Maxsus tarix fanidan

Arxiv fondining tarixiy asoslari  ushbu fondning ochilishida tuzilgan va ta'sischining tarixi, fondning tarixi va fond hujjatlarining tavsiflari mavjud.
Fond yaratuvchisi tarixi o'z ichiga oladi:
Jamg'arma yaratuvchisini yaratish tarixi (sana, raqamlar, uni yaratish va o'zgartirish bo'yicha ma'muriy hujjatlarning nomlari);
Ta'sischining vazifalari va funktsiyalari va ularning o'zgarishi;
Ta'sischining faoliyat ko'lami, unga bo'ysunuvchi tashkilotlar tizimining tarkibi;
Mablag 'oluvchining davlat apparati tizimidagi, iqtisodiy, ijtimoiy-siyosiy, madaniy hayotdagi o'rni;
Ta'sischining nomi va unga bo'ysunishidagi o'zgarishlar; ta'sischining tuzilishi va uning o'zgarishi;
Ta'sischining faoliyati muddati.
Jamg'arma tarixi o'z ichiga oladi:
Arxivga fondning birinchi kelib tushgan sanasi, hajmi, muddati;
Jamg'arma tarkibi va hajmidagi o'zgarishlar va ularning sabablari;
Hujjatlarning saqlanish darajasi;
Hujjatlarni shakllantirish, tavsiflash, tizimlashtirish xususiyatlari;
Ta'sischining hujjatlarining boshqa fondlarda va arxivlarda mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar;
Fond hujjatlarida boshqa jamg'arma ta'sischilaridan hujjatlar mavjudligi to'g'risidagi ma'lumotlar;
Malumot apparati tarkibi.
Jamg'arma hujjatlarining tavsifi o'z ichiga oladi:
Jamg'arma hujjatlarining tarkibi, ularning turlari va muddatlari;
Ushbu donorga xos bo'lgan hujjatlarning xususiyatlari;
Hujjatlardan foydalanish tartibi;
Malumot apparati xarakteristikasi.
Inventarizatsiya uchta muhim funktsiyani bajaradi: axborot (hujjatlar tarkibi va mazmunini ochib beradi), buxgalteriya hisobi (ishlarning hisobga olinishini ta'minlaydi), tasniflash (fondlar ichidagi ishlarni tizimlashtirishni birlashtiradi). Inventarizatsiyaning axborot funktsiyalari kartalarning har bir holatini tavsiflash jarayonida amalga oshiriladi, bunda ishning sarlavhasi kabi muhim elementni tuzish, hujjatlar turlarining tarkibi va saqlash blokining tarkibi ochiladi. Arxivning inventarizatsiyasi, to'ldirilgan va to'g'ri bajarilganligi fondning hujjatlari tarkibi va tarkibi to'g'risida to'liq tasavvur beradi. Inventarizatsiyani hisobga olish funktsiyasi fonddagi saqlash birliklarining sonini ko'rsatishdir. Bu hujjatlarning saqlanishini, fond hajmining o'zgarishini nazorat qilishni ta'minlaydi. Bundan tashqari, ishlarning seriya raqamlari mavjudligi ham tadqiqotchilar uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tezkor izlashga yordam beradi. Tasniflash funktsiyasi jamg'ariladi va fonddagi ishlarning eng oqilona tartibga solinishini aks ettiradi. Arxiv fondi tarkibidagi hujjatlar va fayllarni tasniflash ularni tashkil etuvchi fondning tarixan tuzilgan tuzilmasiga yoki uning faoliyatining asosiy yo'nalishlari va muammolariga muvofiq ilmiy guruhlanishini anglatadi. Inventarizatsiyaning uch turi mavjud: ichki inventarizatsiya, tarkibiy bo'linmaning inventarizatsiyasi (topshirish), jamg'arma ishlarining yig'indisi. Doimiy va vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash hujjatlarini ro'yxatga olish uchun ichki hujjatlar ro'yxati tuziladi, ularning yozuvlari ushbu hujjatlarning o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi (ayniqsa qimmatli, shaxsiy, sud, tergov ishlari va boshqalar), shuningdek doimiy va vaqtincha ( sarlavhalari hujjatning aniq mazmunini ochib bermaydigan hujjatlar turlariga ko'ra shakllantirilgan saqlash muddati 10 yildan ortiq). Tarkibiy bo'linmalarning zaxiralari (topshirish) va umumlashtirilgan zaxiralar yagona usul bo'yicha tuziladi. Ular quyidagi ishlarning guruhlari uchun alohida tuziladi:
doimiy saqlash;
vaqtincha saqlash (masalan, 5 yil va undan katta, 10 yil va undan katta, 10 yildan ortiq (tashkilotning xohishiga ko'ra);
xodimlar tomonidan.
