Convenience

1.
Are
importance
and
timeliness
the same thing?
2.
What additional information do you need before
you can begin to prioritize all of these demands on
your time?
3.
How would your approach differ if your assistant
were in the office?
BUILDING EFFECTIVE TECHNICAL SKILLS
Exercise Overview
Technical skills are necessary to understand or perform
the specific kind of work that an organization does.
This exercise allows you to develop the technical skills
needed to construct and evaluate the effectiveness of a
budget.
Exercise Background
Although corporate budgets are obviously much more
complicated, the basic processes of creating a corporate
budget on the one hand and a personal budget on the
other share a few important features. Both, for instance,
begin with estimations of inflow and outflow. In
addition, both compare actual results with estimated
results, and both culminate in plans for corrective
action.
Exercise Task
1.
Prepare lists of your
estimated
expenditures and
income for one month. Remember: You’re dealing
with budgeted amounts, not the amounts that you
actually spend and take in. You’re also dealing with
figures that represent a typical month or a reasonable
minimum. If, for example, you estimate that you
spend $200 a month on groceries, you need to ask
yourself whether that’s a reasonable amount to
spend on groceries for a month. If it’s not, perhaps
a more typical or reasonable figure is, say, $125.
First, estimate your necessary monthly expenses for
tuition, rent, car payments, childcare, food, utilities,
and so on. Then estimate your income from all
sources, such as wages, allowance, loans, and funds
borrowed on credit cards. Calculate both totals.
2.
Now write down all of your
actual
expenses and all
your
actual
income over the last month. If you
don’t have exact figures, estimate as closely as
you can. Calculate both totals.
3.
Compare your
estimates
to your
actual
expenses
and actual income. Are there any discrepancies?
If so, what caused them?
4.
Did you expect to have a surplus or a deficit for
the month? Did you actually have a surplus or a
deficit? What can you do to make up any deficit or
manage any surplus?