Mavzu: hujjatlar nomenklaturasi

MAVZU: HUJJATLAR NOMENKLATURASI

REJA:

1. 
   Nomenklaturasi tushunchasi
   
2. 
   Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzish va hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirish
   
3. 
   Ish yuritishda hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirishga qo‘yiladigan talablar
   

Nomenklatura – ma’lum bir sohaga yo’naltirilgan hujjatlar jamlanmasi.

Tashkilotlarda yig’majildlarni to'g'ri rasmiylashtirish uchun va ularning xisobini olishda yigmajiddlar nomenklaturasi tuziladi.

Hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi tashkilotda yuritiladigan, belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko’rsatilgan holda tartibga solingan xujjatlar yig’majildlarining sarlavxalari ro’yhatidir.

Tashkilotning hujjat aylanmasi hujjatlarni ijro etish bosqichidan keyin tugallanadi.Biroqhujjatlarda ifodalangan axborot tashkilotning kelgusi ishida kerak bo‘ladi. Binobarin, hujjatlarni tizimga solish — boshqaruvni hujjatlar bilan ta’minlashdagi muhim vazifalardan biri. Hujjatlar arxivga topshirilgunga qadar shunday saqlanishi lozimki, ularni osongina topish, ularning butligini va saqlashning muayyan shart-sharoitlarini ta’minlash (yorug'likdari, changdan saqlash va sh.k.), shuningdek, ulardan g'ayriqonuniy foydalanishning oldini olish mumkin bo’lsin. Kundalik ish yuritishda hujjatlarni saqlashning belgilangan tartibini ta’minlash tashkilot arxiv fondini to‘g‘ri va to’liq shakllantirishning kafolatidir.

Hujjatlar yig'majildlarga joylanadi. Hujjatlar yig‘majildi — bir masalaga yoki faoliyat jabhasiga taalluqli bo'lgan, bir muqovaga ichiga joylangan hujjatlar majmui. Hujjatlar yig‘majildi shakllantirish — bu hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasiga muvofiq hujjatlar yig'majildlaridagi ijro etilgan hujjatlami guruhlarga bo‘lishdir.

Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi — tashkilotda yuritiladigan belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig'majildlari sarlavhalari ro‘yxatidir. Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi hujjatlarni asosli ravishda taqsimlash hamda yig'majildlarni shakllantirish, hujjatlarni izlash hamda yig‘majildlar hisobi yuritishini ta’minlash maqsadida tuziladi.

Tashkilotlarda tarkibiy bo’linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig'majildlari nomenklaturalari va ular asosida barchatashkilotlarning hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasji tuziladi.

Akademik litseylar va kasb-hunar kollejlari kadrlar bo‘limli yig'majildlarining taxminiy ro'yxati ilovada keltirilgan.

Tarkibiy tuzilmalar va jamoat tashkilotlari hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasi yetakchi mutaxassislar jalb qilingan holda, hujjatlar uchun javobgar shaxs tomonidan tuziladi, idoraviy arxiv bilan kelishiladi va uning rahbari tomonidan imzolanadi (7-ilova).

Hujjatlar yig’majildlari yig’ma nomenklaturasi ishlar boshqarmasi, umumiy bo’lim, kanselariya, kotib tomonidan tuziladi, tashkilotlarning markaziy ekspert (ekspert) komissiyasi (MEK, EK), so'ngra arxiv muassasasining ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) bilan kelishiladi va tashkilotlar rahbari tomonidan tasdiqlanadi.(8-ilovaga qarang)

Hujjatlarni davlat saqloviga topshirmaydigan tashkilotlar hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasini yuqori tashkilotning MEK (EK)si bilan kelishib olishadi.

Hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasini tuzishda namunaviy va taxminiy hujjatlar yig'majildi nomenklaturasiga, namunaviy va idoraviy ro'yxatlar saqlash muddatiga, idoraviy arxivlar ishlarining asosiy qoidalariga arnal qilinishi lozim.

Hujjatlar yig’majildlari nomenklaturasiga tashkilot ishlarining barcha hujjatlashtirilgan uchastkalarini aks ettiruvchi hujjatlar yig'majildi sarlavhalari, shu jumladan, ma’lumot va nazorat kartochkalari, shaxsiy hujjatlar yig^lmajildlari, hujjatlar yig‘ma- jildlari nomenklaturasi kiritiladi.

Har bir hujjatlar yig‘majildiga tarkibiy bodinma indeksidan (tarkibiy bodinmalar tasnifi bo‘yicha) hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi bo'yicha tartib raqamidan iborat bodgan indeks beriladi (masalan: 03—12). Hujjatlar yig'majildida bir nechta jildlar (qismlar) mavjud bodganda indeks har bir jildga „1 j, 11 j“ qo‘shimchasi bilan qo‘yib chiqiladi.

Tashkilotda kelgusi kalendar yilga hujjatlar yigdnajildlari nomenklaturasi kelgusi yilning oxirgi choragida, belgilangan shaklda tuziladi, zarurbodgan nusxada chiqariladi va 1-yanvardan boshlab harakatga tushiriladi. Hujjatlar yigdriajildi nomenklaturasi tashkilot funksiyalari va tuzilmalari o'zgargan taqdirda, biroq 5 yilda karnida bir marta qayta tuziladi va kelishib olinadi.

U har yili tegishli to‘g‘rilashlar bilan qayta tuziladi va tasdiq- lanadi. Tashkilot hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasining birinchi nusxasi ishlar boshqarmasida, umumiy bodimda, kan- 114 selariyada, kotibda saqlanadi, ikkinchisidan — ish nusxasi sifatida foydalaniladi, uchinchisi — idora arxivida turishi kerak, to'rtinchisi — hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasi kelishib olingan arxiv muassasasida qoladi.

Yil davomida tasdiqlangan hujjatlar yig‘majildlari nomenk- laturasiga hujjatlar yig'majildi yuritilganligi to‘g‘risidagi, yangi hujjatlar yig‘majildlari kiritilganligi to‘g‘risidagi ma’lumotlar kiritiladi. Yil oxirida unga turlari va yuritilgan hujjatlar yig‘majildlari to‘g‘risidagi yakuniy ma’lumotlar kiritiladi. Tashkilot hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvi tarkibiy bo‘linmalarning hujjatlar yig'majildlari nomenklaturasining yakuniy yozuvlari asosida tuziladi.