Misol sifatida doimiy saqlash holatlari ro'yxatini tuzish metodologiyasini ko'rib chiqing. Inventarizatsiya ikki qismdan iborat: inventarizatsiya o'zi, ya'ni. holatlar ro'yxati (tavsiflovchi maqolalar) va inventarizatsiya uchun ma'lumotnomalar. Qoida tariqasida, tashkilotlarda zaxiralar tuziladi. Ammo davlat va shahar arxivlarida, ilmiy-ma'lumotnoma apparati tizimini takomillashtirishda, qoniqarsiz tavsiflangan hujjatlarni qayta ishlashda zaxiralar tuziladi. Arxivdagi katalog tizimi. Fondi darajasida arxiv hujjatlarini saqlash tizimi inventarizatsiya bilan o'rnatiladi, ammo bu hujjat ma'lumotlarini qidirish uchun etarli emas. Arxiv hujjatlaridan foydalanishda so'rovlar asosan mavzular, savollar, mavzular, voqealar tomonidan shakllantiriladi. Ushbu muammoni hal qilish uchun arxivlarda arxiv hujjatlari tarkibi to'g'risidagi ma'lumotlar ushbu katalog uchun qabul qilingan hujjat ma'lumotlarini tasniflash sxemasiga muvofiq joylashgan mavzular (mavzu, soha) bo'yicha guruhlanadi, bu arxiv hujjatlarida arxivlarda yaratiladi, bu esa tadqiqotchiga ma'lumot qidirish uchun keng imkoniyat beradi. Mahalliy arxivlardagi katalog tizimi 60-yillarning boshlarida shakllana boshladi. XX asr O'tgan davr mobaynida davlat arxivlari turli xil kataloglarni yaratish va yuritish borasida katta tajribaga ega bo'ldilar. Ammo 70-80-yillarda amalga oshirilgan "ommaviy" kataloglashtirish. XX asr mahalliy arxivlarda o'zlarining an'anaviy shaklidagi kataloglarda millionlab kartalar mavjud edi, ammo ularning samaradorligi past edi. Bu bir nechta omillarga bog'liq: birinchidan, ma'lumot katalogidagi an'anaviy qidirish shakli; ikkinchidan, ularning "jamoat bo'lmagan" tabiati, ya'ni. tadqiqotchilar so'rovlariga faqat arxiv xodimlari xizmat qildi. Bularning barchasi 90-yillarda olib keldi. XX asr hujjatli ma'lumotlarning katalogini to'xtatib turish.
