|
1-§. Hujjatlar ijro etishni nazorat qilishni tashkil etishning nazariy jihatlari
1.1. Hujjatlar ijro etishni nazorat qilish tashkillashtish, mohiyati va tushunchasi
Hujjatlar va qarorlar qabul qilish ijrosining nazorati boshqaruvning eng muhim vazifalaridan biri bo'lib, uning maqsadi hujjatlarni o'z vaqtida va sifatli bajarilishini ta'minlash, tarkibiy bo'linmalar, filiallar, muayyan xodimlarning faoliyatiga baho berish uchun zaruriy analitik axborotni olishni ta'minlash hisoblanadi [1].
Hujjatlar ijro etish nazoratida quyidagilar ajratish mumkin:
- topshiriqlar bajarilishi, masalalar bajarish asoslari ustidan nazorat qilish;
- topshiriq bajarish muddatlarida nazorat qilish.
Masalalar bajarish asoslari ustidan nazorat qilish (tashkilot yoki tarkibiy bo'linmalar) rahbar yoki maxsus vakolatli shaxs tomonidan amalga oshiradi. Masala bajarish asosi - bu masala qanchalik to'g'ri, muvaffaqiyatli, to'liq hal qilish bo'yicha baholash hisoblanadi.
Hujjatlarni bajarish muddatini nazorat qilish yirik boshqaruvga hujjatlar ta’minoti (BHT) xizmatga kiruvchi bo'linma yoki nazorat guruhi tomonidan, kichik tashkilotda esa - kotibiyat yoki kotib tomonidan amalga oshiriladi. GOST R 51141-98 "Idora ishi va arxiv ishi. Shartlar va ta'riflar" atamasi quyidagi ta'riflarni belgilab beradi:"Hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish hujjatlarning o'z vaqtida bajarilishini ta'minlaydigan harakatlarning yig’indisidir".
Bunda ijro nazorati guruhi (nazoratni amalga oshiruvchi xodim)ning asosiy vazifalari quyidagilardan iborat:
- rahbariyat tomonidan belgilangan yetarli darajada muhim ahamiyatga ega kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlarning haqiqatdan bajarilishini qayd etish va jarayonni kuzatib borish;
- jarayonni kuzatib borish va bajarish natijalari bo'yicha olingan ma'lumotlarni umumlashtirish, bu ma'lumotni rahbariyat uchun qulay shaklda taqdim etish;
- hujjatlar oqimini tezlashtirish va ijro intizomini kuchaytirish bo'yicha takliflarni ishlab chiqish.
Ba'zan, tashkilot rahbariyatining qaroriga binoan, hujjatlar ijro nazorati xizmatining a'zosi bo'lmagan xodimga berilishi mumkin. Bu ma'muriy hujjatlarni tayyorlashda juda keng tarqalgan bo'lib, bunda ijro nazoratini xodimlarning birortasiga topshirilishi yoki rahbar o'ziga olishi mumkin. Biroq, hujjatlarni bajarilishi ustidan nazoratni markazlashtirishning samarali yo’lga qo’yilishi muhim omil bo'ladi.
Hujjatlarni bajarish ustidan nazorat qilish (muddat ichida) bir nechta bosqichlarni o'z ichiga oladi:
- nazorat qilish uchun hujjatlarning qo’yilishi;
- hujjatlarni muayyan ijrochilarga yetkazib berishning o'z vaqtida bajarilishini tekshirish;
- ijro jarayonini dastlabki tekshirish va tartibga solinishini amalga oshirish;
- hujjatlarni nazoratdan olib tashlash;
- hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish natijalarini hisobga olish va umumlashtirish [14].
