Aquaculture farmer organizations and cluster management: concepts and experiences

3.6
FARMERS’ ORGANIZATIONS GOVERNANCE AND MANAGEMENT
Each FO will have a different internal governance and management system. This 
system includes how decisions are made, how much distance there is between members 
and the FO leadership, and how profits are managed. In small FOs, it is easy for all 
members to be involved in day-to-day decision-making. However, as membership 
increases, representatives are usually chosen to manage the FO on behalf of members. 
For example, the Samroiyod Shrimp Farmers Cooperative is managed by a 13-person, 
annually elected Executive Committee that includes the president, vice-president and 
treasurer. A general meeting is held at least twice a year for members to vote on the 
budget, on a new president and Executive Committee members, and other general 
matters. The general management of the FO is left to the Executive Committee, which 
meets once a month. 
Sometimes FOs employ professional managers from outside the FO to manage their 
organization. This could be for a number of reasons; for example, the management 
of FOs can be an onerous task, leaving little time for managers to focus on their own 
individual production. For example, the president of the Samroiyod Shrimp Farmers 
Cooperative spends much of his time working at the cooperative office, holding 
meetings with stakeholders and responding to member requests. However, he is a 
larger farmer than many of the cooperative’s other members and can afford to employ 
people to take care of his own shrimp farm. The majority of small-scale FO leaders will 
not be in this fortunate position, however, and will have to find a way to run an FO (a 
potentially full-time job in itself) and a shrimp farm.
In some cases, FO members may not have enough business and management skills 
and experience to manage the FO effectively and so would need to obtain the help of 
an outsider to assist them. Committees may also not be the best way to manage FOs, 
as markets are fast moving and decision-making needs to be just as fast to be able to 
respond to changing circumstances and new opportunities that may arise. However, 
hiring professional managers also has its disadvantages, as it is can be difficult to monitor 
their work if members do not have the business knowledge to understand what they are 
doing. This can lead to problems such as embezzlement and other such activities going 
unnoticed. In the long term, therefore, FO leaders must develop some minimum level of 
business understanding to monitor and control the work of hired managers effectively. 
One of the most important conditions for a well-functioning and successful FO 
is members’ trust of the leadership and a strong sense of ownership. Leaders need to 
be responsive to members’ needs, and systems should be established to allow this to 
happen, for example, through participatory decision-making and strong accountability 
of leaders to members through regular election of officials and/or term limits. 

---

Aquaculture farmer organizations and cluster management – Concepts and experiences
36
For many FOs, deciding what to do with business profits is a difficult task, often 
owing to a conflict of interest between members who want to be paid their dividends 
in the short term and FO leaders who may want to reinvest profits back into the FO to 
help ensure long-term sustainability. This problem often occurs during the early years 
of FO establishment where members have limited understanding of the FO’s business 
or they do not yet trust the leadership. As it is, small-scale FOs usually find it difficult 
to raise money for investment and working capital. Thus, the system of ownership and 
the way profits are distributed (according to the proportion of shares members own 
as in a private company or based on patronage as in traditional cooperatives) must be 
thought about carefully, as it can influence members’ motivations to invest in the FO 
or use its services, so the way profits are distributed is important and ideally will satisfy 
members as well as strengthen the sustainability of the organization.