Kurs loyihasi mavzu hududiy boshqaruv tushunchasi va uning samaradorligi

2. Muloqot menejer va bo'ysunuvchilar o'rtasidagi boshqaruv aloqasining asosi sifatida

Boshqaruv aloqasi - bu avvalo aloqa, axborot uzatish. Muayyan daqiqadagi aloqa mazmuni boshqacha bo'lishi mumkin: yangiliklarni muhokama qilishdan biznes masalalarini hal qilishgacha. Kommunikativ jarayonda ikkita asosiy komponent mavjud: matnli va shaxsiy. Boshqaruv faoliyatining turli turlarida ular tengsiz shaklda namoyish etiladi.

Boshqaruv aloqasi turlarining bir necha tasnifi mavjud.

Birinchisi: boshqaruv aloqalarining rasmiy va norasmiy turlari. Ko'rinib turadigan soddaligiga qaramay, tashkilotga nisbatan bu tasnif juda noaniq, chunki rahbar, hatto norasmiy ravishda muloqot qilganda ham, bo'ysunuvchilarining nazarida har doim etakchi bo'lib qoladi. Va norasmiy sharoitda, masalan, do'stona ziyofatda u doimo "tenglar orasida birinchi" bo'lib qoladi. Shunga o'xshash vaziyatda u o'z xodimlarining kuchli va zaif tomonlarini aniqlashga harakat qiladi va ular xo'jayinga nisbatan xuddi shunday qilishadi, bu odatiy holdir. Uning har qanday harakatlari hamkasblar va bo'ysunuvchilar tomonidan muhokama qilinadi va psixologlar buni bo'ysunuvchilar rahbarning har bir harakatini tanqid qilmaydigan juda yaxshi ko'rsatkich deb bilishadi.

Ikkinchi tasnif boshqaruvchi aloqa turlarini individual va guruhga ajratadi. Shaxsiy turlarga ish uchun murojaat qilish, otish paytida, vakolat berishda, kuzatishda va hokazo) suhbatlar kiradi. Guruhlar bo'yicha - uchrashuvlar, muzokaralar, jamoat oldida so'zlash va hk. Shaxsiy va guruh turlari bir-biridan ishtirokchilar soni, uyushtirish shakli va maqsadlari bilan ajralib turadi.

Uchinchi tasnif - bu dastlabki ikkitasining gibrid turi. Uning tarafdorlari boshqaruv aloqalarining quyidagi guruhlarini ajratadilar:

1) individual rasmiy;

2) individual norasmiy;

3) guruh rasmiy;

4) norasmiy guruh. Boshqaruv aloqasi, avvalambor, har xil turdagi xabarlarni aloqa qilish, uzatish va qabul qilishdir. Aloqa jarayonida menejer turli xil axborot oqimlaridan foydalanadi ⁶ .

Axborot oqimlari - bu ular ichida harakatlanadigan ijtimoiy tizim (muassasa korxonasi) mavjudligini ta'minlaydigan ma'lumotlarni uzatish usullari. Bular ijtimoiy tizimning barcha bo'g'inlarining o'zaro bog'liqligini ta'minlash uchun ma'lumot uzatish jarayonlari. Axborot oqimlarining ikki turi mavjud:

1) gorizontal - teng pozitsiya va maqomga ega bo'lgan xodimlar yoki xodimlar guruhlari o'rtasida, masalan, bo'limlar rahbarlari o'rtasida;

2) vertikal - ierarxiyaning turli darajalaridagi xodimlar yoki xodimlar guruhlari o'rtasida, masalan, xo'jayin va bo'ysunuvchi o'rtasida.

O'z navbatida vertikal axborot oqimlari kamayib boruvchi (menejerlikdagi oddiy ishchilargacha) va ko'tarilgan (quyi xodimlardan yuqori darajagacha) bo'linadi.

Axborot oqimlarining har bir turi o'ziga xos psixologik xususiyatlarga ega.

