Guruhlar ishini tashkil qilish. Barcha ishchilar maxsus tayyorgarlikdan o‘tganidan so‘ng ularning javobgarligini oshirish lozim. Odatda bo‘linma faoliyatini takomillashtirish bo‘yicha guruh o‘zining rivojlanishida uch bosqichni bosib o‘tadi: 1) anglash va o‘rganish; 2) tushunish; 3) muammoni hal qilish va qarorlarni qabul qilish.
Anglash va o‘rganish bosqichi quyidagi aspektlarni qamrab oladi:
Tashkilotning maqsadlarini tushunish.
Faoliyatni yaxshilash jarayonini tushunish.
"Bexato ish" standartini faoliyatning me’yori sifatida qabul qilish.
Ma’lumotlarni to‘plash va turkumlash usullari.
Muammolarni aniqlash usullari ("aqliy hujum" usuli va boshqalar).
Muammolarni tahlil qilish usullari (sabab - oqibat diagrammalari va Pareto diagrammalari, ekspert guruhning yuzaga kelgan vaziyatni tahlil qilishi, gistogrammalar).
Natijalarni hujjatlar ko‘rinishida tahlil qilish (grafiklar, jadvallar, rahbariyatga dokladlar).
Baholash natijalari.
Nazorat raqamlari va tanlanma nazorat.
Tushunish bosqichi. Bo‘linma faoliyatining tahlili (BFT) bo‘linma ishchilariga ularning faoliyatni yaxshilash jarayonida egallagan mavqeini anglashlariga ko‘maklashadi. Tahlil bo‘linmaning faoliyatini baholash, ishning asosiy turlarini aniqlash va bu turlarning har birini batafsil ko‘rib chiqish imkonini beradi. Bunda ta’minotchilar iste’molchilar va bo‘linma o‘rtasidagi munosabatlarga asosiy e’tibor qaratiladi.
BFT davomida bo‘linma faoliyatini takomillashtirish guruhi tegishli hujjatni ishlab chiqadi. BFT ning tayanch g‘oyasi shundaki, barcha bo‘linmalar va ta’minotchilardan xom ashyo, materiallarni oladilar, ularni qayta ishlab, qo‘shimcha qiymatni yuzaga keltiradilar va mehnat natijalari bilan iste’molchilarining talabini qondiradilar. Bunday konsepsiyaga ko‘ra, har bir ishchi boshqa ishchi mehnatining natijalarini qabul qiladi va o‘z mehnatining natijalaridan foydalanadigan iste’molchisiga ega bo‘ladi. Bunday zanjirdagi har bir ishchi o‘z mehnatining sifati uchun javobgar bo‘ladi.
Tahlildan oldin maxsus shakl to‘ldirilib, unda bo‘linma faoliyatining maqsadi va bajarilgan ishlarning ro‘yxati ko‘rsatiladi. Rahbar o‘zining bo‘ysinuvchilariga bo‘linmaning vazifasini ma’lum qiladi va muhokama o‘tkazadi. Muhokamada bildirilgan takliflar yuqori rahbariyatga ko‘rib chiqish uchun yuboriladi. SHundan so‘ng, bo‘linmada bajariladigan asosiy ishlarning ro‘yxati tuziladi. Ro‘yxatda quyidagi tadbirlar keltirilishi mumkin:
Marketing tadqiqotlarini o‘tkazish.
Mahsulot tannarxini hisoblash.
Ishchilardan intervyu olish.
Bashoratlarni ishlab chiqish.
Mahsulotni foydalanishga tayyorlash yuzasidan boshqaruvni tashkil qilish.
Iste’molchilarning shikoyatlarini ko‘rib chiqish.
Sinov jihozini loyihalash.
Axborotning maxfiy saqlanishini ta’minlash.
Ishlarning asosiy turlari o‘ntadan oshmasligi kerak. So‘ngra har bir ish turining tuzilishi batafsil ko‘rib chiqiladi.
Eng avvalo, barcha boshlang‘ich ma’lumotlarning ro‘yxati tuziladi. Ma’lumotlar deganda, ham shaxsiy ma’lumotlarni, ham axborotning turli ko‘rinishlarini va energiya resurslarini tushunish mumkin. Har bir ma’lumot unga qo‘yilgan talablarning aniqligi, "ta’minotchi" bilan teskari aloqaning amalga oshirilishi nuqtai nazaridan tadqiq qilinadi. "Ta’minotchi" bilan teskari aloqa yoki uning ish natijalariga talablarni o‘rnatish tizimlari tarkib toptirilishi kerak. "Ta’minotchi" bo‘linmaning unga qo‘yayotgan talablarini bilishi zarur, chunki ushbu talablar ta’minotchiga korxona uning mehnat natijalaridan qanday foydalanayotganini bilish imkonini beradi.
Keyin bo‘linma boshlang‘ich ma’lumotning qimmatini oshirish maqsadida o‘z faoliyatining tuzilishini aniqlashtirib olishi kerak. SHundan so‘ng, muayyan ishning pirovard natijasi aniqlanadi: "u qanday shaklda ifodalanadi va uning "iste’molchisi" kim?" degan savolga javob izlanadi.
"Iste’molchi" nuqtai nazaridan har bir ishning natijalariga talablarni belgilash keyingi bosqich hisoblanadi. Bu bosqich faoliyatni takomillashtirish guruhining "iste’molchi" bilan hamkorlikdagi yig‘ilishida amalga oshadi. Aynan "iste’molchi" bo‘linmadan nimani kutishini ma’lum qiladi. Tashkilot doirasida "iste’molchi" va "ta’minotchi" orasida aloqalar ta’minlanishi kerak.
Ishning natijasiga talablar hamda ularni baholash mezonlari o‘rnatilganidan keyin "ta’minotchi" va "iste’molchi" o‘rtasida imzolanadigan hujjat tuziladi. Bunda ular hujjatning hamkorlikda tuzilganini va undagi shartlarni bajarishga rozi ekanliklarini tasdiqlaydilar. BFT ning oxirida quyidagi savollarga javob beriladi:
1. Keltirilgan faoliyat baholanadimi? Agar baholansa, u holda baholash mezonlari qaysilar? Agar baholanmasa, buning sabablari nimada?
Faoliyatni takomillashtirishga ehtiyoj sezilyaptimi? Agar ehtiyoj bo‘lsa, takomillashtirish tadbirlarining rejasini tuzishga qancha vaqt sarf bo‘ladi?
Bo‘linmada ishning berilgan turini bajarish uchun haftasiga necha soat sarflash talab qilinadi, shu jumladan: a) Hammasi bo‘lib ishga necha soat sarflanadi? b) Muammoning oldini olish choralari umumiy vaqtning qancha qismini tashkil qiladi? c) Ish natijalarini baholash umumiy vaqtning qancha qismini egallaydi? d) Umumiy vaqtning qancha qismi xato tufayli bekorga sarf bo‘ladi?
Tahlil natijalari har yarim yilda tekshirilishi va kamida ikki yilda bir marta qayta tahlil o‘tkazilishi lozim.
