Ma’lumotlarni kiritish va tahrirlash Reja: Ma’lumotlar resurslarini boshqarish

Access ma’lumotlar bazasini boshqarish tizimining asosiy elementlari

YUqoridagi aytilganlardan kelib chiqqan holda xulosa qilish mumkinki, ushbu amaliy dastur relyatsion turga mansub bo‘lib, u jadval ko‘rinishida ifodalangan ma‘lumotlar majmuasi bilan ishlashga mo‘ljallangan. Masalan, u mijozlar va ularning talablari yozilgan jadvallar orasida muayyan boyliklarni hosil qilish va uni boshqarish uchun ishlatilishi mumkin. Buning natijasida biz bir-biriga bog‘liq bo‘lgan ma‘lumotlar to‘plami bilan osongina ishlash imkoniyatiga ega bo‘lamiz.

Pusk (Start) tugmachasi orqali Programmi (Programs) bo‘limidan Microsoft Access, belgisini tanlagan holda ushbu dasturni ishga tushirsak, bir qancha imkoniyatlardan birini tanlashimiz mumkin bo‘ladi. Ular quyidagilar:

• 
  yangi ma‘lumotlar bazasini tashkil qilish;
  
• 
  ma‘lumotlarni Internet Explorer yordamida ko‘rib chiqish uchun ma‘lumotlar
  
• 
  ko‘rish sahifasini hosil qilish;
  
• 
  Access loyihasini yaratish;
  
• 
  oldindan tuzib quyilgan ma‘lumotlar bazasini yoki loyihani ochish.
  

Access loyihasi ma‘lumotlar bazasiga o‘xshash bo‘ladi, lekin unda ma‘lumotlar bilan to‘ldirilgan jadvallar bo‘lmaydi va u maxsus Microsoft SQL Server bilan bog‘langan bo‘lib, barcha kerakli jadvallar o‘sh erda saqlanadi. Undan foydalangan holda foydalanuvchi loyihalalrga o‘xshash ma‘lumotlar bazalarini tuzish va ularni boshqarish imkoniyatini olish mumkin.

Ma‘lumotlar bazasining asosini unda saqlanuvchi ma‘lumotlar tishkil qiladi va ular ob‘ektlar orqali boshqariladi. Ob‘ektlarning asosiy turlari quyidagilar:

Jadvallar (Tablitsi) – ma‘lumotlarni saqlash uchun xizmat qiladi;

Talablar (―Zaprosi‖) – ma‘lumotlarni tanlash shartlarini berishni ularga o‘zgarishlar kiritish uchun xizmat qiladi;

• 
  SHakllar (―Formi‖) – ma‘lumotlarni ko‘rish va tahrirlash uchun xizmat qiladi;
  
• 
  Sahifalar (Stranitsi) – HTML (gipermatn) shakltidagi fayllar, ular Access ma‘lumotlarini Internet Explorer brauzeri yordamida ko‘rish uchun ishlatiladi;
  
• 
  Hisobotlar (Otcheti) – ma‘lumotlarni umumlashtirish va chop qilish imkonini beradi;
  
• 
  Makroslar – bir yoki bir qancha operatsiyalarni avtomatik ravishda bajaradi.
  
• 
  Access ma‘lumotlar bazasiga kiritilgan har qanday ma‘lumot jadvallarda saqlanadi. Jadvallarning qatorlari ―yozuvlar‖, ustunlari esa ―maydonlar‖ deb ataladi.
  
• 
  So‘rovlar jadvallardan ma‘lumotlarni bir yoki bir necha kriteriylar (ko‘rsatgichlar) asosida tanlab olish uchun ishlatiladi. Jadvallar soni ham bir yoki bir nechta bo‘lishi mumkin. Masalan, so‘rovlardan foydalangan holda quyidagi savollarga javob olish mumkin:
  
• 
  Oxirgi kvartalda har bir mahsulotdan qanchadan sotildi?
  
• 
  Oxirgi oyda qancha yangi mijozlar murojaat qilishdi?
  
• 
  Qaysi korxonadan qancha mahsulot keldi?
  

