Maxsus tarix fanidan

1.2. Arxiv inventarizatsiyasi
Qisqartirishlar ro'yxati inventarizatsiyadan faqat ma'lum bir muassasaga xos bo'lgan so'zlar va atamalarning qisqartirishlari mavjud bo'lsa, joriy etiladi. Ko'rsatkichlar inventarizatsiya predmetini kerakli tushuntirishlar va saqlash birliklarini ko'rsatgan holda ochib beradi. Mavzu, nominal, geografik, xronologik va boshqa ko'rsatkichlar mumkin. Ehtiyojga qarab, ular kar yoki izohli bo'lishi mumkin. Konversiya jadvallarizaxiralarni qayta ishlashda yangi saqlash birligi raqamlarini eski raqamlarga aylantirish uchun foydalaniladi. Ular bir vaqtning o'zida yangi va eski inventarizatsiya raqamlarini ko'rsatadi va shu bilan yangi inventarizatsiya bilan ishlashni osonlashtiradi.
Bibliografiya fond hujjatlaridan foydalanish darajasini, ularning nashrlari to'g'risida ma'lumot berishlarini, bosma va bosma bo'lmagan materiallarda, shu jumladan ilmiy va ma'lumotnoma apparatlarida eslatib o'tish darajasini belgilaydi. Terminologik lug'at inventarizatsiya va unda mavjud bo'lgan hujjatlar uchun mablag 'ishlab chiqaruvchi uchun maxsus shartlar mavjud bo'lganda joriy etiladi. Guvohlar varaqasiinventarizatsiya to'g'risidagi umumiy ma'lumotlar, uning raqamlangan varaqlari soni, undagi saqlash birliklari soni, birinchisidan oxirgi raqamgacha, inventarizatsiya tarkibidagi o'zgarishlar to'g'risida. Sertifikatlashtirish varag'iga inventarizatsiya tuzuvchisi tomonidan imzolanadi. Inventarizatsiyadagi ichki o'zgarishlar bilan u ushbu o'zgarishlarni ushlaydi, masalan:
1 dan 185 gacha 185 (bir yuz sakson besh) ish inventarizatsiyaga kiritilgan.
Muallif: ______________ Sana.
Arxiv katalogi  - tanlangan tasniflash sxemasiga muvofiq arxiv hujjatlari to'g'risidagi ma'lumotlar joylashgan arxiv ma'lumotnomasi. Arxiv ma'lumotnomasi sifatida katalogning o'ziga xos xususiyati shundan iboratki, katalogdagi ma'lumotlar odatda kartalarga joylashtiriladi. Turli xil kataloglar to'plami arxiv katalog tizimini tashkil qiladi. Arxiv hujjatlarini kataloglashtirish - kataloglarni tayyorlash, yaratish va yuritish bo'yicha ishlar majmui. U quyidagilardan iborat:
Katalog turiga oid ta'riflar;
Unda hujjatli ma'lumotlarni tasniflash sxemasini ishlab chiqish;
Kataloglashtirish uchun hujjatli ma'lumotlarni aniqlash va tanlash;
Katalog kartalaridagi hujjatlashtirilgan ma'lumotlarning tavsifi;
Indekslash indeks kartalari;
Kartalarni tizimlashtirish va kataloglashtirish.
Kataloglashtirishda tabaqalashtirilgan yondashuv amalga oshiriladi:
Arxiv kollektsiyalari va ularning tarkibiy qismlarini tanlash ketma-ketligi ularning ahamiyati darajasiga qarab belgilanadi;
Kerakli holatlar, hujjatlar, ulardan ma'lumotlar tanlanadi;
Yaratilgan katalogga qarab, hujjat ma'lumotlarini tavsiflash uchun turli xil usullar qo'llaniladi.
Katalog turini aniqlashda quyidagilar hisobga olinadi:
Arxivning darajasi va holati;
Jamg'armalarning tarkibi, tarkibi, tarkibi, rivojlanish darajasi;
Hujjatlardan foydalanishning intensivligi va vazifalari;
Boshqa arxiv ma'lumotnomalarining mavjudligi va sifati;
Arxivning kadrlar va moddiy-texnik imkoniyatlari.