Gorizontal axborot oqimlari ko'pincha norasmiydir. Landshaft axborot oqimlari kommunikativ nuqtai nazardan eng samarali hisoblanadi. Ular ma'lumotlarning taxminan 90% ni saqlaydi, ya'ni shu tarzda uzatish paytida ma'lumot yo'qotilishi minimaldir. Bu xizmat ierarxiyasining bir darajasida bo'lgan odamlar uchun bir-birini tushunish psixologik jihatdan osonroq bo'lganligi bilan izohlanadi, chunki ular bir xil turdagi vazifalarni hal qilishadi va shunga o'xshash muammolarga duch kelishadi.

Vertikal oqim oqimlari rasmiy va norasmiy bo'lishi mumkin. Ularning kommunikativ samaradorligi nuqtai nazaridan vaziyat quyidagicha: pastga tushadigan ma'lumotlar qancha uzatish havolalari o'tsa, shunchalik ko'p yo'qoladi va o'zgaradi. Qabul qilingan ma'lumotni buzish ob'ektiv jarayoni mavjud. Amaliy ishlarda menejer har bir uzatish havolasi kiruvchi ma'lumotlarning 50% gacha "oladi" degan taxmindan kelib chiqishi kerak. Paradoks shundaki, yuqoridan olingan ma'lumotlar qasddan yoki qasddan kimdir tomonidan yashirilmaydi yoki buzilmaydi; aloqa to'siqlari shunchaki uzatishning to'liqligiga to'sqinlik qiladi. Axborot oqimining quyi qismida "buzilgan telefon" ning ta'siri kuzatiladi. Axborot mazmuni til yordamida uzatiladi va shu bilan birga ma'lumotning ma'nosi qisman buziladi, u qisman yo'qolgan. Ushbu jarayon hazil bilan A. Mol tomonidan "kapitan - adyutant - serjant - kapital - oddiy askarlar" zanjiri bo'ylab ko'rsatmalar uzatilishi misolida tasvirlangan.⁷ .

Yordamchi kapitan: «Ma'lumki, ertaga quyosh tutilishi bo'ladi va bu har kuni sodir bo'lmaydi. Xodimlarni ertalab soat 5 da parad maydonida, piyoda kiyimda yig'ing. Ular ushbu hodisani kuzata olishadi va men ularga kerakli tushuntirishlarni beraman. Yomg'ir yog'sa, tomosha qilish oson bo'lmaydi, bu holda odamlarni kazarmada qoldiring. "

Serjantga yordamchi: “Kapitanning buyrug'i bilan ertaga ertalab dala kiyimida quyosh tutilishi bo'ladi. Parad maydonidagi kapitan zarur tushuntirishlarni beradi va bu har kuni sodir bo'lmaydi. Agar yomg'ir yog'sa, tomosha qiladigan narsa bo'lmaydi, keyin hodisa kazarmada sodir bo'ladi. "

Serjant kapitalga: “Kapitanning buyrug'i bilan ertaga ertalab soat beshlarda dala kiyimidagi odamlarning tutilishi bo'ladi. Kapitan har kuni sodir bo'lmaydigan yomg'ir yog'adigan bo'lsa, ushbu kam uchraydigan hodisa haqida kerakli tushuntirishlarni beradi. "

Kapital - askarlarga: "Ertaga, eng erta, soat 5 da, parad maydonidagi quyosh barakda kapitanni tutadi. Agar yomg'ir yog'sa, unda bu noyob hodisa piyoda kiyimlarda sodir bo'ladi va bu har kuni sodir bo'lmaydi ".

Uyushmagan, samarasiz ravishda sozlangan quyi oqim ma'lumotlari salbiy psixologik oqibatlarga olib kelishi mumkin:

1) bo'ysunuvchilarda barqaror "vida" tuyg'usini uyg'otadi - ularning hurmatga, e'tirofga bo'lgan ehtiyoji qondirilmaydi;

2) har doim axborot vakuumini to'ldiradigan mish-mishlarni yaratish;

3) qo'rquv hissi, kelajakka nisbatan noaniqlik hissi tug'dirishi;

4) ishda motivatsiyaning pasayishiga olib keladi.

To'liq, o'z vaqtida va aniq ma'lumot, ya'ni yaxshi yog'langan va uyushgan axborot oqimi mehnat unumdorligini 10-30 foizga oshiradi.

