Maxsus tarix fanidan

ASOSIY QISM
I BOB. Arxiv hujjatlari uchun ilmiy ma'lumotnoma apparatlari tizimi
1.1. Hujjatlar va fayllarning arxiv tavsifi

Asosiy tamoyillari mos yozuvlar apparati qurish quyidagilar:

Turli darajadagi dastlabki retrospektiv hujjatli ma'lumotni tavsiflovchi turli xil kataloglardagi ma'lumotlarning o'zaro bog'liqligi va bir-birini to'ldirishi;
Turli xil kataloglarning ma'lumotlarini takrorlanmasligi va takrorlanmasligi;
Idoraviy va davlat arxivlarining ilmiy-ma'lumotnoma apparatlari uzluksizligi;
Ilmiy ma'lumotnoma apparatini yaratish uchun metodologiyaning birligi va har bir murojaat turini to'plash uchun metodologiyaning yaxlitligini ta'minlash Har bir katalogning o'ziga xos va aniq funktsiyalari bo'lgan barcha turdagi hujjatlarga arxiv ma'lumotnomalarini qo'llash. rxiv kataloglari gorizontal va vertikal ravishda tuzilishi mumkin. Landshaft funktsional tuzilishi buxgalteriya hisobi va ma'lumotlarni qidirish tizimini ochadigan kataloglarni o'z ichiga oladi. Vertikal tuzilish bo'ysunish bilan u Qozog'iston Respublikasi Milliy arxiv fondining arxiv hujjatlari, arxivlar tarmog'ini, aniq arxiv, fond va biznesni aniqlaydi.¹ Hujjatlar va fayllarning tavsifi - bu ma'lumotlar elementlarini aniqlash uchun zarur bo'lgan ma'lumot xarakteristikalarini identifikatsiyalash va bu xususiyatlarni ishlarning muqovasida yozma ravishda belgilash. Hujjatlar va ishlarning tavsifi har bir ishning hujjatlar tarkibi va mazmunini ochib beradi va hujjatlarni qidirish va ulardan foydalanishni ta'minlaydi. a'rifning asosiy printsiplari hujjatlar va holatlar - bu tavsifning dastlabki arxiv hujjatiga muvofiqligi, turli darajadagi tavsifdagi ma'lumotlarning o'zaro bog'liqligi va bir-birini to'ldirishi va tavsifning barcha darajalarida ma'lumotlarning takrorlanishi.
Axborot xususiyatlari tavsifda quyidagilar:
Ota-onalar agentligi bilan muassasa nomi;
Tarkibiy qismning nomi;
Ish nomenklaturasi;
Ishning nomi;
Izoh;
Hujjatlarni qabul qilish muddati;
Saqlash birligidagi choyshablar soni;
Arxiv shifri.
Muassasa nomi Bu shuningdek poydevorning nomi. Muassasaning to'liq nomi, uning tizimiga kirgan agentlikni ko'rsatib ko'rsatilgan. Odatda, agar rasmiy ravishda qabul qilingan qisqartma bo'lsa, u qavslarda muassasaning to'liq ismidan keyin beriladi. Agar muassasaning nomi o'zgartirilsa yoki ish bir muassasadan boshqasiga o'tkazilsa, muqovada familiyasi ko'rsatiladi. arkibiy qismning nomiarxiv fondidagi ishlarni tez va to'g'ri tasniflashga yordam beradi. Agar muassasa tuzilishga ega bo'lmasa, unda ushbu muassasaning funktsiyalari yoki sohalari, masalan, "etakchilik" va boshqalar ko'rsatiladi. omenklatura holatlari indeksiarxiv fondi ichidagi ishlarni tizimlashtirishga yordam beradi, materiallarning saqlanishi va to'liqligini ko'rsatadi. Ishning nomi ishning tavsifining eng muhim xususiyati bo'lib, u hujjatlarning tarkibi va mazmunini ochib beradi. Hujjatlar haqida qisqacha ma'lumot- hujjat tarkibining qisqacha mazmuni, shuningdek mazmuni va xususiyatlari ish sarlavhalarida ko'rsatilmagan eng qimmatli hujjatlarning qisqacha tavsifi. O'lik sanalar muassasaning sanasi va ofis ishidagi ishning tugashi bilan belgilanadi. Shuni yodda tutish kerakki, narsalar kirish, chiqish yoki ichki hujjatlar bilan boshlanishi yoki tugashi mumkin. Har bir hujjatda, qoida tariqasida, bir nechta sana mavjud: tuzish, imzolash, chiqish yoki kirishni ro'yxatdan o'tkazish. Kirish hujjatlarini qabul qilishning oxirgi muddati - kirishni ro'yxatdan o'tkazish, hujjatlarni tayyorlash yoki imzolashning chiqish va ichki kunlari. Choyshablar soni ish hujjatlarini saqlash maqsadida rasmiylashtiriladi. Shriftni arxivlash - bu ish saqlanadigan joyning belgisi: arxiv nomi, fond raqami, inventarizatsiya raqami, inventarizatsiya bo'yicha ish raqami.
