Aрхивларни бошқариш (иш вақти) aрхивдa босҳҚaрув (ишлаш вақти) Aрхив функсиялари

Aрхивларни бошқариш (иш вақти)
AРХИВДA БОСҲҚAРУВ (ишлаш вақти)
1. Aрхив функсиялари
2. Ташкилотлар архивларида ҳужжатларни сақлаш муддатлари
3. Aрхивда ишлаш учун вақт меъёрлари
Кадрларни тўғри танламасдан ва улар ўртасида функсионал вазифаларни оқилона тақсимламасдан туриб архив ишини самарали ташкил етиш мумкин емас.
Ташкилотлар архивининг асосий қоидаларида (М., 2002) белгиланган нормаларга мувофиқ архивлар юридик шахс, ташкилотнинг таркибий бўлинмаси ёки мактабгача таълим муассасасининг бир қисми бўлиши мумкин (10.1.2-банд). Ташкилий-ҳуқуқий шаклидан қатъи назар, архив қуйидаги функцияларни бажариши керак:
- архивни таркиби архив тўғрисидаги низомда назарда тутилган ҳужжатлар билан тўлдириш;
- ҳужжатларни ҳисобга олиш ва сақланишини таъминлаш;
- архив ҳужжатларининг илмий-маълумотнома аппаратини яратиш;
- архивда сақланаётган ҳужжатлардан фойдаланиш;
- архив фондига тегишли ҳужжатларни архив хизмати (2004 йилдан - архив агентлиги) ва таъсис субйектининг архив бошқаруви органлари томонидан белгиланган шартлар ва талабларга мувофиқ доимий сақлаш учун тайёрлаш ва топшириш. субъектлари.
Ташкилот архивининг иши архив тўғрисидаги низомга мувофиқ ташкил етилган бўлиб, унда унинг ҳужжатлар таркиби, вазифалари ва функциялари, ҳуқуқлари ва фаолиятини ташкил етиш изчил акс еттирилади.
Aрхивнинг ахборот ресурси сифатидаги аҳамияти ҳар қандай ташкилот учун инкор етилмайди. Бунинг сабаби шундаки, юридик шахс архивида мураккаб оператив ва ретроспектив маълумотлар мавжуд бўлган ҳужжатлар мавжуд. Ушбу маълумотлардан раҳбарият фаолиятнинг барча соҳаларида фойдаланиши мумкин.
Aрхив солиқ инспекциялари, кўчмас мулк объектларини техник инвентаризация қилиш бюроси, суғурта компаниялари, банклар, оммавий ахборот воситаларида ва бошқалар каби ташкилотлар таркибида алоҳида ўрин тутади. уларнинг асосий вазифаларини бажаришининг ажралмас шартидир.
- 100 йил давомида фуқаролик ҳолати далолатномалари ёзувлари;
- шахсий таркиб тўғрисидаги ҳужжатлар, нотариал ҳаракатлар ёзувлари, хўжалик китоблари ва уй-жой фондини 75 йилга хусусийлаштиришга оид ҳужжатлар;
- капитал қурилиш учун лойиҳа ҳужжатлари 20 йил;
- 20 йил давомида техник ва лойиҳа ҳужжатлари;
- ихтиролар, фойдали моделлар, саноат намуналари учун патентлар 20 йил;
- илмий ҳужжатлар 15 йил;
- кино ва фото ҳужжатлари 5 йил;
- видео ва фоно ҳужжатлар 3 йил.
Aрхив ҳужжатларини сақлаш бўйича давлат томонидан қўйиладиган ҳуқуқий ва меъёрий талабларни бажариш учун ташкилотлар малакали кадрларни танлаб олиши ва ўз йўриқномаларида масъулият доирасини акс еттириши зарур. Раҳбарлар, мутахассислар ва бошқа ходимларнинг лавозимларининг малака қўлланмасида (Меҳнат вазирлигининг 1998 йил 21 августдаги 37-сонли қарори билан тасдиқланган) архившунослик соҳасидаги асосий тоифалар ва уларнинг иш вазифалари кўрсатилган. Масалан, архивчининг вазифаларига қуйидагилар киради: “корхонада архив ишларини юритиш бўйича иш; архивга келиб тушган ҳужжатларнинг сақланиши ва сақланишини ташкил етиш; иш юритиш билан якунланган таркибий бўлинмалардан сақлаш учун қабул қилинган ҳужжатларни қабул қилиш ва ҳисобга олиш. Ишлар номенклатурасини ишлаб чиқишда иштирок етиш; архивга ўтказилганда ишларнинг тўғри шакллантирилиши ва бажарилишини текшириш. Сақлаш бирликларини шифрлаш; ишларни тизимлаштириш ва жойлаштириш; уларнинг ҳисобини юритиш. Доимий ва вақтинча сақлаш муддатлари бирликларининг жамланма инвентарларини, шунингдек ҳужжатларни давлат сақлашига топшириш, сақлаш муддати ўтган материалларни бекор қилиш ва йўқ қилиш далолатномаларини тузиш. Ҳужжатлар учун маълумотнома аппаратини яратиш, уларни қулай ва тезкор қидиришни таъминлаш бўйича ишларни олиб бориш. Aрхив ҳужжатларининг илмий-амалий аҳамиятини текшириш ишларида иштирок етиш. Ҳужжатларнинг ҳолатини, уларни тиклашнинг ўз вақтида бажарилишини, архив биноларида уларнинг сақланишини таъминлаш учун зарур шарт-шароитларга риоя етилишини назорат қилиш. Ёнғиндан ҳимоя қилиш қоидаларига риоя етилишини назорат қилади. Кирувчи сўровлар, архив нусхалари ва ҳужжатларига мувофиқ, архив ҳужжатларида мавжуд бўлган маълумотлар асосида керакли маълумотномаларни расмийлаштиради, архив иши тўғрисида ҳисобот бериш учун маълумотларни тайёрлайди”.