Arxiv kataloglari tizimi.Katalog arxivning hujjatli tarkibini to'liq aks ettirishi, eng ko'p talab qilinadigan hujjatlarni izlashning kaliti bo'lib xizmat qilishi kerak. Arxiv fayllari shkafi doimiy, uzoq muddatli (10 yildan ortiq), qisqa muddatli (10 yilgacha) fayllar va kadrlar hujjatlari uchun ajratish uchun arxivda qayta ishlangan fayl kabinetiga asoslanishi mumkin. Direktsiyalar mantiqiy yoki alifbo tuzilishi asosida qurilishi mumkin. Birinchisi tizimli, tematik, xronologiklarni o'z ichiga oladi. Ikkinchi - mavzu: nominal va geografik.
Kataloglarni tasnifi
Kiritilgan: http://www.allbest.ru/
Kataloglarning eng keng tarqalgan turlari:
- tizimli - jamiyat bilimlari va amaliy faoliyati sohalari bo'yicha;
- tematik - mavzular, sarlavha, sarlavha, sarlavha bo'yicha;
- muassasalar tarixi bo'yicha alifbo tartibida, tarmoqlar, yurisdiktsiya, muassasalarning turlari bo'yicha;
- ma'muriy bo'linishlar tarixi bo'yicha ma'muriy-hududiy birliklarning turlari bo'yicha va ularning ichida - nomlarning alifbosi bo'yicha;
- xronologik - voqealar xronologiyasiga ko'ra yoki hujjatlarni tanishtirishda yoki voqealar sodir bo'lgan vaqtga ko'ra -  alifbo tartibida hujjatlarda ko'rsatilgan shaxslar yoki hujjatlar mualliflari tomonidan;
- geografik - alfavit bo'yicha geografik va topografik xususiyatlarni;
- idoraviy xodimlar- arxivga topshirishda ish staji, ish haqi, pensiyalarni hisoblash uchun boshqa ko'rsatkichlar to'g'risidagi ma'lumotlardan ism katalogini tuzishda foydalanish mumkin;
- fond nomlari - Mablag'larning ko'pligi bilan mablag'lar, ularning nomlari, raqamlari va muddatlari bilan dastlabki tanishish uchun foydalanish mumkin. Barcha kataloglar yagona arxiv katalog tizimiga birlashtirilgan. Katalogning ma'lum bir turini yaratish uni tasniflash sxemasini ishlab chiqish bilan boshlanadi. Qabul qilingan xalqaro hujjatda: universal o'nlik tasnifi; yo'g'on ichak tasnifi. Tasniflash sxemasini tanlash arxiv hujjatlarining tarkibi va ulardan foydalanish vazifalari bilan belgilanadi.³ Ular to'liq havolalarni (indekssiz kontseptsiyadan indeksli kontseptsiyaga) va bog'liq tushunchalarni bog'lash uchun qisman havolalarni (qo'shimcha) o'z ichiga olgan yo'naltirish tizimi bilan o'zaro bog'liqdir. Ichki tomondan - arxiv hujjatlariga, aniq bir muammo, muayyan masala bo'yicha arxiv hujjatlari tarkibini to'liq aks ettirish mumkin.
70-yillarning oxiridan beri Sovet arxivshunosligida SSSR davlat arxivlarining tizimli kataloglarida hujjatli ma'lumotlarning yagona tasniflash sxemasi qo'llaniladi (M., 1978). Sxema mantiqiy struktura asosida qurilgan, unda bo'linmalar bilim sohalari va jamiyat tomonidan taqdim etiladi. Davlat darajasidagi ushbu tarmoqlar quyidagilar:
Davlat qurilishi. Davlat hokimiyati. Davlatni himoya qilish.
Ijtimoiy va siyosiy hayot.
Milliy iqtisodiyot.