Inventarizatsiya ma'lumotnomasidan farqli o'laroq:
birinchidan, arxiv fondlarining aksariyat qismini qamrab oladi, chunki uning tarkibi hujjatlarni saqlash tizimiga bog'liq emas, lekin hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarning mavzular, sohalar va boshqalar bo'yicha tasnifini aks ettiradi, inventarizatsiya bitta arxiv fondi yoki uning bir qismining hujjatlariga tuziladi;
ikkinchidan, ancha batafsil tavsif, chunki unda nafaqat bitta ish haqida ma'lumotlar, balki hujjatlarning qismlari, bitta hujjat, hujjatlar guruhi, ishlar guruhi ham bo'lishi mumkin;
uchinchidan, inventarizatsiya farqli o'laroq buxgalteriya hisoboti emas, ya'ni. ish va hujjatlar sonini hisoblash uchun xizmat qilmaydi; uning yagona vazifasi - ma'lumot olish;
to'rtinchidan, agar har bir inventarizatsiya ushbu fond materiallarini tizimlashtirishning o'ziga xos sxemasi asosida qurilgan bo'lsa, unda barcha arxiv fondlarining katalog kartalari yagona arxiv fondiga xos bo'lgan yagona sxema Qog'oz ishlarida u yoki bu hujjatlashtirilgan ma'lumotlarni tezda topa olish muhimdir. Shu maqsadda hujjatlarni ro'yxatga olish va ro'yxatdan o'tkazish fayl kabinetlari, fuqarolarning xatlar va murojaatlari fayl kabinetlari va boshqalar amalga oshiriladi.Eslatib o'tish kerakki, ushbu fayl kabinetlari nafaqat favqulodda ahamiyatga ega: kelajakda hujjatlar bilan bir qatorda ular tashkilot arxiviga topshirishlari kerak
Arxiv hujjatlari uchun ma'lumot va qidirish vositalari tizimi (ilmiy va ma'lumotnoma apparatlari tizimi) - bu samarali foydalanish maqsadida arxiv hujjatlari va arxiv ma'lumotlarini qidirish uchun yagona uslubiy asosda yaratilgan arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni bo'yicha o'zaro bog'liq va qo'shimcha arxiv ma'lumotnomalari to'plami. Arxiv ma'lumotnomalari an'anaviy, ya'ni. qog'ozda va avtomatlashtirilgan, ya'ni. kompyuter texnologiyalari yordamida amalga oshiriladi. Arxiv ma'lumotnomalarining asosiy maqsadi zarur hujjatli ma'lumotlarni tezkor izlash.

XULOSA
Arxiv hujjatlari uchun ilmiy va ma'lumotnoma apparatini yaratish - fuqarolarga, yuridik shaxslarga va boshqa axborot iste'molchilariga hujjatli ma'lumot berish faoliyati. Axborot bilan ishlashda dastlabki manbalarni va ikkilamchi hujjatlashtirilgan ma'lumotni farqlash kerak. Birlamchi hujjatli ma'lumot - ob'ektiv hodisalar va insonning aqliy faoliyati to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv hujjatlari. Ikkilamchi hujjatli ma'lumot - bu "ma'lumot to'g'risidagi ma'lumot", ya'ni birlamchi manba haqida tavsiflovchi ma'lumot. Arxiv ma'lumotnomalari va birlamchi hujjatli ma'lumotlar, ya'ni hujjatlar arxiv ma'lumotlari muhitini tashkil qiladi. Arxiv ma'lumotnomalari majburiy va qo'shimcha bo'linadi. Majburiy arxiv ma'lumotnomalari har bir davlat va shahar arxivlarida mavjud. Ular qatoriga amaliy kitoblar, kataloglar va qo'llanmalar kiradi. Qo'shimcha arxivlar zaruratga qarab yaratiladi, ular ma'lum arxiv muassasasining o'ziga xos xususiyatlari bilan belgilanadi yoki tarixiy ravishda shakllantiriladi. Bular ichiga hujjatlarni ko'rib chiqish, indekslar, mavzular ro'yxati va ma'lumotlar bazalari kiradi. Har bir federal arxivning ilmiy va ma'lumotnoma apparatlari tizimi "Rossiya Federatsiyasining Federal Arxivlari va ularning ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari" nashrida batafsil yoritilgan. Ushbu ma'lumotnoma kitobining o'ziga xosligi shundan iboratki, Rossiya arxivshunosligi tarixida birinchi marta har bir federal arxivning ma'lumotnoma apparatlarining asosiy elementlari to'g'risidagi ma'lumotlar to'plangan. .Dastlabki hujjatlashtirilgan ma'lumotni tavsiflovchi arxiv ma'lumotnomalarining o'zaro aloqasi va bir-birini to'ldirishi .Turli arxiv ma'lumotnomalarida ma'lumotlarning takrorlanishiga yo'l qo'ymaslik .NSA arxiv muassasalari bilan tashkilotlarning ilmiy ma'lumotnoma apparatlari (NSA) tizimining uzluksizligi Tashkilotlar va arxiv muassasalarining ilmiy-ma'lumotnoma apparatlarining uzluksizligi qurilish talablari va tamoyillarining birligi bilan ta'minlanadi. Ushbu shart, tashkilotlarning ish hujjatlarini va ular uchun ilmiy-ma'lumot apparatlarini tashkilotlarning hujjat hujjatlarida to'plashni talab qiladi.