Vertikal oqim oqimlari kamdan-kam norasmiydir. Ammo bunday oqimdagi ma'lumotlarning buzilishi 90% ga etishi mumkin, chunki u tarkibidagi ma'lumotlar eng kam tahlil qilinadi. Agar korxona, firma yoki muassasada pastdan kelgan g'oyalar oqimi maxsus tashkil etilmagan bo'lsa, unda uning innovatsion rivojlanishi uchun imkoniyatlar sezilarli darajada cheklangan. Aksincha, bo'ysunuvchilardan fikrlarni qabul qilishning yaxshi yo'lga qo'yilganligi korxona samaradorligini sezilarli darajada oshiradi.

Yuqori oqim oqimini tashkil qilishning bir necha yo'li mavjud. Biroq, asosiy strategik yo'nalish intensivlikni oshirish emas, balki maxfiylikni o'rnatishdir, chunki norasmiy, maxfiy ma'lumotlar eng kam buziladi. Yuqori oqimlardan foydalanishni yaxshilash uchun:

1. "Ochiq eshik siyosati" atamasi bilan belgilangan harakatlar tizimi. Bu har qanday darajadagi rahbarning oddiy ishchilarning takliflarini tinglashga tayyorligi. Ushbu siyosatning shiori: "Mening ofisim eshiklari sizlar uchun doim ochiq". Ushbu turdagi aloqalarni tashkil qilish uchun quyidagi usullardan foydalaniladi:

- Uchrashuv vaqtini belgilang ("Bu juda qiziq g'oya, lekin men hozir bandman. Ertaga soat 14.00 da yonimga keling va gaplashing, xo'sh?").

- Axborotni taqdim etishning yozma shakllaridan foydalaning ("Menga bu fikr juda yoqadi. Uni eslatma shaklida yoki erkin shaklda bayon eting, shunda biz ishni ko'rib chiqamiz. Buni qaysi sanaga qadar qilishingiz mumkin? Zo'r, men" m kutmoqda ... ").

- Muayyan ishbilarmonlik bayonotlarini baholang va mukofotlang ("Bu mantiqiy, ammo siz nimani taklif qilasiz?").

2. "Vazirlar mahkamasidan tashqarida nazoratni qo'lga olish" deb nomlangan harakatlar tizimi. Ushbu tizim "ko'rinadigan boshqaruv", "ish joylarini bosib o'tish orqali boshqarish" deb ham nomlanadi. Kompaniya yoki muassasa atrofida yurish bu vaziyatni bevosita bilish uchun yaxshi usuldir. Biroq, buni tez-tez qilmaslik kerak. Chastotani muhim emas, lekin muntazamlik. O'zgargan "ko'rinadigan nazorat" usuli "xodimlarning 24 soat davomida o'tkaziladigan shaxsiy tadbirlari ro'yxati" deb nomlangan. Uning mohiyati shundaki, boshliq bo'ysunuvchilarning shaxsiy hayotidagi ba'zi voqealardan (tug'ilgan kunlar, to'ylar va hk) ularga e'tibor berish uchun foydalanishi bilan bog'liq: u ularni tabriklaydi.

Ushbu ikkita taktikadan foydalanganda yuqori oqim oqimlarining samaradorligi 40% gacha ko'tariladi va bu nafaqat boshqaruv uslubini takomillashtirish, balki umuman korxonaning sifatini oshirish uchun yaxshi zaxira hisoblanadi.

Axborot oqimlarining yana bir turi mavjud - tashqi. Tashqi axborot oqimi - bu firma (korxona, muassasa) ga tashqi tomondan kirib, firmani tashqariga qoldiradigan ma'lumot. Bunday oqimlar o'ziga xos xususiyatlarga ega. Birinchidan, ularni boshqarish deyarli mumkin emas, chunki menejer tashkilotdan qanday ma'lumot (muhim yoki ahamiyatsiz, salbiy yoki ijobiy, yashirin yoki ochiq) chiqib ketishini bilmaydi. Ikkinchidan, tashqi axborot oqimi ataylab tartibga solinishni deyarli rad etadi. Uni boshqarishning yagona usuli bu kabi oqimni "korxona imidjini" yaratish, uning jamoatchilik fikri oldida obro'sini yaratishdir. Boshliq yoki maxsus tashkil etilgan bo'lim foydali xususiyatga ega bo'lgan tashkilot haqidagi materiallarning ommaviy axborot vositalarida doimiy ravishda chiqishini ta'minlaydi ⁸...

