|
Axborotlarni to‘plash va saqlash
Tadbirkorlikdagi eng asosiy masalalardan bin - axborot bilan ta’minlashdir. Hozirgi sharoitda ishbilarmon kishida har kuni ma’lumotlar oqimi yig'iladi va u undan to‘g‘ri foydalanishi shart. Birinchi navbatda u qanday ma’lumot kerakligi; uni qayerdan olish mumkinligi; qanday qilib uni to'plash, qayta ishlash va saqlash kerakligi, qanday dalillar tekshiruvga muhtojligini bilish kerak. Bu masalalami tadbirkor birinchi navbatda yechishi lozim. Mo‘ljallayotgan sherigingizning ishonchlik darajasini bilish uchun assotsiatsiya va konsorsiumlarda ishtirok etish maqsadga muvofiq. Odatda, maqsad va vaziMari bir xil bo‘lgan tashkilot va birlashmalar qo'shiladilar, ayrim firmalar esa bir emas, balki bir necha tashkilotga qo‘shilishi mumkin. Hissadorlikjamiyatida ishtirok etish eng to‘la ma’lumot beradi. Shuning uchun hissador o‘z oldiga qo'yilgan boshqa masala va maqsadlardan tashqari, ma’lumot yig‘ishni ham oldinga suradi.
Ishbilarmon, o‘z ishiga taalluqli bo‘lgan barcha ma’lumotlami yig‘ishi kerak. Har bir uchrashuvi natijalarini ilg‘ab olishga o’rganish lozim.
Tadbirkorlik faoliyatining dastlabki davrida muloqotlar uncha ko‘p bo'lmaydi va osongina esda qoladi, lekin eng oddiylari imutilishi ham mumkin. Suhbat paytida suhbatning eng muhim joylarini yozib borish uchun qo‘lingizda qalam va qog‘oz bo’lgani yaxshidir.
Shubha yo‘q-ki, har qanday muloqot ham hamkorlikda ishlashga olib kelmaydi. Bunga xotirjam, e’tibor bermaslik mumkin. Ammo, bir oz vaqtdan so‘ng sheriklarining birortasida hamkorlikda ishlash uchun yangi taklif pay do bo‘lishi mumkin. Shuning uchun har bir yozuvni tahlil qilib, kelajak uchun ma’lum xulosalar chiqarish kerak. Agar birinchi kundan shu qoidaga rioya qilsangiz, u holda biznesingiz kengayishida ko‘pgina ko‘ngilsizliklardan xalos bo‘lasiz.
Agar tadbirkorda ma’lumot va yozuvlar ko‘p bo‘lsa, u holda qulay bo‘lishi uchun ulami olish usullari, paydo bo‘lish munosabatlari, vaqti va boshqalariga qarab bo‘limlarga bo‘linishi kerak. Agar tadbirkorda shaxsiy kompyuter bo‘lsa, u holda ma’lumotlar manbaini yaratish mumkin.
Agar yangi tadbirkorda o‘z shaxsiy kompyuteri bo‘lsa, u vaqt o‘tishi bilan kerak bo‘ladigan barcha materiallarini bir jildga solib qo‘yishi lozim. Jildlami quyidagicha nomlash kerak. «Xomaki moliyaviy hujjatlar», «reklama xabarlari», «mijozlar bilan muloqotlar», «iste’molchilar bilan munosabatlar» va boshqalar.
Yozuvlami muntazam ravishda bajarish kerak, o‘z ma’lumotlarini vaqti-vaqti bilan qayta ko'rib chiqishi va ziddiyatlarda kerakli yangi ma’lumotlami qoldirish va eski ma’lumotlami yangi jildga ko‘chirish kerak.
Ma’lumotlami tanlash va saqlash jarayonini shunday usulda olib borish kerakki, zarur bo‘lgan holda undan yangi xodimlar ham foydalanishi kerak. Har hujjatlami bir jildga kim va qachon tayyorlaganligi va uning nomi haqida qog‘oz yopishtirib qo'yiladi.
Tadbirkor tizimlarining davlat korxonalaridan farqi - ularda, asosan ish uchun zarur bo‘lgan hujjatlar saqlanadi.
