Iqtisodiyot” kafedrasi “menejment” fanidan Oʻquv-uslubiy majmua

7.4. Menejer faoliyatini rejalashtirish va tashkil qilish uchun qurollar

Menejer ishini rejalashtirish va tashkil qilishda maxsus qurollardan foydalaniladi.

Vaqtning kundaligi – bu ishni boshqarishning uni soatlar boʻyicha bajarilishini rejalashtirish, umumiy maqsadning bir qismi sifatida kundalik vazifalarni belgilash va ulardan eng muhimlarini ajratishga imkon beruvchi vositadir.
Kundalik maxsus papka – tez taqqichdan tashkil topadi, unga foydalanuvchining istagi boʻyicha maxsus varaqachalar, grafiklar, jadvallar va moliyaviy hisobatlar solib qoʻyilishi mumkin.Varaqachalarda yillik rejalar (uzok muddatli rejalar haftalar boʻyicha kiritilgan kataklarga ajratilgan setka) va barcha ishlar yarim saotgacha aniqlik bilan taqsimlangan kunlik rejalar mavjud boʻladi. Shunday qilib, kundalik dasturning har bir bandini kengroq vaqtli vazafalar bilan solishtirish mumkin. Avval tegishli kataklarni toʻldirish va kerakli ishlarning roʻyxatini tuzish uchun qat’iyat va intizom talab qilinadi. Ammo bu roʻyxatni tuzish, oldinda turgan vazifalar va faoliyat turlarini ranjirovkalash mehnatni tashkil qilishni yaxshilash va vaqtdan foydalanishni ratsionallashtirishga yordam beradi.
Vaqtning kundaligi shaxsiy ishchi kartotekasidan iborat boʻlib, unga alohida varaqlar tikilgan va u oʻzining koʻrgazmaliligi bilan qulaydir.U bir vaqtda stol kalendari, shaxsiy kundalik, yon daftarga, rajalashtirish va nazorat qilish quroli, manzillar roʻyxati, ma’lumotnoma va gʻoyalar kartotekasi boʻladi.
Vaqtning kundaligi yana har kuni foydalaniladigan barcha kunlik rejalar, xizmat daftari va varaqlarning ishchi jamlovchisidan iborat boʻladi.
Vaqtning kundaligi - bu shaxsiy maqsadlarga erishish, vaqtdan samarali foydalanish uchun qoʻshimcha vositadir. Uning yordamida nafaqat barcha qisqa va uzoq muddatli vazifalar haqidagi, balki barcha rejalar va loyihalar haqidagi toʻliq tassavvurni olish mumkin.
Vaqtning kundaligi quyidagi tuzilishga ega. Kalendar qismida oylik, haftalik va kunlik rejalar uchun har xil ishchi daftarchalar joylashadi. Kunlik rejaga alohida ahamiyat beriladi: bir kunga bir varaq. Bu erda yana tegishli oylar va xaftalar boʻyicha mulohazalar uchun varaqlar ham boʻladi, ular muddatlarni boshqa davrlarga kuchirishni engillashtiradilar. Bu varaqlarni foydalangandan keyin tikish mumkin.
Yangi “kiruvchi” kundalik varaqlarda haftalik va oylik varaqlardan barcha muddatlar koʻrsatilishi kerak.Ularga tegishli varaqlardan sanalar-toʻlovlar, ta’tilga ketish kunlari, tugʻilgan kunlar, shu jumladan qoʻl ostidagilarniki ham koʻchiriladi. Shunday qilib, kundalik muntazam ravishda toʻldirilgan holda hech nima yoʻqolmaydi va esdan chiqmaydi.
Xizmat va xususiy ishlar boʻlimida(tegishli varaqlar va ishchi daftarlarda) quyidagi axborotlarni yozish va doimo oʻzi bilan olib yurish mumkin:

• 
  yarmarkalarni oʻtkazilishi muddati;
  
• 
  kitoblar roʻyxati;
  
• 
  poezdlar va samalyotlarni harakatlanish jadvali;
  
• 
  tugʻilgan kunlar roʻyxati;
  
• 
  rejalashtirish uchun universal varaqlar;
  
• 
  gʻoyalarni yozish uchun varaqchalar va x.k.
  

