Методические рекомендации «Организация и проведение культурно-массовых мероприятий»

Расположение площадки.

Важно помнить, что гости и участники должны добираться до мероприятия без лишних усилий. Если выбранное место находится далеко от станции метро или загородом, то необходимо продумывать, как доставить гостей и участников мероприятия и обеспечить их отъезд. Может сложиться ситуация, что понадобиться заказывать дополнительный автотранспорт, который свяжет ближайшую станцию метро с местом проведения мероприятия. Это влечет за собой заключение договора с автотранспортной организацией, и соответственно, дополнительные расходы.

• 
  Сцена.
  

Без сценической площадки не обходится ни одно мероприятие. Во дворцах культуры и концертных залах она стационарная, а в ледовых дворцах, дворцах спорта, на стадионах ее нет. Некоторые концертные организации имеют специальные приспособления, которые складываются в сегменты, превращаясь в сцену любой величины. К сцене прилагается покрытие, купол или козырек на случай плохой погоды, ступени, подиум.

• 
  Парковка.
  

Если на мероприятии предполагается приезд гостей на личном транспорте, то необходимо заранее зарезервировать место парковки и обеспечивать встречу обслуживающему персоналу. Обычно составляется список автотранспорта или выписываются специальные одноразовые пропуска на парковку.

• 
  Оборудование.
  

При осмотре площадки необходимо обратить внимание, на оборудование, имеющееся в зале, узнать входит ли его использование в стоимость аренды помещения. Например, звукоаппаратура, она может не подойти по качеству и мощности. В этом случае режиссер ищет комплект оборудования, который соответствует всем техническим требованиям (райдеру), но организаторам придется дополнительно заключать договор на его аренду и обслуживание. Если необходимая аппаратура в помещении имеется, в договоре необходимо указать, что она является предметом аренды, и владелец помещения предоставляет специалистов по её эксплуатации на время проведения мероприятия. То же самое касается и осветительного оборудования. В случае отказа оплачивать услуги персонала, у организаторов могут возникнуть проблемы с работой аппаратуры, что приведет к техническим срывам на мероприятии. Один из выходов–включение этих специалистов в режиссёрско–постановочную группу с соответственной оплатой их услуг.
Организаторам необходимо решить вопрос о возможности использования на мероприятии специальных эффектов (дымовой машины, холодного огня, пиротехнических фонтанов). Известно, что во многих помещениях установлены противопожарные датчики, которые резкими звуками могут реагировать на небольшое задымление.

•