Ta'rif elementlari tarkibiga kiradi:
Identifikatsiya ma'lumotlari - fondning nomi, saqlash birligining nomi, hujjat, qidiruv ma'lumotlari, tavsif birligining hajmi (fond, saqlash birligi, hujjat), muddati, axborot tashuvchisi turi;
Jamg'armaning shakllanishi va saqlanishi tarixi - ta'sischining tarixi va fond tarixi;
Tarkibi va tarkibi to'g'risidagi ma'lumot - fond hujjatlarining tarkibi va tarkibi to'g'risidagi ma'lumotlar, saqlash birligi va hujjat tarkibidagi ma'lumotlar;
Kirish va foydalanish shartlari to'g'risida ma'lumotlar - kirish shartlari, mualliflik huquqlari, takrorlash va foydalanish shartlari, hujjat tili, jismoniy xususiyatlar, ilmiy ma'lumot olish moslamasining mavjudligi, hujjatning haqiqiyligi / nusxasi, tashqi xususiyatlar;
Qo'shimcha ma'lumotlar - asl nusxalari va nusxalari joylashgan joy, bibliografiya.
Jamg'arma darajasida amalga oshiriladigan hujjatlar va ishlarning tavsifida fondning nomi, ma'lumotnoma ma'lumotlari, qidiruv ma'lumotlari, fondning tavsiflari, ta'sischi va fondning tarixi, ma'lumotnoma, bibliografiya va kirish va foydalanish shartlari ko'rsatilgan.
Saqlash birligi darajasida tavsiflashda quyidagilar hisobga olinadi:
Jamg'arma nomi;
Ta'sischining tarkibiy qismining nomi;
Ma'lumot ma'lumotlari;
Axborot tashuvchisi turi;
Kirish va foydalanish shartlari;
Agar kerak bo'lsa, sarlavha ilova bilan.
1977-yilda Abay saylov okruglarida ishchilar deputatlari mintaqaviy kengashiga deputatlikka nomzodlarni ro'yxatga olish to'g'risida okrug saylov komissiyalarining nomzodlarni ro'yxatga olish to'g'risidagi nomzodlar va muassasalar, tashkilotlar, korxonalar xodimlarining umumiy yig'ilishlari bayonnomalari. Skriptlar. Ushbu sarlavhalar ish oson identifikatsiya qilinadigan hujjatlar guruhidan iborat bo'lganda va ish belgilarini hisobga olmasdan tuzilganida tuziladi. Sarlavhalar har doim ham ishning alohida, eng muhim hujjatlarining mazmunini ochib bermasligi mumkin. Bu izoh yordamida amalga oshiriladi. Mustaqil qidiruv ob'ekti bo'lib xizmat qilishi mumkin bo'lgan hujjatlar izohlanadi va ishning tarkibiy qismi bo'lgan eng ko'zga ko'ringan voqealar, faktlar va raqamlar, shuningdek murojaatnomalar, varaqalar, e'lonlar, risolalar, xaritalar, rasmlar mavjud. Izoh oxirida referat tuzilgan hujjatlar varaqlarining raqamlari ko'rsatilishi kerak. Xulosa, sarlavhaning orqasida yoki alohida varaqda qizil chiziq bilan ishning sarlavhasi orqasida, u qopqoq va ishning birinchi varag'i o'rtasida joylashtirilgan. Shaxsiy kelib chiqish fondlarida, qoida tariqasida, ijodiy materiallar, yozishmalar, albomlar, daftarlar, biografik, rasmiy va mulkiy-iqtisodiy xarakterdagi materiallar, oila a'zolarining va donor bilan bog'liq boshqa shaxslarning materiallari qoldiriladi.
At shaxsiy kelib chiqish holatlari va hujjatlarining tavsifi  ushbu materiallarning xususiyatlari hisobga olinadi va quyidagi ma'lumot xarakteristikalari qayd etiladi:
fondning nomi bo'lgan ta'sischining familiyasi, ismi, otasining ismi;
ish nomi;
hujjatlar qabul qilish muddati;
varaqlar soni;
arxiv shifri.
Shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini tavsiflashda asosiy o'ziga xoslik bu ishlarning sarlavhalarini tuzishdir. Sarlavha quyidagi elementlarga asoslanadi: hujjatlar yoki fayllar turlari, muallif, muxbir, savol. Hujjatlar va shaxsiy kelib chiqish fayllari sarlavhalarini tuzishda ularning nimaga tuzilganligini hisobga olish kerak: qo'lyozmalar yoki yozishmalar, albomlar yoki boshqa materiallar. Ichida qo'lyozma nomi muallifni, asarning sarlavhasini, janrini, shuningdek ularning muallifligini ko'rsatuvchi sovg'alar yozuvlari, tahrirlar va boshqa xabarlarning mavjudligini ko'rsating, masalan:
N.A. Pichugin. "U vazir bo'lganida." Spektakl.
Agar qo'lyozmada sarlavha bo'lmasa, unda uning birinchi qatori sarlavhada ko'rsatilgan, masalan:
E. Belitskaya-Pichugina. "Tushunib bo'lmaydigan qadamlar bilan sokin dunyoga ..." She'r.
Ichida yozishmalar uchun sarlavha Hujjat turini, muallif va muxbirlarning turlarini, agar ular bitta masalaga tegishli bo'lsa, tarkibini, shuningdek, ilovalar, yozuv yozuvlari va boshqa xususiyatlarning mavjudligini, masalan:
M.S.ning xatlari. Brodskiydan J. Herta.
Maktublar K.I. Satpayevning rafiqasi T.A. Satpayeva (nee Koshkina).
Ichida albom nomi albom muallifini va yozuvlar, fotosuratlar va boshqa materiallarni o'zlarining mualliflari bilan birga ko'rsatib o'ting, shuningdek albomning tashqi xususiyatlarini tavsiflang, masalan:
Albom N.V. Paganuzzi, Fan tog'lariga, Hisor tizmasiga ekspeditsiyalar fotosuratlari bilan.
Ichida daftarlarga borish ish turini va muallifni ko'rsating, masalan:
Daftarcha M.E. Zuev-Ordynts.
Kitoblarda, albomlarda va boshqa materiallarda shaxsiy kelib chiqishi mablag'lari sovg'alar yozuvlari bo'lgan hollarda tuziladi sovg'a yozuvi sarlavhasi, bu yozuvning muallifini, muxbirni (kimga mo'ljallangan) va u nimaga qilinganligini ko'rsatadi, masalan:
J. Herth va R. Tamarina L.S. tomonidan berilgan xayriya yozuvlari. Sentsovoy.
Biografik, rasmiy, mulkiy va uy-ro'zg'or materiallari, shuningdek jamoat ishlari va kundalik tabiatga oid materiallar sarlavhalari hujjatlar yoki ishlarning turlarini, muallifni, materiallarning qisqacha mazmunini va xususiyatlarini: mualliflik huquqi tahriri, gazeta parchalari va boshqalarni, masalan:
M.D.ning ishiga sharhlar. Balikkina. Gazeta kesish.
Ichida foto taglavhalari hujjat turini, voqea tasvirlangan shaxslarning ism-familiyalari va ismlarini, masalan:
Fotosurat E.A. Buketova.
Agar fotosuratga sovg'alar yozuvi qo'yilgan bo'lsa, bu sarlavhada ular murojaat qilingan shaxslarni ko'rsatgan holda ko'rsatiladi, masalan:
V. Badikov surati, E. Belitskaya-Pichuginaning bag'ishlangan yozuvi bilan.
Ichida chizmalar, eskizlar, chizmalar, printlar uchun sarlavhalar materiallarning tabiatiga qo'shimcha ravishda, ular muallifni, muxbirni ko'rsatadi, tasvirning tavsifini beradi, shuningdek sovg'a yozuvlari va boshqa xususiyatlarning mavjudligini ta'kidlaydi.
Maktub J.K. Bekturov noma'lum shaxsga Nurjonning murojaatnomasi bilan.
To'liq saqlanmagan materiallarni tavsiflashda ularning to'liqligini ko'rsating: ko'chirma, to'liq bo'lmagan matn, tugallanmagan matn, masalan:
J.K. Bekturov. "Sakenning so'nggi kunlari". Hikoya. Xulosa.
Yu.G.ning xati. Popova E. Mustafin. Oxir-oqibat.
Materiallarni yozish yoki ko'paytirish usulini aniqlashda quyidagilar ko'rsatiladi:
Avtograf yoki qoralama avtograf;
Yozma yoki qo'lda yozilgan nusxa;
Fotosurat yoki fotokopiya;
Jurnallar, gazetalar va hokazolarning parchalari.
