Iasc cluster approach evaluation, 2nd phase april 2010

Executive Summary
Introduction
Method
Background
Findings
Conclusions
Recommendations

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48
… but need further 
improvement.
Insufficient meeting 
facilitation
Lack of institutional memory
3Ws not detailed enough
Sophisticated systems  
not practical
Information management 
systems incompatible
OCHA vs. cluster lead roles
database  in  Uganda.  Another  good  practice  example  was  developed  in  DRC, 
where the Food Security Cluster compiled tables of planned projects to identify 
gaps and duplications early on. 
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   Overall, however, there remains much scope for further improving information 
sharing and management. Aspects requiring improvement include:
 
•   
Many clusters use insufficiently facilitated meetings as the primary means for 
sharing information. This is inefficient and ineffective since it takes up much 
time, information is easily lost for non-participants and rotating participants, 
it  distracts  from  strategic  planning  and  problem  solving  and  can  create  the 
impression that clusters are mainly a mechanism for reporting.
48
 
 
•   
The lack of institutional memory, both in cluster lead organizations and among 
cluster members, remains a crucial problem. Clusters lose valuable information 
each time cluster coordinators change, which can happen every few weeks, as 
in the case of Myanmar. 
 
•   
Important information management tools of OCHA like the “Who does What 
Where” (3Ws) provide a very useful overview and highlight major gaps, as well 
as duplications, but are not always user-friendly. In most cases, the 3Ws are not 
detailed enough to influence concrete planning at the local level. Moreover, the 
tool can be misleading because it generally does not yet include information 
on the status of projects, i.e. whether projects are being implemented or only 
planned  and  financed  or  not.  Many  humanitarian  actors  therefore  suggest 
adding “when” and “how” to the 3Ws.
 
•   
Attempts  to  introduce  more  sophisticated  and  encompassing  information 
management systems like the Gaza Response Activity Database (GRAD) in 
the oPt, however, show that these systems are very costly to establish, almost 
impossible to maintain and difficult to access for local organizations. 
 
•   
Where several organizations record similar information, such as for example 
UNHCR  and  OCHA  in  Uganda,  incompatible  information  management 
systems sometimes led to inefficiencies and loss of data. Similar problems arise 
because data types and collection methods vary over time.
 
•   
The division of labor between OCHA and cluster lead organizations regarding 
cluster  information  and  inter-cluster  information  is  difficult  to  implement  as 
the two overlap in practice. 
48   Cf. Young at al. (2007), p. 20.