Manzillar va telefonlar boʻlimida koʻpincha foydalanishga toʻgʻri keladigan telefon raqamlari va manzillar yoziladi.
Yana umumiy qism mavjud boʻlib, unga, hamyon kabi, pochta markalari, foto suratlar, chek daftarchalari va pullarni joylashtirish mumkin.
Vaqtning kundaligidan foydalangan holda har kun(hafta, oy)ni muvaffaqiyatli rejalashtirish, oʻz ishini tashkil qilish mumkin. Uni qoʻllash tufayli ishning sifati oshadi, har kuni bir soatga yaqin ish vaqti tejaladi.
Taymerlash tizimiga ega kundalik ham kundaliklarning turli tumanligi boʻladi, u oʻz ichiga yil, oy, haftalik kundalikni oluvchi simli halqalardagi bukletlardan iborat boʻladi. Bundan tashkari har bir kun yarim soat oraligʻi bilan yozib qoʻyilgan. Bu tizim menejerga quyidagilarga imkon berdi:
-hayotiy rejalar va uzoq davr(yil)ga rejalarni oʻylab koʻrish va tizimlashtirish, ularni bosqichma bosqich (oylar, haftalar va x.k. boʻyicha) bajarilishini rejalashtirish;
- boshqa ishlarga chalgʻimasdan, qabul qilingan rejalarga aniq rioya qilish.
Ushbu maqsadda yana ma’lumotlarning ixcham bazasidan iborat boʻlgan katta shaxsiy “Folifaks”dan ham foydalanish mumkin. “Folifaks” qoʻyidagi boʻlimlarni oʻz ichiga oladi:

• 
  shaxsiy ma’lumotlar (schetlar, mashinalar, sugʻurta va x k .ning raqam- lari);
  
• 
  kundalik;
  
• 
  yillik (butun kalendar yiliga);
  
• 
  yon daftarcha- bloknot;
  
• 
  axborotlar;
  
• 
  shaxsiy moliyalar;
  
• 
  manzillar kitobchasi;
  
• 
  vizitkalar, hujjatlar va pullar uchun plastikli hamyon.
  

Shunday qilib, “folifaks” menejer hayotining barcha tomonlarini qamrab oladi va unga muammolarni hal qilishda yordam beradi. Shu bilan birga “folifaks” oʻzida jiddiy xavfni yashiradi- agar menejer uni yoʻqotsa, unda koʻpgina axborotlarni yoʻqotadi.
Jahonda keng tan olingan menejer vaqtini rajalashtirish va boshqarishning bir necha aniq tizimlari mavjud. Ulardan biri- bu Evropada 1-reytingga ega “Taym Menejer” tizimidir. U birinchi marta Time Manager International kompaniyasi tomonidan ishlab chiqarilgan, bu kompa- niya menejment va shaxsiy rivojlanish sohasida Evropada etakchi boʻlib, 197 yilda Daniyada tashkil topgan.
Taym Menejerda hamma narsa ham mazmuni va ham shakli boʻyicha mayda- chuydasigacha oʻylab koʻrilgan. Bundan tashkari mahsulotning keng navlari tufayli Taym Menejerni har qanday shaxsiy soʻrovlarga moslashtirish mumkin. Masalan, Taym Menejerning uchta bazaviy variantlari: standartli, maxsus va “rahbar” mavjud. Ularga kiruvchi blankalar va jihozlar majmuasini oʻzgatirib va toʻldirib Taym Menejerning bu bazaviy variantlarni istalganini faoliyatning u yoki bu belgalangan turiga maxsus moʻljallangan turli tumanligiga aylantirish mumkin. Masalan, savdo vakili, kotib, loyiha rahbari, ilmiy xodim, yuqori boʻgʻin boshqaruvchisi va h k.
Taym Menejerning har qanday bazaviy varianti majmuasi beshta asosiy elementlardan tashkil topadi:

• 
  halqali qisqichlarga ega papkalar;
  
• 
  blankalarning standart majmuasiga ega qutilar;
  
• 
  Taym Menejerdan foydalanish boʻyicha “ Shaxsiy samadorlikka kalit” yoʻriqnomalari;
  
• 
  kompaniya mahsulotlari katologi;
  
• 
  qoʻshimcha blankalar namunalari.
  

Halqali mexanizmga ega papkalar turi Taym Menejerning variantiga koʻra farqlanadilar. Qolgan elementlar uning barcha variantlarida bir xil- dadir.
Halqali mexanizmga ega papkada qoʻyidagilar boʻladi:

• 
  17 ta xat choʻp;
  
• 
  alfavitli telefon davtarchasi va 18 oylik kalendar- yon daftarcha ga ega chiqarib olinadigan muqova. Muqovada yana chek daftarchasi, bloknot va kichkina qalamcha uchun joy bor;
  
• 
  avtomatik qalam;
  
• 
  Taym Menejerning standart majmuasiga kiruvchi har bir blankaning bittadan nusxasi.
  

Taym Menejer tizimi quyidagilarga imkon beradi:

• 
  ishda yuqori natijalarga erishish;
  
• 
  ustivorliklarni belgilash;
  
• 
  holatni toʻgʻri baholash;
  
• 
  muhim ishlarni esdan chiqarmaslik;
  
• 
  vaqtdan samarali foydalanish;
  
• 
  boshqa insonlar bilan yaxshi hamkorlik qilish;
  
• 
  oʻzining ijodiy solohiyatini oshirish;
  
• 
  vazifalarni toʻgʻri taqsimlash;
  
• 
  oʻzgarishlarga egiluvchan va xotirjam munosabatda boʻlish.
  

Koʻrib chiqilgan tizimlardan tashqari, rejalashtirish uchun yordamchi vositalar ham mavjud: magnitli taxtachalar, modulli taxtalar, yopishqoq taxtalar va boshqalar. Bu yordamchi vositalardan foydalanishning diapazoni juda keng. Ulardan hisobot statistikasi, ishlab chiqarish rejalari, ish jadvallarini tuzish va olib borish, ishlab chiqarishning samaradorligini nazorat qilish va har xil rejalarni tuzish uchun foydalanish mumkin. Ularda xaridlar va etkazib berishlarni qayd etish mumkin. Ular yordamida tashkilotning tashkiliy tuzilmasini takomillashtirish, ish inshoatlarining chizmalarini tuzish mumkin. Ammo bu taxtalar birdan bir maqsad emas. Xodimlar ulardan haqiqatan ham yordamchi vositalar sifatida foydalanishlari va ular xodimlarga ishda yordam berishlari muhimdir.
Yana ishni samarali bajarish va ish vaqtidan foydalanishga yordam beruvchi koʻpgina texnik yordamchi vositalar ham mavjud. Ulardan rahbar va uni yaqin yordamchilari foydalanadilar.Ular menejerga oʻziga yuklaitilgan vazifalarni oʻz vaqtida bajarish uchun zarurlar.
Bu, xususan, shaxsiy kompyuterlardir. Keyingi yillarda koʻpgina xilma xil idoralarda EHM paydo boʻldilar. Har qanday xodim ularni bir necha kun ichida oʻzlashtirib olishi mumkin. Barcha kerakli materiallar, dalillar, raqamli ma’lumotlar, bildirgichlar(raportlar) ular yordamida bevosita foydalanish uchun operativ tayyorlanishlari mumkin. Idora EHM yordamida tayyor ma’lumotlarni olishi va tashkilotning barcha materiallarni ishlab chiqishi mumkin.
Bunda maxsus kompyuter dasturlaridan foydalanish maqsadga muvofiqdir. Masalan, Lotus Organizer (Lotus organayzer) ommaviy shaxsiy axborot tizimlaridan biri boʻlib, menejerning vaqt kundaligi yoki organayzer bilan ishini toʻliq taqlid qiladi. U quydagi boʻlimlarga ega.
Calendar (Kalendar) yoki kundalik, vaqtni, hamda har xil tadbirlarni rejalashtirishga moʻljallangan. Boʻlim barcha rejalashtiralayotgan hodisalar haqidagi axborotlarni kiritish, yaqinlashayotgan hodisalar haqida xabar berish, har xil axborotlarni, masalan xarajatlar va ma’sul shaxslar haqidagilarni moʻljalangan tadbirlar bilan bogʻlash, takrorlanadigan hodisalar, masalan kundalik majlislarni belgilash, boʻsh vaqtlarni topishga imkon beradi.
Adress (Adreslar) oddiy manzil daftarchasi vazifasini bajaradi. Bu boʻlim manzillar, telefonlar, oila haqidagi ma’lumotlar va muloqotlar boʻladigan odamlar haqidagi boshqa axborotlarni yozish, yozuvlarni familiyalar va kompaniyalar boʻyicha navlarga ajratishga imkon beradi.
To do (Ishlar) ishlarni rejalashtirish uchun moʻljalangan. Bu boʻlim koʻzda tutilgan ishlar haqidagi axborotlarni kiritish, vazifalarni sanalar va ustivorliklar boʻyicha navlarga ajratish, rejalashtiralayotgan vazifalar haqida xabarlar berish, qaysi ishlar qilinganligi va qaysisi koldirilganligi, imkoni va qachon qilish kerakligini kuzatishga imkon beradi.
Anniversary (Muhim sanalar) dan har yil eslash kerak boʻladigan muhim sanalar(tugʻilgan kunlar, firmalarni vujudga kelishlari va boshqalar) ning roʻyxatini olib borish uchun foydalanish mumkin. Bu boʻlim muhim sanalarga ega yozuvlarni yaratish, yozuvlarni yillar, oylar, zodiak belgilari boʻyicha navlarga ajratish va koʻrib chiqish, sanani yaqinlashayotgani haqida eslatishga imkon beradi.
Calls (Telefon qoʻngʻiroqlari) telefon qoʻngʻiroqlarini rejalashtirish va avtomatlashtirish uchun moʻljallangan. Bu boʻlim telefon daftarchasiga rejalashtiralayotgan telefon qoʻngʻiroqlari haqidagi axborotlarni kiritish, zarur qoʻngʻiroqlar haqida eslatish, qilingan qoʻngʻiroqlarni (shu jumladan suhbat vaqtini) roʻyxatga olish, abonent modem yordamida qoʻngʻiroq qilish imkon beradi.
Notepad (Bloknot) oddiy qogʻozli bloknot vazifasini bajaradi. Bu boʻlim formalashtirish vazifasidan foydalanish bilan yozuvlar qilish, yordamida avtomatik ravishda bloknotda sarlavha shakllanadigan boblarni yaratish, matnga boshqa dasturlarda yaratilgan ob’ektlarni, shu jumladan grafik tasvirlarni kiritishga imkon beradi.