Madaniyat. Ilmiy. Sog'liqni saqlash
Bitta tasniflash sxemasidagi har bir soha (bo'lim) bo'lim deb ataladi. Har bir bo'limning alohida bo'limlari, bo'limlari va bo'limlari va kichikroq bo'limlari bor. Arxiv fondi hujjatlarini kataloglashtirishda yagona tasniflash sxemasi tuzilishini batafsil o'rganish, qaysi bo'lim, bo'linma va boshqalarni aniq belgilash kerak. mantiqan, hujjatlarda ifoda etilgan bu yoki boshqa tushunchani hisobga olish mumkin. Kataloglashtirish uchun hujjatli ma'lumotlarni tanlab olish va saralash arxiv kollektsiyalarining tematikasini ishlab chiqish paytida ham, hujjatlarni aniqlash va tavsiflash uchun boshqa ish turlari bilan bog'liq bo'lgan kataloglashtirish paytida ham amalga oshiriladi. Kataloglashtirishda muhim voqealar, faktlar, davr, ma'lum bir tarixiy davr, voqea yoki muayyan hududda, mintaqada va boshqalarda aks ettirilgan hodisalarga alohida e'tibor beriladi. Aniqlangan ma'lumotlar katalog kartalarida hujjatli, unitar, guruh tavsiflari darajasida tavsiflanadi. Agar hujjat asosida tavsiflangan bo'lsa, bitta hujjat to'g'risidagi ma'lumotlar, bitta holda - saqlash birligi, guruh bilan - tematik, mantiqiy, xronologik jihatdan bog'liq bo'lgan saqlash birligi yoki hujjatlar guruhi haqida ma'lumot beriladi.
Natijada, hujjatning bir qismi, hujjat, hujjatlar guruhi, saqlash birligi, saqlash birligi darajasida tasvirlash mumkin.
Katalog kartasi quyidagi fazilatlarni o'z ichiga oladi:
Tasniflash bo'limi indeksi;
Tadbir o'tkaziladigan sana va joyni ko'rsatish;
Axborot haqida ma'lumot (tarkibning tavsifi);
Arxiv nomi;
Jamg'arma nomi;
Hujjatning arxiv kodi (fond raqami, inventarizatsiya, saqlash birligi, varaq);
O'yin usuli;
Muallifning familiyasi;
Tuzilgan sana;
Ba'zi hollarda, izoh kartaning orqa tomoniga xalaqit berishi mumkin.
Arxiv kataloglari doimiy ravishda yangi ma'lumotlar bilan to'ldirilib boriladi. Tegishli tadbirlardan biri kataloglashtirish bo'lib, quyidagilarni o'z ichiga oladi:
Ishlarni ilmiy va uslubiy ta'minlash;
Indekslash kartalari;
Ularni indekslar va sarlavhalar bo'yicha tizimlashtirish;
Katalogga mos yozuvlar apparatini tuzish;
Kataloglarni takomillashtirish;
Kataloglashtirish va kataloglardan foydalanishning buxgalteriya shakllarini yuritish.
Katalogga kiritilgan kartalar indekslangan bo'lishi kerak, ularga indeks qo'yilishi kerak - belgilar, til elementlari, harflar, raqamlar, belgilar, ularning maqsadi hujjatlarda qayd etilgan ma'lumotlarning mazmunini uzatish, tasniflash sxemasida bo'linish o'rnini belgilash va ushbu bo'linmalar o'rtasidagi o'zaro bog'liqlikni aniqlashdir.
Ular katalogdagi kartalarning joylashishini aniqlashga xizmat qiladi. Ularni tizimlashtirish indekslarga muvofiq harflar va raqamlar tartibida amalga oshiriladi. Kataloglarni doimiy ravishda takomillashtirish tasniflash sxemasini takomillashtirish, ularning mazmuni va dizaynini tekshirish, tavsiflarni takomillashtirishni o'z ichiga oladi. Natijada, kataloglar ikkinchi o'rinda bo'lishi kerak, inventarizatsiya qilinganidan keyin arxivlangan ma'lumotnoma ahamiyati bo'yicha ma'lumotnoma. Arxiv qo'llanmasi  - arxiv fondlari to'g'risida tizimli ravishda tavsiflangan yoki qisqacha ma'lumotlarga ega bo'lgan va uning tarkibi va tarkibi bilan tanishish uchun mo'ljallangan arxiv qo'llanmasi. Qo'llanmalar Qozog'iston Respublikasi Milliy arxiv fondi, bir guruh arxivlar, arxivlar va bir qator arxiv fondlari darajasidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Bunga qarab, qo'llanmalar quyidagilarga bo'linadi.
Arxiv fondlari qo'llanmasida;
Arxiv fondlariga tezkor ma'lumot;
Arxiv fondlari bo'yicha tematik qo'llanma;
Arxiv ma'lumotnomasi.
Arxiv fondlari bo'yicha qo'llanma fond darajasida arxiv tarkibini belgilaydi. Unda arxiv fondlarining xususiyatlarining tizimli ro'yxati, shu jumladan fondning nomi, soni, hajmi, uning oxirgi sanasi, tarixiy ma'lumotlar, izohlar, bibliografiya mavjud.