Misol uchun agar jadvalning nomlar yozilgan ustunidan foydalangan holda undagi Akrom Alimovga tegishli barcha yozuvlarni ajratib olish mumkin. Buning uchun Nomlar ustunining ―Usloviya otbora‖ (Tanlov shartlari) deb nomlangan qatoriga Akrom Alimov deb yozish kerak bo‘ladi.

So‘rovlar konstruktorining imkoniyatlari faqatgina tanlovni amalga oshirish bilan chegaralanmaydi. U orqali quyidagi so‘rovlarni ham amalga oshirish mumkin:

―Perekrestniy Zapros‖ (xilma – xil jadvallardan foydalangan holda amalga oshiriladigan so‘rov) – u orqali ma‘lumotlarni umumlashtirish mumkin bo‘ladi. Masalan, oldingi kvartalda har oyda har bir mahsulot bo‘yicha sotuv hajmi qancha bo‘lishini aniqlashimiz mumkin.

―Zapros na sozdanie tablitsi‖ (Jadval hosil qilish uchun so‘rov) – bunda so‘rov natijasida hosil bo‘lgan natijalar yangi jadvalga joylashadi.

―Zapros na obnovlenie‖ (YAngilanish so‘rovi) – bunday so‘rovlar vositasida jadvaldagi yozuv guruhlariga o‘zgartirishlar kiritish, ma‘lumotlarni tahrirlash yoki bir jadvaldagi ma‘lumotlarni boshqa jadvaldagi ma‘lumotlardan foydalangan holda o‘zgartirish mumkin.

―Zapros na dobavlenie‖ (qo‘shish maqsadidagi so‘rov) – bunday so‘rovlar bir jadvaldagi ma‘lumotlarni boshqasiga qo‘shishga imkon beradi.

―Zapros na udalenie‖ (Yo‘qotish uchun so‘rov) – bunday so‘rov jadvaldan yozuvlar guruhini yo‘qotish uchun xizmat qiladi.

SHakllar jadvaldagi ma‘lumotlarni ko‘rishni osonlashtirish yoki jadvalga ma‘lumotlar kiritish uchun ishlatiladi. Bunda jadvaldagi yozuvning barcha maydonlari shaklda ko‘rinib turadi. SHuning uchun ham ma‘lumotlarni tahrirlash ancha osonlashadi. SHakllar ham tegishli yordamida dastur – masterlar yordamda hosil qilinishi mumkin (Master form yoki Form Vizard).

Agarda shaklni tezlik bilan hosil qilish talab qilinsa, u holda Avtoshakl masteridan foydalanish mumkin. Bunda shakl turi tanlab olinadi xolos. Bir necha jadvallar asosida ham shakllar tashkil qilish mumkin.

Sahifalar (Stranitsi) – ular alohida holda saqlanadigan HTML (gipermatn) shaklidagi fayllar bo‘lib, Access ma‘lumotlarini Internet Explorer brauzeri yordamida ko‘rish uchun ishlatiladi.

Hisobotlar (Otcheti) - ma‘lumotlarni ko‘rish va chop qilish uchun ishlatilib, quyidagi imkoniyatlarni yaratib berishi mumkin:

Hisobotlar masteri (Master otchetov – Report Wizard) – hisobotni bosqichmabosqich tayyorlash va chop qilish.

Avtohisobot (Avtootchet - AutoReport) – ma‘lumotlar bazasi dasturida oldindan mavjud bo‘lgan tasmali yoki ustunli ko‘rinishdagi hisobotlar tayyorlashga imkon beradi.

Diagrammalar masteri (Master diagramm – Chart Wizard) – xilma – xil ko‘rinishdagi grafik ob‘ektlar yaratishga yordam beradi. Ular aylanma diagrammadan uch o‘lchamli diagrammagacha ko‘rinishlarda bo‘lishi mumkin.

Pochta belgilari masteri (Master pochtovix nakleek – Label Wizard) – standart shaklidagi pochta belgilarini chop qilishga yordam berishi mumkin.

