Bridget aucoin consulting editor: wendy sahanaya

Part 2 General Training Writing: Unit 4 Task 1: Writing a Formal letter 
121 
Here is an example of a good answer to the question: 
Dear Sir or Madam
, 
I am writing to complain 
about a program that I happened to see on your network a few 
days ago. I am not sure of the name, but it 
was being shown 
at 7am on a Saturday morning, 
and I believe it was extremely unsuitable for this time. 
There was a 
great deal of violence 
in the program, which seemed to revolve around 
a war of some kind. The characters, many of whom looked quite young, fought using 
weapons such as swords and knives. 
M
oreover
, the violence was quite realistic and there 
was a great deal of blood. I was horrified that such material 
would be shown 
at a time when 
young children usually watch. 
I would like to see this program removed from the schedule altogether or moved to 
a later time-slot. I am sure you must have received other 
complaints 
from concerned 
parents, and 
I hope that you will take action soon 
about this disturbing issue. 
I look forward to your response
, 
This letter has many features of formal writing, which have been highlighted. 
• The letter is addressed Dear Sir or Madam
• The letter immediately states its purpose:
I am writing to complain ...
• The passive voice is used:
was being shown/would be shown
• Formal linking words are used:
Moreover
• Nouns tend to be used instead of verbs:
a great deal of violence/ complaints
• Fixed phrases are used:
I hope that you will take action soon
I look forward to your response 
• There is a formal sign-off, plus the writer's full name:
Yours faithfully, Wendy Watcher
Practice activity 4.1 : Using the passive voice 
Yours faithfully
, 
Wendy Watcher 
(173 words) 
One feature of formal writing is the use of the passive voice. Can you change these statements 
to the passive voice? Remember to keep the tense the same and to include the agent only 
where necessary. 

---

122 
IELTS Preparation and Practice Reading & Writing - General Training 
TIP 
The passive is always formed using the structure: 
be 
+ past participle. It is 
only the verb 
to be 
that changes according to the tense. The past participle 
never changes.