Is a publishing professional with more than twenty years of

CapTUre The TaSKS
Having recognized that we probably have more tasks than time in 
which to do them, and that new demands will arise before we’ve had 
a chance to finish the old, we need to apply a control mechanism. 
Otherwise, current and new tasks will accumulate and become a 
crushing obstacle to progress. To control our tasks, we first need to 
capture them in a way that is as easy, fast, and painless as possible. 
(See Chapter 5, Use the To-Do List Effectively, for another discus-
sion of specific list-making tips.) Many mediums will serve this 
purpose: sticky notes or index cards (useful for rearranging things 
if there are many), or a notepad (useful to see the big picture at one 
glance). Or, you may prefer to do this step in a word processing or 
spreadsheet file—whatever is the most natural way to capture all 
responsibilities and uncompleted tasks.
This step is going to seem random in part, because it’s essential 
to capture all tasks, not just the critical ones, but not in any spe-
cific order. So, once you’ve covered all the projects for which you’re 
responsible at work, let the mind wander to extracurricular matters, 
and try to capture all of your non-work related tasks. Include every-
thing (this step is not an attempt to prioritize, that comes later). To 
the best of your ability, include personal commitments and all those 
responsibilities  that  come  with  whatever  roles  you  play:  spouse 
or partner, parent, child, sibling, friend, colleague, team member, 
home owner, volunteer, supporter, advisor, contributor, etc. It is cru-
cial to include the continuing long-term obligations as well as the 
single near-term tasks. How to capture something as nebulous as 
G E T   O R G A N I z E D

---

T I M E   M A N AG E M E N T
74
“Spending time with family”? You certainly can capture your son’s 
weekly lacrosse games and your daughter’s regular soccer practice. 
And including an item “Spending time with family” is a good idea, 
as it will force you to think further and plan how to accomplish this 
goal. This is a good time to commit to a weekly or biweekly “date” 
with your spouse or significant other, too. 
You may feel that it isn’t necessary to include the obvious fam-
ily responsibilities that come with being a spouse or parent on your 
list. “I’m doing these things anyway,” you reason. Maybe you’re the 
best parent and/or spouse on two legs, and don’t wish to cheapen the 
time you spend with your loved ones by labeling those experiences 
as “tasks” and scheduling them on the impersonal medium of a task 
list. Remember that you’re building a list of commitments, and cre-
ating a device to ensure that these commitments are met. 
Collecting  this  master  set  of  tasks  or  super  “to-do”  list,  in 
whatever format you choose, will undoubtedly represent a major 
effort, but is a step that you may not need to repeat if you maintain 
the “schedule” part discussed below. Unfortunately, however, the 
classic to-do list does not permit an understanding of the task, nor 
does it accommodate a plan or acknowledge what resources, such 
as time, are necessary to accomplish it. So, at this stage, “Oil the 
bathroom  door”  has  the  same  weight  as  “Write  a  will.”  In  that 
regard,  your  list  is  as  random  and  disorganized  as  your  uncon-
scious mind. The next steps will address that problem.
DeFine 
Now that you have captured all of your outstanding responsibilities 
and undone tasks, it’s time to define them. This step is essential in 
being able to prioritize, schedule, and develop a plan to accomplish 
them. During this stage, you define the steps involved in complet-
ing the task and decide how long each will require to complete. 
The small tasks, such as oiling the hinge on the bathroom door, get 
a small time window because the task only involves finding the oil 

---

75
and squirting a few drops on the hinge . . . and wiping up the oil 
that dripped on the floor. If you know where to find the oil and if 
you don’t drip oil on the carpet, the whole project is a five-minute 
job. Heck, you can do that on the way to dinner, and other than the 
lack of a squeak, no one will even notice.
If you don’t know where the oil is, or if you don’t have any oil, 
or if there’s a white carpet under that hinge and you are incorri-
gibly messy, then the job involves more steps and is going to take 
much longer. But by going through this definition stage, you can 
account for all these factors.
For  larger  tasks,  this  definition  stage  is  proportionally  more 
important. If your assignment involves other people, getting them to 
agree, money, contracts, the government, the weather—this list can 
get fairly long—then the process can approach the complexity of proj-
ect management. That makes the definition stage crucial for complex 
tasks as it permits those tasks to be broken down into smaller, more 
manageable tasks. In fact, it is only by breaking down a large task into 
small tasks that it’s possible to understand what steps are involved and 
in what order they must be completed. It is in the defining stage that 
the seemingly impossible and intimidating becomes possible. 
If one of your tasks is writing a report, for example, and you are 
enthusiastically avoiding the project knowing the amount of time and 
effort it will consume, defining the parts of the report will make it 
much more controllable. You were probably told in school that writ-
ing an outline is the best way to develop a report; it still is an excellent 
method for organizing your thoughts. Or, you may prefer the mind 
map method of capturing ideas as described elsewhere in this book. 
By allotting even half an hour to this organizational step, it will pro-
vide a sense of accomplishment towards the overall goal.