Fundamentals of Management, 8th ed

Chapter 12: Communication in Organizations

3 7 9

Copyright 2016 Cengage Learning. All Rights Reserved. May not be copied, scanned, or duplicated, in whole or in part. Due to electronic rights, some third party content may be suppressed from the eBook and/or eChapter(s).

Editorial review has deemed that any suppressed content does not materially affect the overall learning experience. Cengage Learning reserves the right to remove additional content at any time if subsequent rights restrictions require it.

---

conflicting signals when she says on Monday that things should be done one way, but

then prescribes an entirely different procedure on Wednesday. Inconsistent signals are

being sent by a manager who says that he has an “open-door” policy and wants his

subordinates to drop by, but keeps his door closed and becomes irritated whenever

someone stops in.

Numerous barriers can disrupt effective communication. Some of these barriers

involve individual characteristics and processes. Others are functions of the organiza-

tional context in which communication is taking place.

Another barrier is lack of credibility. Credibility problems arise when the sender is

not considered a reliable source of information. He may not be trusted or may not be

perceived as knowledgeable about the subject at hand. When a politician is caught with-

holding information or when a manager makes a series of bad decisions, the extent to

which he or she will be listened to and believed thereafter diminishes. In extreme cases,

people may talk about something they obviously know little or nothing about.

Some people are simply reluctant to initiate a communication exchange. This reluc-

tance may occur for a variety of reasons. A manager may be reluctant to tell subordi-

nates about an impending budget cut because he knows they will be unhappy about it.

Likewise, a subordinate may be reluctant to transmit information upward for fear of

reprisal or because it is felt that such an effort would be futile.

Poor listening habits can be a major barrier to effective communication. Some people

are simply poor listeners. When someone is talking to them, they may be daydreaming,

looking around, reading, texting, or listening to another conversation. Because they are

not concentrating on what is being said, they may not comprehend part or all of the

message. They may even think that they really are paying attention, only to realize later

that they cannot remember parts of the conversation.

Receivers may also bring certain predispositions to the communication process. They

may already have their minds made up, firmly set in a certain way. For example, a man-

ager may have heard that his new boss is unpleasant and hard to work with. When she

calls him in for an introductory meeting, he may go into that meeting predisposed to

dislike her and discount what she has to say.