English for Writing Research Papers

20.4   Anticipate referees’ comments on your English
Dr Robert Coates, author of the paper ‘Language and publication in Cardiovascular 
Research  articles’,  has  found  that  “badly  written  articles”  correlate  with  “a  high 
rejection rate”.
Many factors could influence the rejection of an article. However, we found clear indica-
tions that carelessly written articles could often have either a direct or subliminal influence 
on  whether  a  paper  was  accepted  or  rejected.  On  equal  scientific  merit,  a  badly  written 
article will have less chance of being accepted. This is even if the editor involved in reject-
ing a paper does not necessarily identify language problems as a motive for rejection.
His research refers to papers that were submitted for publication in Cardiovascular 
Research – see page 314 for a link to his very revealing article. He also found that 
manuscripts that had the lowest acceptance rate also had the highest error rate in 
terms of English.
This does not mean that all papers with high error rates were rejected, or that low 
acceptance rate was determined exclusively by poor English. But he did find a defi-
nite correlation.
Referees  are  generally  not  English  language  experts.  They  are  interested  much 
more in the scientific content than in the level of English. The comments that ref-
erees make on your English often depend on whether they are native speakers (NS) 
or non-native speakers (NNS).
NNS referees tend to recognize the elements of ‘poor’ English that for them stand 
out the clearest:
spelling mistakes and typos
•
simple grammar mistakes (e.g. missing 
•
s
 on plurals and third person)

---

299
20.4 Anticipate referees’ comments on your English
Here is a typical example, written by an NNS referee commenting on an NNS’s 
English:
A big problem with this work is the English form: there are so many language errors that 
it actually seriously compromises one’s ability to understand what is being presented. The 
paper needs an extensive revision by a native English speaker.
NS referees, on the other hand, tend to focus more on problems related to intelligi-
bility and readability: verbosity, redundancy and rambling sentences. Many native 
English-speaking  referees  are  sympathetic  to  their  non-native  colleagues.  One 
reviewer I contacted said:
I typically don’t comment on minor grammatical issues in my reviews unless the grammar 
makes  the  content  hard  to  follow  or  understand.  I  can’t  imagine  having  to  write  all  my 
scientific papers in a second language—it’s hard enough to do in a native language—so 
I have a lot of sympathy for people who have that obstacle to publication.
Grammatical and lexical errors are unlikely to completely impair a referee’s under-
standing of your paper, but too many of them might cause referees to become irritated 
and  to  lose  interest  not  only  in  what  you  are  writing  about,  but  in  you  as  well. 
Basically if your paper is filled with errors this requires too much effort on the part 
of the referee and this may have a negative impact on his / her opinion not only of 
your paper but also on your credibility as a reliable researcher.
All  referees  object  to  spelling  mistakes,  particularly  as  this  is  something  that 
authors  can  easily  check  themselves.  A  series  of  trivial  and  easily  correctable 
 mistakes, may make some referees feel that you are not very competent and reliable 
- and their opinion of your English may even throw doubts on their opinion of how 
well you carried out your research.
Judging errors is an extremely subjective exercise, and different referees may have 
very different ideas about what they would term as ‘intolerable’ or ‘objectionable’ 
errors. This may help to explain those occasions when your paper is rejected by one 
referee for ‘very poor’ English, whereas the other referees make no comment at all 
about the English level.
Sometimes referees will give no specific reasons for rejecting your paper due its 
poor English, but they will say something like: This referee recommends that the 
authors have their paper revised by a qualified native English speaker. This may 
happen for two reasons:
 
1.   the referee is either a NS or a NNS and feels that the quality of the English is low but is 
unable to pinpoint exactly what it is. In this case, the cause of the problem is generally an 
overall lack of readability.
 
2.   the referee is a NNS, is not sure of the level of English, and wants to protect himself / her-
self just in case there are errors. This is a face-saving device adopted by NNS referees in 
relation to the editor. However, please note that this only happens in some cases, and is not 
a general rule.

---

300
20 The Final Check
With regard to the second point, I once revised a paper for a client and I highlighted 
three terms that were unfamiliar to me and which I recommended the author should 
change. For some reason the author did not make these particular changes and his 
manuscript was initially rejected. Of course the rejection was primarily for scien-
tific reasons and not problems with the English (I had, after all, revised the English 
and apart from the words and phrases I had highlighted, the English was perfect). 
However, all three referees spotted the unfamiliar terms which included one word 
that was archaic (i.e. a word that is no longer used) and two terms that the author 
had clearly invented himself. Purely on the basis of these three vocabulary items, 
two of the referees recommended that the paper be revised by a professional mother 
tongue editor before being accepted for publication - despite the fact that the paper 
was actually in near perfect English.
How is this possible? The two referees were in fact both NNSs - I could recognize this 
from the English of their reports which contained some errors. What they saw was 
three clear errors of English. Their feeling was probably “If I have recognized these 
three errors, there may be many others too that I may not be able to spot. To protect 
myself, and the author, I think I should recommend a revision by a professional”.
Having to submit your manuscript to a professional not only has a monetary cost, 
but also causes further delay to your paper being published. Consequently:
 
1.   it is generally wise to take into account the comments made by professional proofreaders - if 
you don’t agree with your proofreader’s recommendations, then contact him/her again for 
clarifications
 
2.   you should make sure that the words you use are in current use. The fact that your spell 
checker does not underline it in red, or that you found the word in a reputable dictionary, 
does not mean that is acceptable to use
 
3.   you should never invent terms, even if the term you invent is made up of words that actually exist 
and are commonly used. For example, although you can say ‘bankruptcy law’, ‘employment 
law’ and ‘immigration law’, you cannot by analogy (i.e. noun + law) invent the term ‘nature law’ 
or ‘population initiative law’ even though similar terms may exist in your own language
You can easily check for points 2 and 3 by searching on Google Scholar and ensur-
ing that the returns are from native speakers.