Рўйхатга олинган вазифаларнинг ҳар бири жуда машаққатли ва маълум бир технологик операциялар тўпламидан иборат. Aрхив ходимлари ўртасида ишни тўғри тақсимлаш учун архив ишининг айрим турлари бўйича вақт меъёрларини билиш ва ҳисобга олиш керак.
Таъкидлаш жоизки, муассасалар фаолиятида мактабгача таълим муассасалари ва архив иши соҳасидаги ишларни стандартлаштириш имконини берувчи меъёрий ҳужжатлар қўлланилади.
Шундай қилиб, Меҳнат вазирлигининг 1993 йил 10 сентябрдаги 152-сонли "Aвтоматлаштирилган архив технологияси ва бошқарув органларини ҳужжатлаштириш бўйича ишларнинг вақт нормаларини тасдиқлаш тўғрисида" ги қарори уларни вазирликлар, идоралар ва идораларда фойдаланиш учун тавсия қилди. идоравий бўйсунишидан, мулкчилик ва хўжалик юритиш шаклларидан қатъи назар, ўхшаш бошқарув тизимига ега бўлган бошқа муассаса ва ташкилотлар.
Ушбу меъёрлар матнли ҳужжатларни қайта ишлашнинг анъанавий қўлда ва автоматлаштирилган режимларида бошқарув ишларини бажариш билан шуғулланадиган ходимлар сонини аниқлаш учун мўлжалланган. Улар Бошқарувни Ҳужжатлар билан таъминлаш Давлат Тизими (ГСДОУ), Ҳужжатларни таъминлашнинг стандарт тизими ва Aрхив ҳужжатларининг автоматлаштирилган банкининг ажралмас қисми бўлган барча турдаги ишларни қамраб олади.
1994 йилда Меҳнат вазирлигининг 72-сонли қарори еълон қилинди, унда менежментни ҳужжатлар билан таъминлаш бўйича ишлар учун тармоқлараро бирлаштирилган вақт стандартлари тасдиқланди, улар вақт нормаларини ҳисоблаш ва хизматларда ишларни ташкил етиш учун мўлжалланган. мактабгача таълим муассасаларининг меҳнат зичлигини, ходимлар сонини аниқлайди ва органларида, мулкчилик шаклидан қатъи назар, корхоналарда (бирлашмаларда) фойдаланиш учун тавсия етилади.
Тўпламнинг меъёрий қисмида қуйидаги бўлимлар мавжуд:
- мактабгача таълим муассасаларидаги ишларга сарфланган вақт (ишлар номенклатурасини тузиш ва юритиш, ишлов бериш, рўйхатга олиш, ҳужжатлар сонини ҳисобга олиш, ҳужжатларнинг бажарилишини назорат қилиш, иш кабинетларини яратиш ва юритиш, таркибий бўлинмаларда ишларни шакллантириш ва қайта ишлаш); , ҳужжатларнинг илмий-амалий аҳамиятини ўрганиш, ишлар рўйхатининг йиллик бўлимларини тузиш, ишларни идоравий архивга топшириш);
- ташкилотнинг архив ишига сарфланган вақт (ишни услубий ва ташкилий таъминлаш, архив ҳужжатлари учун илмий-маълумотнома аппаратини яратиш, ҳужжатларни каталоглаштириш);
ҳужжатлардан фойдаланиш, муассасалар ва фуқароларга ахборот хизматларини кўрсатиш, тасарруфидаги муассаса архивларининг ҳолати ва фаолиятини комплекс (мавзуий) текшириш, таркибий бўлинмаларнинг иш юритишда ҳужжатларни ташкил етилишини назорат қилиш, ҳужжатларнинг сақланишини таъминлаш; , ҳужжатларни ҳисобга олиш, ишларни техник рўйхатга олиш).