Agar tadbirkor boshqa firma namoyondalari bilan muzokaralar olib borsa va suhbat davomida ularda hamkorlikda ishlashga olib keluvchi umumiy manfaatdorlik paydo bo‘Isa, albatta muzokaralar to‘g‘risida qaror qabul qilinishi kerak. Qaror sheriklaming har biri uchun yozma hujjat sifatida saqlanadi. Agar o‘zaro xafachilik paydo bo‘lsa yoki muzokaralar natijalari turlicha tushunilgan bo‘lsa, u o‘ta muhim tomonlari aytilganiga ishonch berib, barcha masalalami yaxshiroq bilishga yordam beradi va keskinlikni yumshatadi. Agar muzokaralar oqibatida tomonlar hamkorlikda ishlashga kelishgan bo‘lsalar, u holda qarorda umumiy maqsadlar, vazifalar taqsimoti va boshqa savollar ko‘rsatiladi.
Наг bir tijorat firmasida ovoza qilinmaydigan ma’lumotlar bor. Bunday ma’lumotlarga quyidagilar kiradi: konstruktorlik, texnologik, turli «nou-хаи», ixtirolar loyihalari, firma namoyondalari, alohida shaxslar bilan bo‘lgan muzokaralaming natijalari, tijorat bitimlarining ba’zi tafsilotlari. Tabiiyki, bunday ma’lumotlarni raqobatchilardan alohida qo‘riqlanadi va joylarda saqlab, sir tutish kerak. Firma uchun zarur bo‘lgan ma’lumotlaming yig‘ilishiga qarab ulami himoya qilishning turli usullarini qo‘llash kerak. Ma’lumot turkumlariga bo'linmaguncha va uning hajmi uncha katta bo’lmaguncha katta ma’noga ega bo‘lmasligi mumkin. Ammo vaqti-vaqti bilan, ma’lum mavzu bo‘yicha ma’lumotlar yig‘ilishi bir maromda borsa, uning qiymati oshadi. Ma’lumotni boshqa kishiga berish yoki yo’qotish firmaga sezilarli ta’sir ko‘rsatishi mumkin. Ba’zi bir firmalarda xohlagan xodim ma’lumotdan foydalanishi mumkin. Natijada bu ma’lumot bozor narxida sotilmaydi, aksincha tadbirkor kishilar orqali turli xil korxonalar va firmalar qo’liga tushadi. 0‘ta muhim sirli ma’lumotlami pulni qo’riqlagandek alohida e’tibor bilan qo’riqlash kerak.
Shuning uchun har bir firmada ma’lumotlami himoya qilish tizimini tashkil qilish kerak. Ko‘p hollarda, ma’lumot sotuvchi firmalar ularda himoya tizimi qanday yo'lga qo'yilganligi bilan qiziqadilar. Ular yetarli darajada ishonchli bo’lmasa, firma ma’lumotlami himoya qilish tizimini tashkil qilishi kerak. U ishonchli bo‘lmaganda firma o‘ziga zarar yetkazmaslik uchun o‘z ma’lumotlarini sotmaydi. Agar ma’lumot begona qo‘lga tushib qolsa va ishlab chiqaruvchi firma bu haqda bilsa, turli xil usullami qo'llash kerak. Masai an, oddiy ko‘chirishning oldini olish uchun maxsus disketlar tayyorlanadi. Agar ma’lumot oqimi xaridor aybi bilan amalga oshgan bo’lsa, firma u bilan hamkorlikni uzishi mumkin.
Sirli ma’lumotlar oqimini yo'qotish uchun ulami himoya qilishning turli tizimlari yaratiladi. Himoya vositasining murakkabligi mavjud ma’lumotlaming aniq qiymatiga bog‘liq. Eng sodda usullardan biri ma’lumotlar saqlanadigan shkaflami berkitish uchun qulflardan ' foydalanish. Eng ishonchli usullardan biri - ma’lumotlami seyflarda saqlash. Kompyuterlarda joylashgan ma’lumotlar yashirin so'z (parol) va shifrlar bilan himoya qilinadi.
Yashirin so‘zlami qo’llash ma’lumotlami egallashni chegaralaydi. Shifrlash hattoki nusxa ko‘chirishda ham ma’lumotlarga kirib borishga yo‘l bermaydi.
Do'stlaringiz bilan baham: |