Arxiv fondlariga tezkor ma'lumot fond qo'llanmasidan ko'ra ko'proq umumiy yoki torroq tematik xarakterdagi arxiv fondlari to'g'risida ma'lumot beradi. Unda mablag'larning nomlari va ular to'g'risida qisqacha ma'lumotlar ko'rsatilgan. Bularga mablag'larning soni, hajmi va tugash sanasi kiradi. Direktsiyalar izohli va yozilmagan bo'lishi mumkin. Arxiv fondlarining tematik qo'llanmasi Muayyan mavzu bo'yicha aniqlangan mablag'lar haqida ma'lumot beradi. Unda mavzularga muvofiq fondning nomi, raqami, uning haddan tashqari sanalari, mavzu bo'yicha hujjatlarni o'z ichiga olgan inventarlar soni, fond uchun ilmiy-ma'lumot apparatlari, annotatsiyalar, bibliografiya ko'rsatilgan. Bundan tashqari, fond yaratuvchisi tarixi va hujjatlardan foydalanish va ulardan foydalanish shartlari to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilishi mumkin. Arxivlar bo'yicha qo'llanmada Qozog'iston Respublikasi Milliy arxiv fondidan boshlanib, bir guruh arxivlar bilan bir qator arxivlar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud. Arxiv tarkibini, arxivlar guruhini, Qozog'iston Respublikasi Milliy arxiv fondining tarkibini uning to'liq yoki alohida qismlarining omborlari tomonidan belgilaydi. Ushbu qo'llanmada arxivning xususiyatlari arxivning nomi va manzili, hujjatlarning turlari to'g'risidagi ma'lumotlar, tarixiy ma'lumotlar va izohlar mavjud. Bundan tashqari, arxivning bibliografiyasi haqida xabar berish mumkin. Bunday qo'llanmaning oldida turgan vazifalarga qarab, umumiy yoki tematik bo'lishi mumkin. Qo'llanmalarni tayyorlashda u uchun mo'ljallangan mablag'lar, fayllar va hujjatlarni tanlash, ma'lumotni tanlash, ma'lumotlarning maqbul tarkibi va to'liqlik darajasini aniqlashdan iborat bo'lgan tabaqalashtirilgan yondashuv qo'llaniladi. Qoida tariqasida, qo'llanmalarda ma'lumotlar sobiq sovet, sovet, postsovet davrlari fondlari to'g'risidagi ma'lumotlarga bo'linadi. Ichkarida, ularning materiallari tarixiy va mantiqiy joylashtirilgan. Sayohat bo'yicha qo'llanmamablag'lar va hujjatlarning tavsifini beradigan asosiy qismdan va ma'lumot sahifasidan, sarlavha sahifasidan, tarkibiy jadvaldan, kirish so'zidan, qisqartmalar ro'yxatidan, indekslardan iborat. Qo'llanmalarni tuzishda ular uchun asosiy talab aks ettirilgan ma'lumotlarning to'liqligi, ma'lumotlarning mavjudligi (arxiv, fond, inventarizatsiya, saqlash birligi) va zarur bo'lganda hujjatlarga izohlar berishdir. Qo'llanmalar, asosiy arxiv fondlari to'g'risidagi ma'lumotlarga qo'shimcha ravishda, ajratilmagan fondlar to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi mumkin. Arxiv qo'llanmalarida nafaqat umumiy bibliografiya ma'lumotlari, balki arxiv hujjatlari yoki ular to'g'risidagi xabarlarning nashr etilishini ham ko'rsatadigan keng qamrovli bibliografiya bo'lishi mumkin. Arxiv hujjatlariga umumiy nuqtai - arxiv hujjatlarining tarkibi, tarkibi va shaxsiy arxiv hujjatlarining qidiruv ma'lumotlari to'g'risidagi tizimli ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv ma'lumotnomasi, zarurat tug'ilganda, ularning manbalari tahlili bilan to'ldiriladi. Sharhlar bo'lishi mumkin aktsiyadorlik va tematik. Arxiv fondining tahlili fond hujjatlarining tarkibi va tarkibi va ularni manbali o'rganish bo'yicha tizimli ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Hujjatlarni tematik ko'rib chiqishma'lum bir mavzu bo'yicha bir yoki bir nechta arxiv kollektsiyalari hujjatlari tarkibi va tarkibi va ularni manbali o'rganish bo'yicha tizimli ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.