Is a publishing professional with more than twenty years of

part of the exercise can be very illuminating, as the numbers you 
gather  here  may  confirm  why  your  spouse  keeps  telling  you  to 
“come to bed.”
We’ll  all  have  “eat”  on  our  lists  of  basic  time-consuming 
activities, but again, you may want to split food time into regular 
sit-down meals, eat-and-run drive-through raids on nutrition, and 
foraging (or snacking or noshing or whatever you call it).

---

19
Is “work” specific enough for you? It depends on how much 
you want to learn from this self-study. I suspect most of us will 
want  to  keep  closer  tabs  on  exactly  what  we’re  doing  at  work, 
breaking  time  into  categories  such  as  “meetings”  (perhaps  also 
differentiating  between  “productive  meetings”  and  “total-waste-
of-time  meetings”?),  “report  writing,”  “responding  to  telephone 
inquiries,”  “commute  time”  (
Don’t
  forget  commute  time,  which 
may be a major and previously unnoted time-consumer), and even 
“break time.” (Don’t be afraid to chart breaks. You may well dis-
cover that you take too few rather than too many.)
The more categories you create, the more precise and helpful 
the information, and the more annoying keeping track will be. The 
more you decide to put in, the more you’ll get out later, so err on 
the side of overscrupulous data-keeping. The information you col-
lect here is going to serve you well.
Let your time log sit overnight and take another look at it, add-
ing and deleting as you see fit. Have you forgotten anything? You 
can, of course, add items during your survey week if you haven’t 
anticipated  everything  here. The key  is to  note  the items you’re 
interested in tracking and to be sure your system enables you to 
account for your time fairly accurately. (It will do no good to list 
two hours a day as “miscellaneous.”)
You’re almost ready to start your self-study. First, write down 
your estimate of how much time per week you spend in each cat-
egory. You can do this in total hours, in percentage of time spent, 
or both. When you’re done, you’ll probably want to convert hours 
into percentages anyway.
For  example,  if  you  figure  you  average  seven  hours  of  sleep 
a night, you can write “49” (7 
×
 7) next to that category on your 
list. Since there are 168 hours in a week, 49 divided by 168 is 29 
percent (actually, 29.167 percent, if you need to be that precise. On 
the other hand, “about 30 percent” may suit your purpose).
Next to your estimate, write the number of hours/percentage 
you think you 
ought
 to be sleeping each week. If in your heart of 
hearts you believe that Mom was right and that you really do need 
A R E  Y O U   R E A L LY   A S   B U S Y   A S  Y O U   T H I N K ?

---

T I M E   M A N AG E M E N T
20
eight hours of sleep, you’d write in “56/33.3 percent” next to your 
“49/29 percent.”
Now keep your time log for a full week. Try to pick a “typical” 
week (if there is such a thing) that’s neither spent on vacation nor 
a business trip, and relatively free of major crises. If a crisis does 
erupt during the week you’ve chosen, you can always start over the 
following week.
It is important that you be persistent and precise.
Can  you  do  two  activities  at  once?  Of  course.  In  fact,  tradi-
tional time management books insist you do two, three, even four 
things at a time. But for the purpose of this survey you’re going to 
decide on the dominant activity at any given time. For example, if 
you’re listening to an audiobook while driving to work your domi-
nant activity is “driving to work.” The book-listening is incidental. 
If you’re reading a book with the television on, you need to decide 
whether you’re mostly reading a book or watching television.
Start your log when you wake up on Day One.
6:15 
a
.
m
. Lay in bed, semiconscious, “listening” to “Morning 
Edition.”
Make your next notation when you significantly change your 
activity.
6:32 
a
.
m
.  Dragged  carcass  out  of  bed.  Bathroom.  Shower. 
Dress.
6:58 
a
.
m
. Breakfast.
The smaller the increments, the more precise the results (and 
the more work the gathering).
6:59 
a
.
m
. Worked sudoku puzzle.
7:02 
a
.
m
.  Stopped  working  sudoku  puzzle  to  let  dog  out  in 
backyard.
7:02:15 
a
.
m
. Resumed working sudoku puzzle.

---

21
Too precise? I doubt you’d find this level of precision desirable 
or helpful. I also doubt you’d keep recording that way for a full 
week. Make your notes in a way that will tell you what you want 
and need to know about yourself at the end of the week.
Be honest, even if it hurts. Folks tend to fudge downward on time 
spent playing computer games and upward on time spent exercising, 
for example. You want a true picture of your activities in a typical 
week. Then you can decide if you want to change anything.
It can be difficult, but try not to let the process of keeping track 
of time alter the way you actually spend that time. If you know 
you’re going to have to record it, you may be less likely to want 
to flop down and watch a 
CSI
 rerun. But if that’s what you would 
have done without the log, that’s what you ought to do with it.
Nobody has to see your log, and you have the power to change any-
thing you don’t like about the way you live (and to decide to embrace 
anything you do—public opinion, spouses excepted, be damned).
Allow enough time at the end of your survey week to do the 
math. (No, you don’t have to note this time on your log. You’re fin-
ished with that.) Go back to your first page, where you made your 
list and created your Estimate column and your Ideal column, and 
write in the Actual numbers. Each entry should now have three 
sets of numbers after it.
 
EStimatE 
idEal 
actual
Sleep 
49 (29%) 
56 (33.3%) 
52 (31%)
If  you’ve  been  rigorous  and  honest,  you  may  get  some 
surprises:
 
EStimatE 
idEal 
actual
Video gaming 
7 (4.2%) 
3.5 (2.1%) 
42 (25%)
Okay. You’re not likely to get that big a surprise. But you may 
note some relatively large discrepancies among estimates, ideals, 
A R E  Y O U   R E A L LY   A S   B U S Y   A S  Y O U   T H I N K ?

---

T I M E   M A N AG E M E N T
22
and actuals. If so, rejoice. You’re a perfect candidate for time man-
agement. You may find that by adjusting actual times to conform 
more closely to your ideal, you’ll improve your life significantly.
You may also find that you need to rethink some of your ideal 
times and your reasons for having established them.
If an adjustment leaps out at you now, note it in a fourth col-
umn, “New Ideal,” or “Time Management Goal”:
 
EStimatE 
idEal 
actual 
NEw idEal
Video gaming 
7 (4.2%) 
3.5 (2.1%)  42 (25%)  10.5 (6.3%)
Then write the adjustment you intend to make in the form of a 
declaration:
“I will play video games no more than one and a half hours a 
day,” or
“I will average no more than 10 and a half hours gaming each 
week.”
Congratulations. You’ve taken the first big step in successful 
time  management.  You’ve  accounted  for  your  time.  You’ve  per-
haps  uncovered  areas  where  you  may  be  spending  too  much  of 
that time and areas where you aren’t spending enough. And you’ve 
made some initial declarations concerning your future activities. If 
you did nothing else, this new level of self-awareness and resolve 
would be extremely helpful to you.
But there’s much more you can do, if you’re willing, to help 
yourself spend time wisely and well; not to satisfy the numbers on 
the chart, but to create a joy-filled as well as productive life.

---

23