Microsoft Word Public Procurement Procedures Handbook Final version January 2013

parties may be able to put things right. If not, the bidder may want to take the 
grievance to the next stage, which is the Head of the Procuring Entity, as described in 
detail in Part I of the Handbook and summarised below.
50.2 In general,
any supplier, contractor or consultant that claims to have suffered, or 
that may suffer loss or injury due to a breach of a duty imposed on the Procurement 
Entity, may seek a review of the procurement process. However, the claim shall not 
relate to aspects such as: the selection of the method of procurement or selection 
procedure, or the decision to reject tenders, proposals, offers or quotation. 
50.3
A complaint means a written objection, submitted by one or more supplier, 
contractor or consultant (the complainant) within five (5) days, regarding a solicitation, 
contract award or proposed contract award for goods, works or services. The 
complaint must be received in a written form and should contain information related 
to details of the complainant, nature and background of the problem, supportive facts, 
and debriefing requested information. 
50.4 The Head of the Procuring Entity shall, within ten (10) days after the submission 
of the complaint, issue a written decision. If it fails to do so, the complainant is entitled 
to ask for an administrative review by the Contractor-General’s Office. However, 
complainant should be aware that this complaint would have to be accompanied by a 
registration fee of 2% of the estimated value of the protested contract. 
Section 51
Section 51
Section 51
Section 51
Public Sector Customer Relationships
Public Sector Customer Relationships
Public Sector Customer Relationships
Public Sector Customer Relationships
 
51.1 Once the contract is in place, the supplier, contractor or consultant should be 
ready to start its execution within the delay agreed upon. The relationship with the 
public sector “customer” now becomes increasingly important. Public sector 
customers are similar to commercial customers in some ways and different in others. 
Suppliers, contractors or consultants need to understand thoroughly the values and 
objectives of the public sector entity. 
51.2 Some more demanding aspects of the relationship could relate to: 
•
Government budgets may change more radically from year to year and 
may derive from a number of sources including donor partners; 

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142 
•
The demands of accountability mean that monitoring, reporting and 
audit processes can be stringent – contractors need to keep excellent 
administrative records, invoices, etc.; 
•
Contractors may be subject to clauses from the government’s own code 
of practice. For instance, in case of subcontracting work, public 
tendering procedures may need to be followed; 
•
Projects may need to be managed through acceptable and/or approved 
project management; 
•
Monitoring and/or reporting information may be also required and must 
be understood, as this could also lead to external audit. 
Managing Good Relationships
Managing Good Relationships
Managing Good Relationships
Managing Good Relationships
In order to maintain good relationships and maintain more public market 
opportunities open, contractors should give particular attention to some key 
points: 
•
Meet contract requirements, with delivery on time and of high quality.
•
If several deliveries/works over a certain period are required, 
contractors should ensure to meet these timescales.
•
Meeting with the Procuring Entity and users occasionally to ensure 
they are satisfied with the product, delivery and response times.
•
Respond quickly to queries or problems, and provide an explanation 
and a timescale for solving the problem.
•
Submit invoices on a regular basis, in accordance with the conditions 
of contract.
•
Before the contract is due for renewal, meet with the Procuring Entity 
and users to gain an understanding of the requirements for the next 
contract, find out if they are satisfied with the contract performance 
and going to use the same specification next time.
 

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Appendix 1a
Appendix 1a
Appendix 1a
Appendix 1a: Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
: Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
: Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
: Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
(applicable to Evaluation Reports)
(applicable to Evaluation Reports)
(applicable to Evaluation Reports)
(applicable to Evaluation Reports) 
Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
We the undersigned confirm that: 
1.
During the procurement process and the evaluation of bids and proposals, that 
we have adhered to the ethical standards set out in the Government of Belize 
Public Procurement Procedure Handbook for Goods, Works and Services.
2.
We have gained in the execution of our duties, no benefit either monetary or in 
kind from any outside agency, bidder or consultant other than the official 
remuneration that we have received as public servants
3.
To the best of our knowledge that no colleague, associate or relative has 
received any benefit monetary or in kind from any outside agency, bidder or 
consultant other than official remuneration. 
4.
We are unaware of any fraudulent, corrupt, collusive or coercive practices that 
have taken place during this procurement process and fully understand our 
moral and ethical obligation to report such should we be aware of it. 
5.
No conflict of interest exists either on our part or the part of the bidder or 
consultant recommended for an award of contract, or as far as we are aware 
the part of our immediate colleagues, associates and relatives. 
Name 
Position 
Signature 
Date 

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Appendix 1b: Declaration
Appendix 1b: Declaration
Appendix 1b: Declaration
Appendix 1b: Declaration on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
(applicable to the Private Sector)
(applicable to the Private Sector)
(applicable to the Private Sector)
(applicable to the Private Sector) 
Statement on Ethical Conduct and Fraud 
Statement on Ethical Conduct and Fraud 
Statement on Ethical Conduct and Fraud 
Statement on Ethical Conduct and Fraud and Corruption
and Corruption
and Corruption
and Corruption
[The Bidder shall fill in and submit this form with the Bid] 
We the undersigned confirm in the preparation of our Bid that: 
1. Neither we, nor any of our employees, associates, agents, shareholders, 
consultants, partners or their relatives or associates have any relationship that 
could be regarded as a conflict of interest as set out in the Bidding Documents.
2. Should we become aware of the potential for such a conflict, will report it 
immediately to the Purchaser. 
3. That neither we, nor any of our employees, associates, agents, shareholders,