Shaxsiy kelib chiqish holatlari va hujjatlarni tavsiflashda dastlabki tavsif kartochkalari tuzilishi mumkin, ularning asosida arxivning ilmiy-ma'lumot apparatini yaratish bo'yicha ishlar davom ettiriladi.² Arxivni inventarizatsiya qilish  - arxiv fondini saqlash, yig'ish uchun mo'ljallangan va ularni hisobga olish va ularning mazmunini oshkor qilish uchun mo'ljallangan tizimli ro'yxatini o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi.
Inventarizatsiya funktsiyalari:
Hujjatlarning tarkibi va mazmunini ochib beradigan ma'lumotlar;
Fond ichidagi holatlar sonini hisobga olgan holda buxgalteriya hisobi;
Omonatchi tuzilmasiga yoki uning faoliyatining asosiy yo'nalishlari va muammolariga muvofiq fond ichidagi ishlarni tizimlashtirishni tasniflash.
Axborot funktsiyasi inventarizatsiya ishning nomi kabi muhim elementni tuzishda, hujjatlar turlarining tarkibini va saqlash birligining tarkibini ochishda har bir holatni kartochkalarda tasvirlash jarayonida amalga oshiriladi. Arxivning inventarizatsiyasi, to'ldirilgan va to'g'ri bajarilganligi fondning hujjatlari tarkibi va tarkibi to'g'risida to'liq tasavvur beradi. Buxgalteriya funktsiyasi inventarizatsiya bu fonddagi saqlash birliklarining sonini ko'rsatishdir. Bu hujjatlarning saqlanishini, fond hajmining o'zgarishini nazorat qilishni ta'minlaydi. Bundan tashqari, ishlarning seriya raqamlari mavjudligi ham tadqiqotchilar uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni tezkor izlashga yordam beradi. Tasniflash funktsiyasi inventarizatsiya fondda ishlarning eng oqilona va mantiqiy tartibini aks ettiradi va aks ettiradi. Arxiv fondi tarkibidagi hujjatlar va fayllarni tasniflash ularni tashkil etuvchi fondning tarixan tuzilgan tuzilmasiga yoki uning faoliyatining asosiy yo'nalishlari va muammolariga muvofiq ilmiy guruhlanishini anglatadi. Ro'yxat tavsiflovchi maqolalar, xulosa yozuvlari, guvohlar varag'i va ma'lumotnomadan iborat. Ta'rif ob'ekti saqlash birligi.
Inventarizatsiya quyidagicha tuziladi:
Doimiy saqlash uchun,
Vaqtincha (10 yildan ortiq) saqlash holatlari;
Kadrlar ishlari;
Maxsus ommaviy axborot vositalarida hujjatlar;
Arxivga kiritilgan idoraviy va xizmatga oid nashrlar.
Arxiv zaxiralarini tuzish va loyihalash qoidalari.At inventarizatsiya qilish asosiy hujjat - ishlarning klerikal nomenklaturasi. Inventarizatsiyani tuzishdan oldin, ishning sarlavhasi uning tarkibidagi hujjatlar nomenklaturasiga muvofiqligini, ishni ro'yxatga olishning to'g'riligini, ishdagi hujjatlarning to'g'riligini tekshirish kerak.
