi bilanoq, biroq 15 kundan kechiktirmasdan arxivga qaytarilishi kerak.

Arxiv mudiri hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarining o‘z vaqtida qaytarilishini nazorat qilib boradi.

77. Tashkilotda ishlamaydigan shaxslarni hujjatlar yig‘majildlaridan foydalanishga qo‘yish faqat tashkilot rahbarining yozma ruxsatnomasi bo‘yicha amalga oshiriladi.

78. Hujjatlar yig‘majildlari va hujjatlar idoraviy arxivda 15 yil davomida saqlanadi, shundan so‘ng belgilangan tartibda O‘zbekiston Respublikasi Markaziy davlat arxiviga beriladi.

79. Arxiv mudiri zimmasiga arxivga topshirilgan hujjatlar yig‘majildlarining saqlanishi, ularni davlat saqloviga topshirish uchun tayyorlash uchun javobgarlik yuklanadi.

1-ILOVA

Vazirliklar va idoralarda O‘zbekiston Respublikasi Prezidentining farmonlari, farmoyishlari va topshiriqlarining ijro etilishi va ularning amalga oshirilishini nazorat qilishning tashkil etishning

1-sxemasi

2-ILOVA