Mavzu: hujjatlar nomenklaturasi

Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasini tuzish va hujjatlar yig‘majildlarini shakllantirish

Hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturasi — tashkilotda yuritiladigan belgilangan tartibda rasmiylashtirilgan va ularni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan holda tartibga solingan hujjatlar yig‘majildlari sarlavhalari ro‘yxatidir.

Tashkilotlarda tarkibiy bo‘linmalar, jamoat tashkilotlarining hujjatlar yig‘majildlari nomenklaturalari va ular asosida — barcha tashkilotlarning hujjatlar yig‘majildlari yig‘ma nomenklaturasi tuziladi.

Hujjatlarning muhimlik qiymatini ekspertiza qilish.Hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish.Hujjatlar yig‘majildlari ro‘yxatlarini tuzish.Tashkilotlar ularning faoliyatida va tasarrufidagi tashkilotlar faoliyatida vujudga keladigan doimiy muddatda saqlanadigan hujjatlarning tanlab olinishini, hisobga olinishini, saqlanishini, ishlanish sifatini va ushbu hujjatlarni o‘z vaqtida davlat saqloviga berishni ta’minlaydilar.

Doimiy va uzoq vaqt (10 yildan ko‘proq) muddatda saqlanadigan hujjatlarni saqlash uchun tashkilotlarda idoraviy arxivlar tashkil etiladi yoki ularning funksiyalari boshqa tarkibiy bo‘linma (maxsus ajratilgan mansabdor shaxs)larga yuklanadi.

Doimiy va uzoq vaqt muddatda saqlanadigan tugallangan hujjatlar yig‘majildlari ma’lumot ishlari uchun tarkibiy bo‘linmalarda ikki yil davomida qoldiriladi, keyin esa tashkilotlar rahbarlari bilan kelishgan holda idoraviy arxivga topshiriladi.

Hujjatlarni idoraviy arxivga topshirishga tayyorlash quyidagilarni o‘z ichiga oladi: hujjatlarning muhimlik qiymati ekspertizasini o‘tkazish; hujjatlar yig‘majildlarini rasmiylashtirish; hujjatlar yig‘majildlarining ro‘yxatini tuzish; hujjatlar va hujjatlar yig‘majildlarini yo‘q qilishga ajratish to‘g‘risida dalolatnomalar tuzish.