Shaxsning organik qismiga aylangan kommunikativ ko'nikmalar to'plami kommunikativ madaniyat deb ataladi. Rahbarning asosiy muloqot qobiliyatlari quyidagilarni o'z ichiga oladi.

1. Ishbilarmonlik suhbati o'tkazish qobiliyati (ishga joylashishda, ishdan bo'shatishda, maslahatlashganda, topshiriq berishda, kuzatishda va hokazo).

2. Uchrashuvni o'tkazish qobiliyati.

3. Omma oldida so'zlash qobiliyati.

4. Muzokara olib borish qobiliyati. Rahbarning kommunikativ qobiliyatlari u egalik qiladigan ma'muriy aloqa turlaridan (individual va guruhiy, rasmiy va norasmiy) boshqa narsa emas. Aloqa ko'nikmalarini rivojlantirish juda ko'p vaqt va kuch talab qiladigan juda qiyin vazifadir. Har bir kommunikativ ko'nikma uning tarkibiy qismlariga "ajralishi" va bosqichma-bosqich o'zlashtirilishi kerak. Ushbu tarkibiy qismlar aloqa qobiliyatlari yoki boshqaruvning aloqa usullari texnikasini boshqarish usullari deb nomlanadi. Ulardan foydalanib, rahbar har qanday kommunikativ harakatni, har qanday o'zaro aloqani tashkil qiladi. Bunga quyidagilar kiradi:

1. Kontaktni o'rnatish usullari: imidj, o'zini tutish, qo'l siqish, ko'z bilan aloqa qilish, suhbatdoshlarning stol ustidagi pozitsiyalari, teginish, salomlashish va boshqalar.

2. Kontaktni saqlash usullari: qiziqish uyg'otish, sherikning e'tiborini jalb qilish, o'zingizdan yoqimli taassurot hosil qilish (tabassum, ismingiz bilan manzil, maqtovlar).

3. Muloqot to'siqlarini yo'q qilish usullari, bu birinchi navbatda, milliy muzokara uslublarini hisobga olgan holda, sherikga nisbatan o'z tajovuzkorligini kamaytirishga qaratilgan.

4. Effektiv tinglash usullari: sherikning nutqiga e'tibor qaratish, aniqlik beruvchi va qo'llab-quvvatlovchi so'zlar berish, tashabbusni ushlab turish qobiliyati.

5. Suhbatdoshga savollar tuzish va berish usullari: yopiq, ochiq, tanqidiy va ritorik savollar berish.

6. Dialogik muloqotni to'g'riligini taxmin qiladigan va uni yashirin monologga aylantirmaydigan teskari aloqa o'rnatish usullari.

7. Suhbatdoshni faollashtirish usullari: suhbatdoshni masalaning faol muhokamasiga jalb qilish, aloqa uslublarini o'zgartirish.

8. Bilim, hissiyotlar, irodaviy tarkibiy qismlarni o'z ichiga olgan ancha uzoq jarayonga kiritilgan ishontirish usullari.

9. Argumentatsiya va kontr-argumentatsiya qoidalari: tushunarli, izchillik, taqdimotning ishonuvchanligi, pozitsiyasining aniqligi, suhbatdoshlarning so'zlarini tinglash.

10. Yaxshi so'nggi taassurotni yaratish va keyingi birgalikdagi faoliyat istiqbollarini belgilashni o'z ichiga olgan aloqani yakunlash usullari.

