Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

Живые голоса
Андреа Сайфор подозревает, что на некоторых собраниях,
которые она посетила в своей бизнес-карьере, принятие решений
было «свалено» на других сотрудников. Вот ее взгляд:
В большой группе слишком усердное стремление к
согласованности мнений может быть огромной потерей времени.
Есть ли необходимость в том, чтобы решение казалось «белым и
пушистым» каждому сотруднику? Я думаю, пришло время, когда
менеджеры должны выступить на первый план и снова стать
движущей силой в бизнесе. Так же как и демократия, иерархия тоже
имеет право на существование в бизнесе. Она предоставляет
полномочия тем, кто принимает решения.
Не созывайте собрания просто в силу наличия такой
возможности!
Став свидетелем случаев, подобных вышеописанным, вы,
возможно, захотите создать для себя некоторые правила проведения
собраний. Вот пять способов сделать такие встречи терпимыми:
1) – созывайте собрания только по темам, которые требуют
двустороннего общения;
2) – созывайте собрание, только когда служебная записка не сможет
охватить тему;
3) – проводите собрания команды согласно надежному расписанию,
но без заданной продолжительности – это даст каждому сотруднику
шанс внести волнующие его пункты в предварительную повестку;
участники работают лучше, если знают, что озвучат заботящие их
вопросы в присутствии нескольких коллег;
4) – делайте собрания краткими – если вам нужно только 20 минут,
то ограничьтесь этим временем;

---

5) – хорошо готовьтесь – в наши дни людям быстро становится
скучно.
Некоторые задачи (планирование и координацию работы,
выработку новой стратегии, разрешение разногласий, затрагивающих
вопросы справедливости: распределение задач, объем работ,
чередование служебных обязанностей) лучше выполняют команды, а
не работники-одиночки. Сотрудники хотят, чтобы такого рода решения
обсуждались, а не были свалены на них. Собрания также хороши для
творческого подхода к решению проблем, выражения признания или
празднования побед.
Ошибки в организации наверняка вызовут жалобы со стороны
«заложников собраний».
Живые голоса
Клэр Чен, доктор наук, врач-исследователь:
Собрания, проведенные без предварительного объявления,
вытесняют другие насущные задачи и ломают мое рабочее
расписание. Эти собрания съедают мое время. Кроме того, они
затягиваются, поскольку многие участники не хотят озаботиться
тем, чтобы подготовить и представить надлежащие данные.
Клэр охотно отмечает, что непредвиденные события или
возможности могут требовать созыва собрания, но настаивает на том,
что привычка созывать внеочередные собрания должна быть
разоблачена, а затем либо обоснована, либо исправлена. Для
проведения чрезвычайного заседания сначала нужно определить
повестку, чтобы люди сразу же видели, достаточно ли у них данных
для обсуждения или принятия решений.