YUqorida aytib o‘tilgan shakl va hisobotlar bir biridan quyidagilar bilan farq qiladi: SHakllar asosan ma‘lumotlarni tahrirlash va ko‘rib chiqish uchun ishlatiladi. Bunda yozuvlar ketma-ket ko‘rilib chiqiladi, hisobotlarni ham ko‘rib chiqish mumkin, lekin ularning asosiy mohiyati ma‘lumotlarni chop qilinadigan sahifa o‘qilishi qulay holda ifodalashdan iboratdir. Undan tashqari hisobotlar ma‘lumotlarni umumlashtirish va jamlash hisoblarini chiqarish uchun mo‘ljallangan imkoniyatlarga ham ega.

Xuddi shakllarga o‘xshab hisobotlar ham bir necha jadvallardagi ma‘lumotlarni aks ettirishi mumkin. Bunday hisobotlar ko‘p jadvalli hisobotlar deb ataladi (multitable reports).

Makroslar ishga tushirilganda avtomatik ravishda ma‘lumot bazasining bir yoki bir necha buyruqlari bajariladi. Ular tez-tez bajarilib turiladigan masalalarning echilishini avtomatlashtirish uchun ishlatiladi. Demak ularni hosil qilish uchun ketgan vaqt bekor ketmaydi. Makros hosil qilinganidan so‘ng uni ma‘lumotlar bazasi oynasidan ishga tushirish yoki uni shakldagi biror bir tugmacha bilan bog‘lash mumkin.

Modullar ham ma‘lumot bazasining bir elementi bo‘lib, ular ma‘lumot bazasi ob‘ektlari (jadval, shakl yoki hisobot) bilan muloqot qiluvchi dastur kodlaridan iborat bo‘ladi.

Ma‘lumotlar bazasini tashkil qilishdan avval uni tuzishdan maqsad nimaligini aniq va ravshan tasavvur qilib olish kerak bo‘ladi. Buni ma‘lumotlar bazasining rejasini tuzish deb ataladi. Ushbu rejani tuzish uchun quyidagi savollarga javob topish lozim bo‘ladi:

1. 
   Ma‘lumotlar bazaga qaerdan keladi? Ularni men o‘zim kiritamanmi yoki biror bir manbadan olamanmi? Agar ma‘lumotlar mavjud bo‘lsa, ularga ACCESS dan foydalangan holda murojaat qila olamanmi? Mening ma‘lumotlarimdan boshqalar ham foydalana olishi mumkinmi?
   
2. 
   Agar menga kerak bo‘lgan ma‘lumotlar Microsoft SQL Serverida bo‘lsa, menga ACCESS ma‘lumotlar bazasidagi faylni yoki proekt faylini ishlatish kerakmikin?
   
3. 
   Mening ma‘lumotlarim qanday shaklda yoki qaysi standart asosida saqlanishi kerak?
   
4. 
   Ma‘lumotlarni ekranda qanday qilib ko‘rmoqchiman?
   
5. 
   Ma‘lumotlar ustida biror bir amallar yoki xisob-kitoblar bajarilish rejalashtirilayaptimi?
   
6. 
   Qanday hisobotlar yoki jadvallar elektron pochta orqali jo‘natilish rejalashtirilayapti?
   
7. 
   Ma‘lumotlarni Web orqali uzatish kerakmi?
   
8. 
   Qanday ishlarni ko‘p martalab bajarish talab qilinayapti?
   
9. 
   Kimdir mening ma‘lumotlar bazam bilan foydalanadimi? Agar shunday bo‘lsa, men qanday qilib ular uchun baza bilan ishlashni iloji boricha qulay qilishim mumkin?
   

ACCESSni ishga tushirgandan so‘ng ma‘lumotlar bazasi masteri yordamida ma‘lumot bazasini tuzishga kirish quyidagi bosqichlardan iborat bo‘ladi:

1. 
   Ma‘lumotlar bazasi masteri yordamida ma‘lumot bazasini tashkil qilish uchun quyida ko‘rsatilgan dialog darchasida Mastera, stranitsi i proekti baza dannix (Access Database Wizard, Pages and Projects) deb nomlangan qatorni tanlang (ya‘ni, kursor ko‘rsatgichini unga olib kelib chap tugmachasini bosing) va undan so‘ng OK tugmachasini bosing:
   

39-rasm. Ma‘lumotlarni ochish oynasi

2. 
   SHundan so‘ng hosil bo‘lgan Sozdanie (New) dialog oynasida Bazi dannix (Databases) oynachasi paydo bo‘ladi.
   

40-rasm. Ma‘lumotlar yaratish fayli.

3. 
   Endi hosil bo‘lgan fayllardan biri ―Kontakti‖ (Contact Management) ni sichqoncha tugmasi bilan ikki marta bosing. Bunda ekranda quyidagi ko‘rinishdagi
   

―Fayl bazi dannix‖ (File New Databases) deb nomlangan oyna hosil bo‘ladi:

41-rasm. Ma‘lumotlar bazasini ochish.

4. 
   Ushbu oynadagi ―Sozdat‘‖ (New) tugmasini bosish lozim bo‘ladi. Natijada ―Sozdat‘ Bazi dannix‖ oynasi paydo bo‘ladi.
   

42-rasm. Ma‘lumotlar bazasini yaratish.

5. 
   Bunda ―Dalee‖ (Next) tugmachasi bosilsa, navbatdagi oyna hosil bo‘ladi:
   
6. 
   Bu erda belgi qo‘yilgan maydonlar zaruriy bo‘lib, kursiv bilan yozilganlar zaruriy emas, har bir jadval uchun maydonlarni ko‘rib chiqqandan so‘ng (kerakmas maydonlar olib tashlanishi mumkin), yana dalee (Next)
   

tugmachasi bosiladi. Ekranda quyidagi ko‘rinish paydo bo‘ladi:

7. 
   Bu oynachadan foydalanib, ekranda jadvallarning ko‘rinishi foni tanlab olinadi. Ularning qanday bo‘lishligini chap tomondagi nusxalar o‘zgarishidan kuzatish va tanlash mumkin. Endi yana dalee (Next) tugmachasi bosilsa, ekranda quyidagi tasvir hosil bo‘ladi:
   
8. 
   Bu oynacha orqali hisobot bosmada qanday ko‘rinishda bo‘lishi kerakligini tanlash olishimiz mumkin. YAna ―Dalee‖ (Next) tugmachasi bosilsa, ekranda quyidagi tasvir hosil bo‘ladi:
   

Ushbu oynacha orqali hosil qilayotgan ma‘lumotlar bazasi nomini kiritishimiz mumkin. Tegishli nomni kiritgandan so‘ng, yana bir marta ―Dalee‖ (Next) tugmachasi bosilsa, ekranda navbatdagi oynacha tasviri hosil bo‘ladi:

46-rasm. Ishga tushirish oynasi

9. 
   Ko‘rib turganingizdek endi ―Gotovo‖ (Finish) tugmachasi yonib turibdi va uni bosish yangi ma‘lumotlar bazasini hosil qiladi. Uning o‘zi va asosiy elementlari ACCESSning aktiv oynasida quyidagi ko‘rinishda aks ettirilib turadi:
   

47-rasm. Ma‘lumotlarni ko‘rish.

Uni ―Glavnaya knopochnaya forma‖ (Main Swichboard) deb ataladi, chunki unda menyu funktsiyasini bajaruvchi maxsus tugmachalar mavjud bo‘ladi. yuqorida ularning beshtasini ko‘rib turibsiz (yuqoridan pastga) - Kontakti shaklini ko‘rish va unga ma‘lumotlar kiritish. Boshqa ma‘lumotlarni ko‘rish va kiritish, hisobotni ko‘rish, knopkali shakllarning elementlarini o‘zgartirish va chiqish (vixod).

Endi ―Glavnaya knopochnaya forma‖ning X belgisini bosish bilan yopamiz. Natijada ekranda quyidani ko‘rinish paydo bo‘ladi:

48-rasm. Ma‘lumotlar bazasi oynasi

Bu ko‘rinishni ma‘lumotlar bazasi oynasi (yoki darchasi) deb ataladi. Uning

―Ob‘ekti‖ (Objects) panelida quyidagi elementlar mavjud:

Tablitsi (Tables) – jadvallar;

Zaprosi (Queries) – so‘rovlar;

Formi(Forms) – shakllar;

Otcheti (Reports) – isbotlar;

Stranitsi(Pages) – sahifalar; Makrosi (Macros) – makroslar; Moduli (Modules) – modullar.

Bulardan tashqari yuqorida tasviri keltirilgan ma‘lumotlar bazasi oynasida quyidagi tugmachalardan iborat bo‘lgan o‘z uskunalar paneli ham mavjud:

• 
  Otkrit‘ (Open) – ma‘lumotlar bazasi ob‘ektinini ochish va u bilan ishlash uchun ishlatiladi;
  
• 
  Konstruktor (Design) – tanlangan ob‘ektning maketini o‘zgartirish uchun ishlatiladi;
  
• 
  Sozdat‘ (New) – ma‘lumotlar bazasining yangi ob‘ektini tashkil qilish uchun qo‘llaniladi;
  
• 
  Prosmotr (Preview) – hisobotlar uchun ularni boshlang‘ich ko‘rib chiqish maqsadida ishlatiladi;
  
• 
  Zapusk (Run) – makros yoki modulni ishga tushirish uchun ishlatiladi;
  

Ma‘lumotlar bazasining ochilgan oynasida yangi ob‘ekt hosil qilishning bir necha usullari mavjud va ular jumlasiga quyidagilarni kiritishimiz mumkin:

1. 
   Hosil qilinishi kerak bo‘lgan ob‘ekt tugmasi chap tarafdagi tugmachalar orasidan tanlab bosiladi va so‘ngra yuqori gorizontal qatordagi ―Sozdat‘‖ (New) tugmachasi bosiladi;
   
2. 
   Uskunalar panelining chekka qismida joylashgan ―Noviy ob‘ekt‖ (New object) tugmachasi turtiladi va undan foydalangan holda kerakli ob‘ekt (Jadval, SHakl, So‘rov va xokazolar) tanlab olinadi;
   
3. 
   ―Vstavka‖ (Insert) menyusining menyuchalaridan foydalangan holda kerakli ob‘ekt turi tanlab olinadi.
   

• 
  Ma‘lumotlar bazasining biror bir istalgan ob‘ektini ochish, ya‘ni ekranda ko‘rish uchun quyidagi ishlarni bajarish kerak bo‘ladi:
  
• 
  Ma‘lumotlar bazasi oynasida ishlashingiz kerak bo‘lgan ob‘ekt turi tugmachasini turtasiz (agarda ob‘ektni guruxlarga qo‘shib qo‘ygan bo‘lsangiz, u holda ―Gruppi‖ (Groups) panelining ―Izbrannie‖ (Favorites);
  
• 
  Keyin esa kerakli ob‘ekt nomini sichqoncha bilan belgilaysiz;
  

Undan so‘ng ―Otkrit‖ (Open) tugmachasini turtasiz va shundan so‘ng ob‘ekt oynada ochiladi.

Ob‘ektlarni ochishning boshqa usullari ham mavjud. Buning uchun ob‘ektni tanlab, undan sichqoncha bilan ikki marta bosish kifoya yoki ob‘ektni tanlagandan so‘ng, uning o‘ng tugmasini bosilsa kontekst menyu hosil bo‘ladi. Bu holda ob‘ektni ochish uchun ―Otkrit‘‖ (Open) tugmachasini tanlash kifoya bo‘ladi.

Hosil qilingan ob‘ektga ―Konstruktor‖ (Design) rejimida kerakli o‘zgartirishlarni kiritish mumkin. Buning uchun quyidagi ishlarni bajarish lozim bo‘ladi:

1. 
   Ma‘lumotlar bazasi oynasida (chap tomonda) ishlanishi kerak bo‘lgan ob‘ekt turi tanlanadi;
   
2. 
   Kerakli ob‘ektning nomi sichqoncha ko‘rsatgichi yordamida ajratiladi;
   
3. 
   Undan so‘ng ―Konstruktor‖ (Design) tugmachasi bosiladi.
   

Endi kerakli o‘zgarishlarni klaviatura yordamida bemalol kiritish mumkin. ―Konstruktor‖ rejimining uskunalari tanlangan ob‘ektga avtomatik ravishda moslashtirilgan bo‘ladi, ulardan foydalanib ob‘ektdagi ma‘lumotlarning ko‘rinishini, shriftini, rangini, matn stilini o‘zgartirish mumkin, rasmlar yoki gipermatnlar qo‘shish mumkin.

Agarda ―Ob‘ekti‖ (Objects) paneli ostidagi biror bir tugmacha bosilsa, ma‘lumot bazasining ushbu tugmacha bilan bog‘liq bo‘lgan barcha elementlari chap tarafdagi darchada ko‘rinadi.

―Izbrannie‖ (Favorites) guruhida xilma-xil turdagi ob‘ektlarni birgalikda saqlab qo‘yish mumkin. Masalan, ular bir xil mavzuga oid jadvallar, shakllar, so‘rovlar, hisobotlar va boshqa turdagi ob‘ektlar bo‘lishi mumkin.

-Biror bir ob‘ektni ―Izbrannie‖ (Favorites) guruhiga qo‘shish uchun unga sichqoncha ko‘rsatgichini keltirgan holda, uning o‘ng tugmachasini bosing va buning natijasida hosil bo‘lgan kontekst menyuning Dobavit‘ v gruppu (Add to Group) buyrug‘idagi Izbrannie (Favorites) imkoniyatini tanlang.

- YAngi gruppa hosil qilish uchun ―Ob‘ekti‖ (Objects) yoki ―Ob‘ekti‖ (Objects) panelidagi istalgan tugmachani tanlagan holda sichqonchaning o‘ng tugmasini bosing va hosil bo‘lgan kontekst menyudan ―Novaya Gruppa‖ (New Group) buyrug‘ini tanlang. Keyin guruhning nomini kiritib, OK tugmachasini bosing.

YAngi guruhga biror bir ob‘ektni qo‘shish uchun ushbu ob‘ektda sichqonchaning o‘ng tugmachasini bosing va hosil bo‘lgan kontekst menyudan ―Dobavit‘ v gruppu‖ (Add to Group) buyrug‘ini tanlang. Endi ob‘ektni qo‘shish uchun tegishli guruhni tanlash mumkin bo‘ladi.

Navbatdagi vazifasiz ma‘lumotlar bazasi oynasidagi kontekst menyu elementarini o‘rganish bo‘ladi. Ushbu menyuning elementlari tegishli oynaning qaysi qismi yoki ob‘ektida sichqonchaning o‘ng tugmasi bosilishiga bog‘liq ravishda turli xil ko‘rinishga ega bo‘ladi.

Agarda aktiv oynaning sarlavhasida sichqonchaning ung tugmasi bosilsa, u holda ma‘lumotlar bazasining (yoki loyihaning) quyida ko‘rsatilgan kontekst menyusi hosil bo‘ladi:

49-rasm. Kerakli ma‘lumotni ochish oynasi.

Agarda bu erda ―Otkrit‘‖ (Open) buyrug‘i tanlansa, kerakli ma‘lumot bazasi yoki loyiha faylini tanlash va ochish mumkin. Boshqa punktlar (buyruqlar) ham o‘z nomiga yarasha tegishli vazifalarni bajarib berishi mumkin.

Ma‘lumotlar bazasining har bir ob‘ekti o‘z kontekt menyusiga ega kontekst menyularga quyidagi elementlar kiradi: Otkrit‘ (Open), Konstruktor (Design), Pechat‘ (Print), Predvaritel‘niy prosmotr (Print Preview), Soxranit‘ kak (Save as), Eksport (Export), Otpravit‘ (Send To), Dobavit‘ v gruppu (Add to Group), Udalit‘ (Delete), Pereimenovat‘ (Rename), Import (Import) va boshqalar.

Ma‘lumotlar bazasi oynasi esa boshqalardan biroz farq qiladigan kontekst menyuga ega va ularning ba‘zilari ma‘lumotlar bazasi oynasining tashqi ko‘rinishini hamda ob‘ektlarning ko‘rinishini o‘zgartirishga imkon beradi. Ular jumlasiga quyidagilar kiradi:

50-rasm. Ob‘ektlarning ko‘rinishi.

―Vid‖ (View) ma‘lumotlar bazasiga mansub ob‘ektlarning ekranda qanday qilib ko‘rinishini tanlash imkonini beradi: katta belgilar – ―Krupnie znachki‖ (Large Icons), kichik belgilar – ―Melkie znachki‖ (Little Icons), ro‘yxat – ―Spisok‖ (List) yoki jadval – ―Tablitsa‖ (Details).

―Uporyadochit znachki‖ (Arrange Icons) ob‘ektlarni tartiblash usulini tanlashga imkon beradi: nomi bo‘yicha – ―Po imeni‖ (By Name), turi bo‘yicha – ―Po tipu‖ (By Type), hosil ilingan vaqti bo‘yicha – ―Po date sozdaniya‖ (By Date Sreated), o‘zgartirish qilingan vaqtiga qarab – ―Po date izmeneniya‖ (By Date Modified), avtomatik ravishda – ―Avtomaticheski‖ (Auto Arrange).

―Virovnyat‖ (Line Up), agarda baza ob‘ektlari belgichalar ko‘rinishida ifodalangan bo‘lsa, ularni ustunlar bo‘yicha tekislash uchun foydalaniladi.

Ma‘lumotlar bazasini ochishning bir qancha usuli mavjud va ularni quyida ko‘rib chiqamiz:

• 
  ―Fayl‖ (File) menyusida ―Vixod‖ (Exit) buyrug‘i tepasidagi ro‘yxatdan kerakli ma‘lumot bazasi fayli tanlab olinadi;
  
• 
  Ma‘lumotlar bazasi belgisi ustida ikki marta bosish ham uni ochishga olib keladi;
  
• 
  Bazaning kerakli ob‘ektini tanlagandan so‘ng, uskunalar panelida ―Otkrit‘‖ (Open) buyrug‘ini bosish ham ob‘ektni ochishga olib keladi;
  
• 
  Ob‘ekt tanlanganidan so‘ng ―Fayl‖ (File) menyusidagi ―Otkrit‘‖ (Open) buyrug‘ini tanlash uni ochishga olib keladi;
  

Baza ob‘ekti tanlaganidan keyin klaviaturadagi [ Ctrl ] + [ O ] tugmachalar kombinatsiyasini bosish kerak.

51-rasm. Ma‘lumotlar bazasini ochish oynasi.

Birinchi va ikkinchi usulda ma‘lumotlar bazasi ob‘ekti bevosita ochiladi keyingi usullarda esa ekranda quyidagi Otkritie bazi dannix deb nomlangan dialog oynasi hosil bo‘ladi:

Bu oynadan foydalanib, kerakli ma‘lumot bazasini tanlab olish mumkin. Buning uchun kerakli fayl nomi ikki marta turtiladi yoki nomni ajratib, ―Otkrit‖ (Open) tugmachasi bosiladi. Agarda ―Imya fayla‖ deb nomlangan qatorning pastga qaragan strelkali tugmachasi bosilsa, oxirgi ochilgan fayllar ro‘yxati chiqadi va undan keraklisini tanlab olish ham mumkin.

YUqoridagi oynada ―Papka‖ (Look in) maydoni joriy papka nomini ko‘rsatadi. Joriy papkani boshqasiga o‘zgartirish uchun ―Papka‖ (Look in)ning strelkali belgisidan foydalanib, papkalar ro‘yxatini ochish va kerakli papkani tanlash kerak bo‘ladi. Ushbu oynaning chap tarafidagi tugmachalarni ko‘rib chiqamiz:

Jurnal (History)-oxirgi paytlarda ishlatilgan fayllarning ro‘yxatini ko‘rsatadi.

Moi dokumenti (My Documents) – Moi dokumenti deb nomalangan papkadagi fayllarni ko‘rsatadi.

Rabochiy stol (Desktop) – Rabochiy stol nomli papkadagi xujjat fayllarni ekranda ko‘rsatib beradi.

Izbrannie (Favotites) – nomli papkadagi fayllarni ko‘rsatib beradi.

Web-papki (Web Folders) – Web – serverda joylashgan xujjatlarni ekranda ko‘rsatib beradi.

Agarda ma‘lumot bazasi faylini ―Izbrannie‖ (Favotites) – nomli papkaga joylashtirmoqchi bo‘lsangiz, ―Otkritie fayla bazi dannix‖ nomli oynada ―Servis‖ (Tools) strelkali tugmachani bosing va keyin undagi ―Dobavit‘ v papku Izbrannoe‖

(Add to Favotites) buyrug‘ini tanlang.

Agarda ma‘lumotlar bazasida ishlash bo‘yicha yordam olish kerak bo‘lsa, klaviaturadagi F1 tugmachasini bosib, ekranda hosil bo‘lgan ma‘lumotlarni o‘qib olishingiz mumkin yoki menyu qatorining ―Spravka‖ (Help) punktidan kerakli buyrug‘ni tanlab olish ham mumkin. Agarda so‘roq belgili buyruqqa kursor ko‘rsatkichi olib kelinsa, bu so‘roq belgisi kursor ko‘rsatkichiga yopishib qoladi va uni istalgan elementga olib kelib, uning haqida tezkor ma‘lumot olish mumkin.

Ma‘lumot bazasini yopish uchun uning oynasidagi ―Zakrit‘‖ ([Close]+[X]) tugmasini bosish yoki ―Fayl‖ (File) menyusidan ―Zakrit‘‖ (Close) buyrug‘ini tanlash kerak bo‘ladi. Agarda ―Master baz dannix‖ tomonidan hosil qilingan ma‘lumot bazasi bilan ishlayotgan bo‘lsangiz, u holda bazani yopish uchun ―Vixod‖ (Exit This Database) nomli tugmachani bosish kifoya.

YUqoridagi bo‘limlarda aytib o‘tganimizdek, ACCESS relyatsion ma‘lumot bazasi bo‘lib, u xilma – xil turdagi ma‘lumotlarni birgalikda qayta ishlashga imkon beradi. Relyatsion ma‘lumot bazalarining afzalliklarini tushunish uchun relyatsion turga mansub bo‘lmagan ma‘lumot bazasi bilan tanishib chiqamiz (bunday bazalarni ―tekis fayllar‖ deb nomlanadi. Bunday fayllar bilan ishlaganda doimo quyida maydonlari kelitilgan bitta jadvalni ishlatishingizga to‘g‘ri keladi:

Talablar nomli ma‘lumotlar bazasi maydonlari:

Maydon nomi

Talab nomeri

Talab sanasi

Talabgor nomeri

To‘liq nomi Manzil

SHahar

Mamlakat

Indeks

Tovar 1

Soni 1

Narxi 1

Tovar 2

Soni 2

Narxi 2

Tovar 3

Soni 3

Narxi 3

Soliq

Etkazish narxi.

Agarda bunday jadvalga talablar haqida ma‘lumot kiritmoqchi bo‘lsangiz, talabning har bir ko‘rsatgichi alohida maydonga kiritilishi lozim. Masalan, talabning o‘zi haqidagi ma‘lumot, mijozlar haqidagi ma‘lumot, tovar haqidagi ma‘lumot va xakozolar o‘sha birgina kiritilishi kerak bo‘ladi. Ushbu barcha ma‘lumotlarning bittagina katta xajmdagi jadvalda saqlanilishi kerakligi juda ham noqulay bo‘ladi albatta. Bir tomondan, har bir talab bilan bog‘liq bo‘lgan ma‘lumotlarni har bir tovar bo‘yicha qayta - qayta kiritish kerak bo‘ladi. Ikkinchidan, sizga ma‘lumotlarning bir qismigina kerak bo‘lishiga qaramasdan, doimo ma‘lumotlarning to‘la to‘plami bilan ishlash kerak bo‘ladi, bu esa u bilan ishlashda ancha qiyinchiliklar tug‘diradi.

Relyatsion ma‘lumot bazasida esa talabni aniqlovchi ma‘lumotlarni bitta alohida jadvalda, talab haqidagi boshqa ma‘lumotlarni boshqa qo‘shimcha jadvallarda saqlash mumkin. Buni quyidagi ko‘rinishda ko‘rsatishimiz mumkin: