Iasc cluster approach evaluation, 2nd phase april 2010

Executive Summary
Introduction
Method
Background
Findings
Conclusions
Recommendations

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Opportunities for 
information sharing are 
much appreciated… 
Good practice:
Information management
•   Inventory of relevant documents on the humanitarian situation, i.e. mission 
reports, assessments, evaluations, etc;
•   Inventory of relevant common cluster/sector data sets, including population data 
disaggregated by age and sex;
•   Data on the humanitarian requirements and contributions (through the Financial 
Tracking Service);
•   A country-specific or disaster-specific humanitarian web-portal;
•   Situation reports; 
•   Maintenance of common datasets that are used by the majority of sectors/clusters;
•   Geospatial data and analysis relevant to inter-cluster/sector decision making;
•   Access to schedules, agendas and minutes of cluster/sector coordination 
meetings. 
Source: IASC (2008), currently under review 
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   Clusters create a clearly designated space for information sharing and dissemination that 
is  much  appreciated  by  cluster  members  and  leads  to  an  improved  understanding  of  the 
situation. Yet, information management and institutional memory remain a serious problem 
in all six country cases.
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   Most  humanitarian  actors  in  the  case  study  countries  mention  improved 
opportunities  for  sharing  and  disseminating  information  and  exchanging 
experiences  as  an  element  they  strongly  appreciate  about  the  introduction  of 
the  clusters.  Information  sharing  improves  clearly  where  humanitarian  actors 
develop local or cluster-specific solutions. In most countries, for example, OCHA 
maintains cluster websites that have proven to be a valuable means for sharing 
and storing information, but are seldom user-friendly and require intense active 
maintenance, which is often not available. At the global level, the same is true for 
the oneresponse Website, though its name causes concern among some members 
of  the  humanitarian  community.  In  Myanmar,  the  Myanmar  Information 
Management Unit provided effective information management services and one 
hub  developed  a  village-level  information  system  relying  on  Google  Earth  and 
including  GPS  data.  Several  clusters  have  also  created  specific,  custom-made 
information  management  solutions  that  show  very  positive  direct  effects  on 
eliminating  duplications,  reducing  aid  abuse  and  coordinating  responses.  They 
include  for  example  shelter  databases  in  the  oPt  and  Haiti  and  an  education  
 
 
 
47   During spring 2010, the IASC Task Force on Information Management is undertaking a review of the IASC 
endorsed Operational Guidance on Responsibilities of Cluster/Sector leads and OCHA in Information 
Management as a follow-up to the Cluster Approach Evaluation Phase 2.