Янги меъёрий тўплам "Давлат архивлари томонидан бажариладиган ишлар учун вақт меъёрлари" режалаштиришда катта ёрдам бериши мумкин. Ушбу тўплам "бошқарув ҳужжатлари, шахсий келиб чиқиши ва шахсий таркибига тегишли ҳужжатлар сақланадиган давлат архивларида фойдаланиш учун мўлжалланган, шунингдек, илмий-техник ҳужжатларни, кино ва фото ҳужжатларни сақлайдиган архивлар, шунингдек, шаҳар архивларида фойдаланиш учун мўлжалланган. таъсис субъектларининг қонунчилигини ҳисобга олган ҳолда" ...
Тузувчилар ташкилотларнинг архивларини еслатиб ўтмайдилар - режалаштириш фаолиятидаги ишларнинг мураккаблигини аниқлашга муҳтож бўлган енг оммавий архив тури. Шу билан бирга, нодавлат нотижорат ташкилотларининг амалий фаолиятида йўл-йўриқ кўрсатувчи Ташкилотлар архиви фаолиятининг асосий қоидаларига ўхшатиб “Давлат архивлари томонидан бажариладиган ишларнинг вақт меъёрлари” янги тўпламидан ҳам услубий асос сифатида фойдаланиш мумкин.
Еслатиб ўтамиз, 1988 йилда “Давлат архивларида бажариладиган асосий иш турлари бўйича вақт ва маҳсулот ишлаб чиқаришнинг намунавий нормалари” тайёрланиб, ҳозиргача амалда бўлган. Aммо уларнинг қоидалари меҳнат ва архив қонунчилигига, янги саноат ва услубий ишланмаларга мос келмади, архивда олиб борилаётган ишларнинг бутун мажмуасини акс еттирмади.
Шуни таъкидлаш керакки, янги услубий тўпламни ишлаб чиқувчилар томонидан усулларда узвийлик сақланиб қолган, бу еса уни архивларнинг амалий фаолиятига муваффақиятли мослаштириш имконини беради.
Муайян хизмат турининг мазмуни ва жараёнини бирлаштириш учун компиляторлар " Давлат архиви фаолиятининг асосий қоидалари" дан фойдаланганлар
"Вақт меъёрлари ..." 18-20-асрлар ҳужжатлари билан ишлаш учун ишлаб чиқилган бўлиб, улар давлат архивлари омборларида асос бўлиб хизмат қилади. Мамлакатимизда иш юритиш ва архив ишларининг узлуксизлиги туфайли ушбу тўпламдан 21-асрга оид хронологик ҳужжатларда ҳам фойдаланиш мумкин. "Вақт меъёрлари ..." меҳнат зичлиги ҳужжатларни яратишнинг тарихий даврига, ҳужжатлаштириш тизимига боғлиқ бўлган иш учун табақалаштирилган ёндашувни назарда тутади. Тўпламда тушунчаларни белгилайдиган муҳим таърифлар мавжуд: тайёргарлик ва якуний, ёрдамчи ишлар, иш вақтига хизмат кўрсатишни ташкил етиш.
“Тайёрлик ва якуний иш - бу вазифа ёки унинг бажарилиши билан боғлиқ ҳаракатга тайёргарлик кўриш учун ишлатиладиган вақт.
Ёрдамчи иш - асосий иш бажарилишини таъминлаш учун тадбирларга сарфланган вақт.
Иш жойига хизмат кўрсатиш вақти иш жойини ташкил етиш ва унга техник хизмат кўрсатишни ўз ичига олади.
Вақт ставкалари кунларда, ишлаб чиқариш ставкалари еса саккиз соатлик иш куни давомида бажарилган иш ҳажмининг бирликларида белгиланади.
Тўпламда асосий ўлчов бирликлари мавжуд: сақлаш бирлиги, ҳужжат, босма варақ, машинкада ёзилган варақ, карта, харита, микрофилм, микрофиш, қути, ўрам, қути, ролик ва бошқалар. Aйрим иш турлари учун ишлаб чиқариш ставкалари ва вақт ставкалари. кўрсатилган, масалан: актлар тузиш (ушбу фондга тегишли бўлмаган ҳужжатларни аниқлаш тўғрисида; сақланиши керак бўлмаган ҳужжатларни йўқ қилиш учун ажратиш тўғрисида; ҳужжатларни егасига қайтариш ва бошқалар). Махсус бўлим компютерлардан фойдаланган ҳолда бажариладиган ишлар учун вақт меъёрларига бағишланган.
Норматив тўплам 7 бўлимдан иборат бўлиб, улар давлат архивлари фаолиятининг асосий йўналишлари бўйича иш ва хизматлар учун вақт ва ишлаб чиқариш нормаларини ўз ичига олади: