Электрон ҳужжат алмашув тизимлари

Бу муаммони ҳал этиш учун ахборот технологияларини қўллаш бўйича икки эҳтимолий ёндашув мавжуд:

ҳужжатлар билан ишлаш бўйича мавжуд тартиботларнинг самарадорлигини ошириш

(иш юритишни автоматлаштириш);

электрон ҳужжат алмашинувига ўтиш.

Иш юритиш – ҳужжатларни рўйхатга олиш, ижро назорати, излаш ва сақлаш билан боғлиқ ишларни ташкил этиш бўйича ўзига хос фаолият, унинг бажарилиши белгиланган қоида ва стандартларга асосланади.

• Ҳужжат алмашинуви – ташкилот ичида ва ташкилотлар орасида ҳужжатлар ҳаракати уларни олиш ёки яратиш вақтидан бошлаб, ижро ёки жўнатишга қадар жараёнлар йиғиндиси.
• Электрон ҳужжат алмашинуви – электрон ҳужжатларни ахборот тизими орқали олиш ва жўнатиш жараёнлари йиғиндисини акс эттиради.
• Электрон ҳужжат алмашинуви ғояси шундан иборатки, ҳужжатлар учун умуман қоғозли ҳужжат версиялари яратилмайди. Бу самарадорликни сезиларлича ошириш ва аралаш ҳужжат алмашинувига нисбатан харажатларни камайтириш имконини беради.
• Ҳужжатларни бошқариш – алоҳида ижрочилар ёки ижрочилар гуруҳи томонидан яратилувчи, шу жумладан узоқдан фойдаланиш орқали ҳужжатларни яратиш жараёни.
• Иш юритишни автоматлаштириш шунга асосланадики, қоғоз ҳужжатини рўйхатга олишда у тўлиқ ёки қисман электрон шаклга ўтказилади, келгуси иш асосан электрон рўйхатга олиш карточкалари ва ҳужжатларни тақдим этиш билан юритилади.

• 3. Электрон ҳужжат алмашув тизимларининг вазифалари

• Электрон ҳужжат алмашинуви: компьютер тармоқларидан фойдаланиш асосида ташкилотда айланувчи ҳужжатларни яратиш, уларга ишлов бериш, ахборот узатиш, сақлаш, чиқаришни ўз ичига олади.
• Электрон ҳужжат алмашинувини бошқариш деганда умумий ҳолатда корхона ёки ташкилот бўлинмалари, фойдаланувчилар гуруҳи ёки алоҳида фойдаланувчилар орасидаги ҳужжатлар ҳаракатини ташкил этишни тушуниш қабул қилинган.
• Бунда ҳужжатлар ҳаракати деганда уларнинг табиий жойлашиши эмас, балки муайян фойдаланувчиларни хабардор қилиш ва уларнинг ижросини назорат қилиш орқали уларнинг қўлланиш ҳуқуқини бериш тушунилади.

• ЭҲАТ тушунчаси. IDC электрон ҳужжат алмашинуви тизими (ЭҲАТ) (EDMS – Electronic Document Management Sustems) тушунчасини қуйидагича таърифлайди: “ЭҲАТ компьютер тармоқларида ҳужжатларни яратиш, уларнинг катта ҳажмини тарқатиш ва ундан фойдаланишни бошқариш жараёнини таъминлайди, шунингдек, ташкилотдаги ҳужжатлар оқими назоратини таъминлайди. Кўпинча бу ҳужжатлар махсус сақлаш жойларида ёки файлли тизим кетма-кетлигида сақланади. Файллар турлари, улар, одатда, ЭҲАТни қўллаб-қувватлайди ва қуйидагиларни ўз ичига олади: матнли ҳужжатлар, тасвирлар, электрон жадваллар, аудио маълумотлар, видео маълумотлар ва Web-ҳужжатлар. ЭҲАТнинг умумий имкониятларига: ҳужжатлар яратиш, ундан фойдаланишни бошқариш, маълумотлар конвертацияси ва маълумотлар хавфсизлигини таъминлаш”.

• ЭҲАТнинг асосий йўналиши – электрон ҳужжатларни сақлаш, шунингдек, улар билан ишлашни ташкил этиш (хусусан, атрибут ҳамда таркиби бўйича излаш). ЭҲАТда ҳужжатлардаги ўзгаришлар, ҳужжатларнинг ижро муддатлари, ҳужжатлар ҳаракати автоматик тарзда кузатилиши, шунингдек, уларнинг ҳамма версия ва кичик версиялари назорат қилиниши керак. Комплекс ЭҲАТ ташкилотда иш юритиш бўйича тўлиқ давр – ҳужжатни яратиш бўйича вазифани белгилашдан то уни архивга рўйхатдан чиқаришга қадар қамраб олиши, ҳар бир шаклдаги ҳужжат, шу жумладан, мураккаб композицияли ҳужжатларнинг марказлаштирилган сақланишини таъминлаши керак.
• ЭҲАТ ҳудудий жиҳатдан узоқ корхоналарнинг тарқоқ ҳужжатлари оқимини ягона тизимга бирлаштириши керак. Улар ҳаракат йўналишларини қатъий белгилаш ёрдамида ҳамда ҳужжатларнинг эркин йўналиши йўли билан ҳам мослашувчан бошқаришни таъминлаши керак.

• 4. Электрон ҳужжат алмашинувини бошқариш

• Электрон ҳужжат алмашинувини бошқариш деганда умумий ҳолатда ташкилот бўлинмалари, фойдаланувчилар гуруҳлари ёки фойдаланувчилар орасида ҳужжатлар ҳаракатини ташкил этишни тушуниш қабул қилинган. Бунда ҳужжатлар ҳаракати деганда уларнинг табиий жойлашуви эмас (чунки улар кўпинча серверда қолади), балки муайян фойдаланувчиларни хабардор қилиш ва уларнинг ижросини назорат қилган ҳолда улардан фойдаланиш ҳуқуқи бериш тушунилади.
• Электрон ҳужжат алмашинуви тизимининг асосий йўналиши электрон ҳужжатлар сақланиши, шунингдек, улар билан ишлашни (хусусан, уларни атрибутлар ва таркиб бўйича излашни) ташкил этишдир. Электрон ҳужжат алмашинуви тизимларида ҳужжатлардан санкцияли фойдаланиш ҳам амалга оширилади, уларда амалга оширилган ўзгаришлар кузатилади ва уларнинг версия ва кичик версиялари назорат қилинади.

• ЭҲАТдан фойдаланувчилар. ЭҲАТдан асосий фойдаланувчилар йирик давлат ташкилотлари, корхоналар, банклар, йирик саноат корхоналари ва бошқа тузилмалар ҳисобланиб, уларнинг фаолияти яратилувчи, ишлов берилувчи ва сақланувчи ҳужжатларнинг катта ҳажми билан давом этади.
• ЭҲАТнинг вазифалари. Умуман, электрон ҳужжат алмашинуви тизими қуйидаги вазифаларни ҳал этишга ёрдам беради:
• ижро интизомини яхшилаш, вазифаларнинг бажарилиш назорати ва ташкилот фаолияти таҳлилини оптималлаштириш ҳисобига бизнес жараёнларини (вазифа ва ахборот оқимларини) бошқариш самарадорлигини ошириш;
• ходимларнинг иш вақти бўй ича унумсиз харажатлар ва харажатли материалларнинг молиявий сарф-харажатларини қисқартириш;
• корхонанинг ягона ахборот оқимини (ишларни мувофиқлаштириш ва жамоали ўзаро таъсирни) яратиш;