Planner (Rejalashtiruvchi) uzoq davom etadigan hodisalarni reja- lashtirish uchun moʻljallangan, ular bir kun yoki koʻproqni egallaydilar, masalan xizmat safarlari va ta’tillar.
Lotus Organizer tizimi ham boʻlimning ichidagi va har xil boʻlimlardagi har xil elementlar (hodisalar, manzillar, ishlar) oʻrtasida aloqalarni yaratish va shuning bilan elementlar oʻrtasidagi har xil munosabatlarni tasvirlashga imkon beradi. Kirib kelayotgan va muhim ishlar haqida eslatishga imkon beradilar. Ishlar, telefon qoʻngʻiroqlari, muhim sanalarni kundalikda, kundalik hodisalarini esa- rejalashtiruvchida koʻrib chiqish mumkin, masalan ishlar roʻyxatidan vazifaga kundalik ish kontekstida qarash mumkin.
Tizim turli tuman axborotlarni – yon daftarchadan tanlab olingan elementlarni ular tomonidan ma’lum kategoriyalar: loyihalar, gʻoyalar, xizmat safarlari va h.k. yordamida birlashtirishga imkon beradi. Masalan, yon daftarchadagi ma’lum loyihaga tegishli boʻlgan elementlarni guruhlarga ajratish mumkin. Kategoriyalar yordamida har xil boʻlimlarga tegishli boʻlgan elementlar guruhini boshqarish mumkin, masalan elementlarning faqat tanlab olingan guruhini koʻrib chiqish va u bilan ishlash mumkin. Oʻz kategoriyalarini yaratish imkoniyati ham bor.
Ushbu dasturning boy vazifaviy imkoniyatlari va farosat bilan tushuniladigan interfeysi ishlarni tashkil qilishni ancha soddalashtirish va menejer mehnati samaradorligini oshirishga imkon beradi.
Quyidagilar menejerning boshqa yordamchi vositalari boʻladilar: elektron kalkulyatorlar, teleks, nusxa koʻchirish-koʻpaytirish mashinalari, nazorat tablosi va boshqalar.
Bozor iqtisodiyoti davrida raqobatda engib chiqishning asosiy omillaridan biri makroiqdisodiyotga taalluqli, ijtimoiy va shaxsiy sektorlardagi korxonalarda ishlab chiqarish samaradorligini oshirishga erishishdir. Bu asosan mavjud ishchi kuchidan oqilona foydalanish evaziga erishiladi. Oʻz navbatida ishchm kuchidan samarali foydalanish koʻpincha har xil bajarilishi zarur boʻlgan ishlarning ayrim ijrochilar oʻrtasida toʻgʻri taqsimlanishiga, ya’ni ularshshg malakasiga, tajribasiga va zukkoligiga yarasha ish bilan bab-barovar ta’min etilishiga bogʻliqdir. Bu masalani maqsadga muvofiq hal etish uchun, birinchi navbatda, mehnatni ishchi ishlab chiqarshtsda puxta oʻylab, oqilona taqsimlashi lozim boʻladi. Bu tashkiliy masala mehnat taqsimoti deb ataladi.
Mehnat taqsimoti deganimizda, har xil mehnat turlarnnipg bir-biridan ajratilishini, pirovardida ishlab chiqarishda ishtirok etuvchi turli guruh kishnlarning xilma-xil mehnat faoliyatlari bilan band boʻlishini tushunamiz.
Mehnat taqsimotining asosiy ustunliklaridan biri shundaki, bunda ishchi ishning ma’lum bir turida chuqur ixtisos topadi, shu ish bajarilish texnikasini va tartibni puxta egallab oladi, zarur koʻnikmalarni kasb etadi, ish usul va uslublarni yanada takomillashtiradi. Bunda maxsus asbob va uskunalar ishlatiladi. Bundan tashqari mehnat taqsimotida xodimlarni ish jarayoniga tayyorlash ham osonroq boʻladi.
Ishlab chiqarishda mehnat taqsimotishshg uchta turi mavjud boʻladi: umumiy mehnat taqsimoti, xususiy mehnat taqsimoti, qisman (ayrim) mehnat taqsimoti.
Umumiy mehnat taqsimotiga kishilar faoliyatining ishlab chiqarish va noishlab chiqarish sohalari oʻrtasidagi mehnat taqsimoti kiritiladi, bu sohalar ichida esa — sanoat, qishloq xoʻjaligi, transport, aloqa, savdo, xalq ta’limi, fan, davlat boshqaruvi, madaniyat va hokazolar oʻrtasidagi mehnat taqsimoti kiritiladi. Ana shu sohalar oʻrtasida xodimlarning taqsimlanishi umumiy mehnat taqsimoti va jamiyatning ayrim mamlakat va uning mintaqasining ijtimoiy-iqtisodiy rivojlanishi jarayonidagi oʻzgarishlar tasnifi boʻlib xizmat qilishi mumkin.