Бизнес-процессы

1.25 Внедрение бизнес процессов

Внедрить бизнес-процессы - это значит убедить или заставить сотрудников предприятия выполнять работу в соответствии с утверждёнными правилами - описаниями бизнес-процессов. Но прежде чем заставлять людей работать по правилам, эти правила должны быть грамотно описаны, сотрудники должны быть обучены, мотивированы и обеспечены необходимыми ресурсами. Рассмотрим эти этапы внедрения бизнес-процессов подробнее.
1. Описание бизнес-процессов для внедрения
Иногда руководители предприятия пытаются внедрить бизнес-процессы, не имея их корректного описания. Обычно это бывает, когда на предприятии описывали бизнес-процессы самостоятельно. Некачественные описания бизнес-процессов содержат противоречия, неясности. Чем настойчивее руководители пытаются внедрить такие описания, тем сильнее противодействие сотрудников.
2. Обучение сотрудников
Существует наивное мнение, что для внедрения бизнес-процессов достаточно выпустить грозный приказ. На самом деле, чтобы внедрить бизнес-процессы в жизнь, нужно провести ряд мероприятий по обучению сотрудников, включая методические семинары, практические тренинги на рабочих местах и регулярный разбор возникающих в процессе работы инцидентов.
3. Мотивирование сотрудников
Внедрение любых изменений, в частности, новых редакций бизнес-процессов, это стрессовый для коллектива этап. Бывает очень полезно в период изменений провести мероприятия по нематериальной мотивации персонала.
Очень важно для успеха внедрения бизнес-процессов, чтобы система материального стимулирования была основана на показателях бизнес-процессов. Только в этом случае материальные интересы сотрудников совпадут с интересами предприятия.
4. Обеспечение необходимыми ресурсами
Думаю, никто не станет возражать против того, что для внедрения бизнес-процесса копания ямы, участника этой процедура нужно снабдить, по крайней мере, лопатой. Аналогично, не вызывает сомнение необходимость снабдить операторов колл-центра средствами связи, а торговых представителей - транспортом или хотя бы проездными карточками.
А вот о необходимости обеспечить участников бизнес-процесса необходимой информацией иногда забывают. Например, если вы хотите внедрить управление бизнес-процессом согласования договоров, не забудьте обеспечить регистрацию этапов согласования в системе электронного документооборота, программном обеспечении BPМ-класса или, на худой конец, в Excel. Владельцу этого бизнес-процесса также понадобятся отчёты программного обеспечения регистрации этапов:
оперативный, который даст ему информацию о том, на каком этапе согласования находятся договора, где превышен норматив времени согласования,
аналитический, позволяющий отслеживать динамику показателей бизнес-процесса, например, среднее время согласования договора.
Если хорошо выполнить все 4 перечисленных выше этапа, вероятность успешно внедрить бизнес-процессы в жизнь существенно увеличится. Однако эти этапы не заменяют настойчивость внедренцев, умение регулярно анализировать ход внедрения и принимать управленческие решения, направленные на достижение цели внедрения[19].