Is a publishing professional with more than twenty years of

aVOiDing BUSYWOrK
If  required,  most  of  us  can  provide  justification  for  what  we’re 
doing. Even if those tasks that currently occupy our time are not 
on a critical path within our most important project, we can find 
enough  reasons  for  continuing  to  do  them  to  satisfy  ourselves. 
Usually. After all, we are professionals, and we understand better 
than anyone else what our jobs require.
However,  the  key  to  changing  our  behavior—to  stop  spend-
ing time on busywork and start spending time on more important 
tasks—is  to  recognize  our  flaws  rather  than  protect  them.  Our 
flaws, in this case at least, are the inability to fully understand our 
goals, translate those goals into tasks, and prioritize those tasks 
in a logical way to accomplish the goals. This is easy to accept in 
theory, but much more difficult to execute in practice.
That’s because other demands interrupt our schedules and lay 
waste to our plans. There are telephone calls to return and e-mail 
messages to deal with, colleagues’ requests, and minor or major 
fires to extinguish depending on what stage our projects are in. We 
may find ourselves well on the way to accomplishing important 
work  only  to  be  ambushed  by  minor  concerns  and  insignificant 
duties, so that at the end of the day, we feel tired but unsatisfied 
with the previous eight hours of frenzied activity. 
If  busywork  is  the  problem,  then  eliminating  busywork  will 
make  us  more  productive,  correct?  Not  necessarily.  We  may  be 
engaged in busywork because we are unable or unwilling to accom-
plish important tasks. And we may be just as unable to accomplish 
important tasks, for whatever reason, even without busywork. In 
that case, busywork is not the problem, but may be the symptom 
of a different problem.
B U S Y   O R   P RO D U C T I V E ?

---

T I M E   M A N AG E M E N T
30
It’s just as true, however, that by continuing to perform lim-
ited-value tasks, we are less able to accomplish meaningful duties. 
As mentioned earlier, first, we need to identify our goals in order 
to understand and prioritize the tasks that lead to accomplishing 
those goals. Then we must focus our attention on performing those 
tasks, rather than others. Simple, right? Of course not! If it was, 
there wouldn’t be so many books and magazine articles and work-
shops  designed  to  help  people  who  are  frustrated  because  they 
can’t seem to manage their time. 

---

31