Inventarizatsiyani ro'yxatdan o'tkazish uchun qoidalar yoki asosiy talablar:
Inventarizatsiyadagi saqlash bo'linmalarining raqamlanishi ishlarni tizimlashtirishga muvofiq amalga oshiriladi, bu holda, ko'p hajmli holatlarda, har bir holat yoki uning hajmi inventarizatsiyada o'z saqlash zaxirasi ostida qayd etiladi;
Inventarizatsiyadagi saqlash birliklarini tizimlashtirish nomenklaturadagi ishlarni tizimlashtirishga mos kelishi kerak;
Inventarizatsiyaning tavsif maqolalari unga kiritilgan ishlarning sarlavhalariga to'liq muvofiq ravishda to'ldiriladi;
Xuddi shu sarlavhalar bilan ishlar ro'yxatiga kirishda birinchi yozuvda ishning to'liq ismi ko'rsatiladi, boshqa barcha shunga o'xshash holatlar SAME so'zlari bilan ko'rsatilgan, ularning boshqa barcha ma'lumotlari ro'yxatga to'liq kiritiladi;
Inventarizatsiyaning har bir yangi varag'ida sarlavha to'liq hajmda takrorlanadi, hatto ishning yagona nomi davom ettirilsa ham;
"Nota" ustuni pensiya yoki ishning jismoniy holatini belgilash uchun ishlatiladi;
Idoraviy arxivdagi inventarizatsiya muassasaning tarkibiy bo'linmalarining inventarizatsiyalari, ularning ahamiyatiga muvofiq muassasaning yagona fondini tizimlashtirish tuzilmasi asosida tuziladi; bitta holatga kiritilgan bir necha yillarga oid hujjatlar ushbu ro'yxat bo'yicha ish belgilangan sana bo'yicha qayd etiladi;
Inventarizatsiya bo'yicha ishlarning raqamlanishi to'rt xonali sondan oshmasligi kerak, oxirgi raqam - 9999;
Inventarizatsiyadagi ishlarni tizimlashtirish xronologiyada, uning ichida - muassasa tuzilishida afzalroqdir;
Har bir to'ldirilgan inventarizatsiya o'z raqamini fond ro'yxati va tovar-moddiy zaxiralar reestriga muvofiq oladi;
Korxonaning tarkibiy qismlari inventarizatsiyasi asosida inventarizatsiyani tuzishda, tarkibiy bo'linmaning inventarizatsiyasining 2 nusxasi, idoraviy arxivda to'plangan yillik yig'ma inventarning 4 nusxasi, uzoq muddatli (20 yildan ortiq) saqlash inventarizatsiyasining 2 nusxasi, kadrlar zaxirasining 3 nusxasi tuziladi;
Xodimlar inventarizatsiyasini tuzishda undagi hujjatlar quyidagi ketma-ketlikda tartibga solinadi: birinchi navbatda xodimlar to'g'risida buyruqlar, keyin xodimlar ro'yxati, undan keyin xodimlarning shaxsiy kartalari, shaxsiy hujjatlar, shaxsiy hisobvaraqlar va ish haqi yozuvlari, jamg'arib boriladigan pensiya jamg'armalariga majburiy majburiy va ixtiyoriy to'lovlar va davlat sug'urta fondiga majburiy ijtimoiy to'lovlar bo'yicha to'lov hujjatlari va baxtsiz hodisalar to'g'risidagi hisobotlar;
Shaxsiy hujjatlar alfavit tartibida tizimlashtiriladi va egasining ishdan bo'shatilgan yiliga muvofiq ro'yxatga kiritiladi;
Doimiy, uzoq muddatli saqlash va xodimlarning zaxiralari ularning soniga muvofiq alohida saqlanadi.
Tuzilishi Muassasa reestriga bir qator hujjatlar kiradi:
Yillik tarkibiy inventarizatsiya tarkibiy bo'linmada tuziladi;
Yillik xulosa inventarizatsiyasi arxiv tomonidan tuziladi;
Shundan kelib chiqqan holda, davlat arxivida hujjatlar va inventarizatsiya o'tkazilgandan so'ng, muassasaning qisqacha tavsifi tuziladi - alohida doimiy saqlash va xodimlar.
Inventarizatsiyaning tarkibiy qismlari quyidagilardan iborat:
Sarlavha sahifasi;
Kirish so'z
Aslida inventarizatsiya qilish;
Qisqartirishlar ro'yxati;
Ko'rsatkichlar;
Konversiya jadvallari;
Bibliografiya;
Terminologik lug'at;
Sertifikatlashtirish varaqasi.
Sarlavha sahifasiarxivning to'liq nomi, donorning nomi, fondning nomi, fond raqamlari, inventarizatsiya, inventarizatsiya nomi, inventarizatsiyaga kiritilgan hujjatlarning muddati ko'rsatilgan. Ichida muqaddimafond yaratuvchisi, fond haqida ma'lumot beriladi, uning hujjatlari tarkibi va mazmuni, inventarizatsiya uchun ma'lumotnoma-apparat tarkibi haqida ma'lumot beriladi. Inventarizatsiyaning asosiy matni uning tavsiflovchi maqolasini o'z ichiga oladi. Unda saqlash birligining seriya raqami, hisob birligi, ofis indekslari yoki eski inventarizatsiya raqami, saqlash birligining sarlavhasi, hisob birligi, hujjatlarning oxirgi sanasi, saqlash birligidagi varaqlar soni, tili, haqiqiyligi / nusxasi raqami, takrorlash usuli, hujjatlarning saqlanish darajasi, tashqi xususiyatlar ko'rsatilgan. . Agar juda qimmatli hujjatlar bo'lsa, ularning izohlarining tavsiflovchi maqolalariga kirish mumkin.