Nazorat operatsiyalarining, ya'ni hujjatlarni nazoratga hujjatlarning nazoratga qo’yilishining boshlanishi hujjatlar tashkilotga tushgan yoki yaratilgandan ro'yxatga olingan vaqtdan boshlanadi. Agar hujjat matnda ko'rsatilgan muayyan bajarilish muddati ko’rsatilgan bo’lsa yoki hujjat tipik ijro etiladigan hujjatlar ro'yxatiga kiritilgan bo'lsa, u BHT xizmatini ro'yxatga olgandan keyin darhol nazoratga olishi mumkin. Imtiyozlarni amalga oshirishning alohida shartlari bo'lgan kiruvchi hujjat ularning rahbarlari tomonidan ko'rib chiqilgandan so'ng nazoratga olinadi, u o'z qarorida muayyan vaqtni belgilaydi.
Hujjatni tekshirish uchun hujjat topshirilayotganda uning ustki qismidagi tasdiq belgisi qo’yiladi. Xuddi shu belgi ro'yxatdan o'tish formasiga joylashtiriladi.
Hujjat ijrochi(lar)ga berilgan paytdan hujjatning bajarilishi nazorat qilinishi kerak. Shu bilan birga, nazorat guruhi yoki nazorat qiluvchi mas'ul xodim hujjatni muayyan ijrochiga etkazib berishning o'z vaqtida bajarilishini ham nazorat qilishi lozim.
Hujjatni bajarilishi muddati davomida ijro jarayonini dastlabki tekshirish va tartibga solinish amalga oshiriladi hamda natijalari, odatda, ro'yxatga olish nazorat kartochkasida qayd etiladi. Berilgan ma'lumotlarning to'g'riligi uchun javobgarlik ijrochilarning mas'uliyati hisoblanadi.
Tekshiruvlar og'zaki yoki yozma ravishda o'tkazilishi mumkin. So’nggi holatda nazorat xizmati tomonidan yozma eslatmalarni tayyorlaydi. Ular muayyan vazifaga, shuningdek, alohida hujjat yoki ijrochiga qaratilgan bo’ladi. Bir yoki bir nechta tarkibdagi hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan eslatmalarni tayyorlanishi va yuborilishi ham mumkin.
Hujjatlarni bajarish bo'yicha dastlabki tekshiruvlarni o'tkazish muddatlari tashkilot reglamentida (yoki, agar bo'lmasa, ish yuritish ko'rsatmalarida) belgilanadi.
Rahbar yoki uning topshirig’i bilan BHT xizmati hujjatni nazoratdan olib tashlaydi, hujjatni nazoratdan olib tashlash hujjatning bajarilganligi uni ish uchun jo'natilganligi haqidagi eslatma shakllantiriladi.
Bajarilganligi haqidagi hujjatlarni haqiqiy ijro etgandan keyin bajarilganligi va natija to'g'risida manfaatdor tashkilotlar va jismoniy shaxslarga hujjatlashtirilgan tasdiqg’idan keyin yoki u materiallarda qo'shimcha materiallar taqdim etilmagan va materiallar qaytarilmagan taqdirda hujjat bajarilgan deb hisoblanadi va hujjatni nazoratdan olib tashladi. Hujjatlarni ijro etish uchun boshqa xodimlarga o'tkazish ularni nazoratdan olib tashlash yoki bajarish muddatini uzaytirish uchun asos bo'lmaydi. Nazorat xizmati kontentning mazmuni, shakli va tartibi topshiriqqa mos kelmasligini aniqlasa, hujjatni ijro etish muddatini uzaytirmasdan qayta ko'rib chiqishga qaytarish huquqiga ega bo'lishi kerak.
Hujjatlarning bajarilishi nazorati borish va natijalari haqida ma'lumotni qayd etish va davriy umumlashtirilishi, ya'ni tahlil qilinishi lozim. Odatda, ijro intizomi haqidagi ma’lumotlar har oyda to'planadi va tashkilotda aniqlangan ko’rinishda taqdim etiladi.
Tahlil natijalariga ko'ra hujjatlarning bajarilishini tezlashtirish, ijro intizomining sifatini yaxshilash, umuman nazorat va boshqaruvni tashkil etishni takomillashtirish bo'yicha chora-tadbirlar ishlab chiqiladi va qabul qilinadi [14].
Do'stlaringiz bilan baham: | 
