История формирования деловой письменности 4

1.2 Деловое письмо в XX-XXI веке

Сегодня деловое письмо приобретает особую важность и можно говорить о формировании определённых правил, актуальных для деловой переписки именно для настоящего времени.

На протяжении XX-XXI в. деловое письмо, его правила и реквизиты подвергались различным корректировкам, которые, при внесении изменений, по сути, были направлены на стандартизацию и унификацию письма.
1926 год стал годом основания Государственного института техники управления (ИТУ), созданный при нём кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. В 1931 году был реализован проект «Общие правила документации и документооборота» (1931). В нем был собран передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Планировалось утвердить и разработать «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако данная документация не была окончательно доработана и утверждена из-за ликвидации в апреле 1932 г.
Интерес к регламентации документооборота был реализован с созданием ВНИИДАД в 60-егоды. ВНИИДАД был призван осуществлять научно-исследовательскую работу (НИР) в сфере архивного дела и документоведения и вырабатывать на основе полученных результатов методические рекомендации по организации архивного дела и делопроизводства во всех организациях Советского Союза.
70-е годы XX века - время создания Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Основная идея ЕГСД - это комплексная унификация, установление рационального единой формы методов и работы с документацией для всех уровней управления и для их подготовки, оформления, хранения. Методы унификации стали способом сокращения форм и видов документов, применяемых для документирования типовых управленческих ситуаций.
«Основные положения ЕГСД» представляли собой список документов, которые издавались различными органами государственной власти и управления. Было положено начало классификации документов, которая была реализована в 1970-е годы.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях, принятая в 1988 году (последняя редакция - 1991 г.). Суть - в развитии Основных положений ЕГСД. Новые информационные технологии вызвали необходимость введения изменений.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов:
1. Документирование управленческой деятельности.
2. Организация работы с документами (управление документацией).
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Служба документационного обеспечения управления.
Несмотря на солидный для документа возраст, ГСДОУ до сих пор действует в части, не противоречащей более современным нормам.
ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах госуправления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Это серьезный и полный документ, но обращаться к нему, к сожалению, приходится не часто, так как многие вопросы уже пересмотрены более современными стандартами.
В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией документоведения и подтверждены практикой делопроизводства. На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая в основном развивает и конкретизирует основные положения ГСДОУ в условиях внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без сноски на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.
Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, т.к. на ее методических принципах продолжает развиваться система правилдокументирования, организации документооборота и формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями от 07.09.2011), ГОСТом Р 6.30-2003, стандартами ГОСТ Р ИСО по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), Основными правилами работы архивов организаций (одобрены коллегией Росархива 06.02.2002) и т.п.
Работа же с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т.п. регламентируется и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации.
Тем не менее, общие положения ГСДОУ получили свое развитие и послужили основой для разработки Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (1993 г.) и двух Типовых инструкциях по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (первая утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68, а вторая, с таким же названием, утверждена приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, зарегистрирована Минюстом России в 2006 г. и утратила силу в связи с утверждением Правил делопроизводства в 2009 г.
Поэтому в настоящее время не рекомендуется давать прямые ссылки на пункты и подпункты ГСДОУ как действующего документа, а также оценивать организацию делопроизводства и функциональность СЭД по показателю «соответствие требованиям ГСДОУ». [Кожанова 2015]
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Результаты унификации и классификации документов были учтены при разработке «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», вышедшем в 1989 г. Перечень является основным нормативным документом для отбора на хранение и уничтожение документов, определении сроков их хранения, оказывая тем самым влияние на комплектование архивов и формирование архивного фонда страны в целом.
Итак, опыт развития документоведения рассматриваемого периода определяет перспективность методов унификации и стандартизации документов для совершенствования документов и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.

ГЛАВА 2. ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО: СОВРЕМЕННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

И ТЕНДЕНЦИИ

2.1. Регламентирование оформления деловых писем

Стандартизация в России осуществляется в соответствии с принципом добровольного применения документов в области стандартизации (об этом прямо указано ст. 12 Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Таким образом, строго говоря, ГОСТы не обязательны к применению, и следовать им или нет, компания решает сама. Однако это совсем не означает, что для делопроизводства коммерческих организаций нет вообще никаких правил. Они могут и должны быть установлены как федеральными или отраслевыми нормами, так и локальными нормативными актами компании.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» произвел своего рода революцию в сфере российского делопроизводства – впервые требования к организации работы с документами были приведены в соответствие с международными стандартами, а процесс управления документами был возведен в одну из важнейших функций менеджмента.
Этот стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
При написании будем руководствоваться следующими определениями понятий:
Формуляр – совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов документа.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец документа – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат для обмена информацией между организациями и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п. [Лопатникова 2008: 39].
Рассмотрим образцы из современных учебников по делопроизводству по оформлению деловых писем.

ООО «Издательство «"Старт"» Директору ФГУП «Производственно-

Нахимовский пр-т, 35 издательский комбинат ВИНИТИ»
Москва, 117218 г-ну В. П. Родионову
Тел./факс [phone] Октябрьский пр-т, 403
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО г. Люберцы, Московская обл., 140010
01.12.2004 №0-0/00
На № от

Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат - 60x90/16,

объем - 240 с , бумага офсетная № 1, тираж - 2000 экз.
Оплату услуг и предоставленных материалов гарантируем. Наши банковские
реквизиты:
Директор Подпись И. О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
м.п.