11. Manipulyatsiyaga qarshi kurash usullari, bu e'tiborni aloqa sherigi tomonidan maqsadga erishish vositasi roliga jalb qilinishining oldini olish uchun diqqatni muammodan shaxsga o'tishiga qarshi turishdan iborat

Shunday qilib, boshqaruv aloqasi har qanday rahbar uchun nihoyatda muhim va zarurdir. Uning o'ziga xos xususiyatlari va tuzilishi bor. Boshqaruv aloqasi nafaqat boshqaruv masalasini echishga, balki insonga, uning imkoniyatlarini ro'yobga chiqarishga qaratilgan bo'lsa, to'laqonli bo'ladi.

Menejerning vazifasi shkalaning chap tomonida joylashgan bo'ysunuvchilarni o'ng tomonga o'tkazishdir. Rahbar o'ziga qiziqishni uyg'otishi uchun o'ziga jalb etishi kerak, buning uchun u:

1) yoqimli odamga o‘xshash;

2) yoqimli odam kabi harakat qilish;

3) aloqa jarayonida yuzaga keladigan asosiy ehtiyojlarni qondirish.

Boshqaruv aloqasini ko'rib chiqish uchun quyidagi funktsiyalar eng muhimdir:

Ijtimoiylashtirish funktsiyasi. Birgalikdagi faoliyat va muloqotga kirishish orqali yosh xodimlar nafaqat muloqot qobiliyatlarini o'zlashtiribgina qolmay, balki suhbatdoshni, aloqa va o'zaro aloqalar vaziyatlarini tezda boshqarishni, tinglashni va gapirishni o'rganadilar, bu ham shaxslararo moslashish nuqtai nazaridan, ham amalga oshirish uchun juda muhimdir. to'g'ridan-to'g'ri professional faoliyat. Jamoa manfaatlari nuqtai nazaridan harakat qilish qobiliyati, boshqa xodimlarga nisbatan xayrixohlik, qiziqish va bag'rikenglik munosabati katta ahamiyatga ega.

Aloqa funktsiyasi. Ushbu funktsiyadan maqsad, rahbarni va bo'ysunuvchining xabarni qabul qilish va etkazish va o'zaro yo'nalish shaklida munosabatlarni saqlashga tayyorligi holati sifatida aloqani o'rnatishdir.

Muvofiqlashtirish funktsiyasi, uning maqsadi turli xil ijrochilarning birgalikdagi faoliyatini tashkil etishda harakatlarini o'zaro yo'naltirish va muvofiqlashtirishdir.

Tushunish funktsiyasi, ya'ni xabarning ma'nosini nafaqat etarli darajada idrok etish va tushunish, balki sheriklarning bir-birlarini tushunishlari (ularning niyatlari, munosabatlari, tajribalari, holatlari va boshqalar).

Amotiv funktsiya, uning maqsadi sherikda zarur bo'lgan hissiy tajribalarni qo'zg'atish ("hissiyotlar almashinuvi"), shuningdek, ularning yordami bilan o'z tajribalari va holatlarini o'zgartirish.

Ushbu funktsiyalarga yo'naltirish va ulardan mohirona foydalanish ma'muriy muloqotning aniq vazifasini amalga oshirishda yuzaga keladigan qiyinchiliklarning sabablarini aniqlashga yordam beradi. Boshqaruv aloqasining nazariy asoslarini ishlab chiqish uning samaradorligini oshirishga qaratilgan. Shuning uchun biz qanday boshqaruv aloqasini samarali deb bilamiz degan savol bo'sh emas. Ba'zan boshqaruv kommunikatsiyasining samaradorligi aloqa ishtirokchilari tomonidan maqsadlarga erishish nuqtai nazaridan ko'rib chiqiladi. Ammo menejment aloqasida ikki yoki undan ortiq sheriklar bo'lishi mumkin va ularning har biri o'z maqsadiga ega bo'lishi mumkin, bu suhbatdoshning maqsadidan farq qiladi, ba'zan esa aksincha. Masalan, rahbar o'z vazifasini bo'ysunuvchini qandaydir ishni bajarish zarurligiga ishontirishni maqsad qilib qo'yishi mumkin, bo'ysunuvchilar esa o'z navbatida ushbu topshiriqni rad etishga intilishlari mumkin. Maqsadlar qarama-qarshi va,