8-mavzu: loyiha kommunikatsiyalarini (aloqarini) boshqarish (2-soat)

8.2 «5-S aloqa» tizimi

Loyihani amalga oshirishda ishlatilishi mumkin boʻlgan ogʻzaki va yozma muloqotni yaxshilash tizimlaridan biri "5-S aloqa".

Ushbu tizim har qanday kommunikativ aloqaning 5 ta muhim xususiyatini va uni takomillashtirishning usullarini belgilaydi:
1-S - oydinlik (clarity). Xabarning miqdori va mazmunining maqbul nisbasiga erishish, qisqartirish uchun harakat qilish kerak boʻlsa, bir gapda juda koʻp ma’lumotlarga ishlov berishga harakat qilmaslik kerak;
2-S - toʻliqlik(completeness). Xabar asl gʻoyani toʻliq aks ettirishi kerak. Buni joʻnatuvchi va qabul qiluvchini ham hisobga olish kerak. Soʻnggi xabarning mohiyatini tushunish uchun yetarli darajada unga e’tibor berish kerak;
3-S – qisqalik (conciseness). Xabarning mazmuni batafsil taqdimot bilan loyqa boʻlmasligi kerak. Agar fikrni qisqacha ifoda qilish mumkin boʻlsa, uni albatta bajarish kerak;
4-S – aniqlik (concreteness). Xabarda maksimal xususiyatlar boʻlishi kerak. Xulosa natijalari yoki natija haqida noaniqlik boʻlsa ham, abstrakt soʻzlardan chetlanish kerak;
5-S - toʻgʻrilik (correctness). Xabarni uzatiladigan til qoidalariga muvofiq tuzilishi kerak. Bu ayniqsa xalqaro loyihalarni amalga oshirishda muhim ahamiyat kasb etadi, bu yerda atamalardagi oddiy xatolar loyiha ishtirokchilari uchun juda koʻp muammoga sabab boʻlishi mumkin.
Amalga oshirilayotgan loyihalarning tabiati boshlangʻich darajada xilma-xil boʻlgani sababli, loyihani amalga oshirish jarayonida muloqotga ta’sir qiluvchi omillarning ijobiy ta’sirini ta’minlashga harakat qilish kerak. Ushbu omillar quyidagilardir:

• 
  kommunikatorning tashkiliy tuzilishi va lavozimi;
  
• 
  loyihani boshqarish uslubi;
  
• 
  mehnatni taqsimlash darajasi, loyiha ishtirokchilari soni va ularning kasbiy darajasi. Loyiha boshlanishidan oldin bu omillarga rahbariyatning e’tiborini jalb qilish
  

asosiy ish vaqtida aloqa muammolarini bartaraf etishga yordam beradi.
Ushbu jarayonning muhimligini tushunmaslik, loyihani boshqarishda va odamlar bilan ishlashda eng koʻp uchraydigan xato manbalaridan biridir. Koʻpincha odamlar kelgan ma’lumotni notoʻgʻri talqin qiladilar.
Odatda aloqa (communications) ostida quyidagilar tushuniladi:

• 
  har qanday axborotni topshirish haqidagi ish yoki haqiqat;
  
• 
  ogʻzaki yoki yozma xabar;
  
• 
  oddiy ramzlar tizimidan foydalanadigan odamlar oʻrtasida semantik tuzilmalarni almashish jarayoni.
  

Loyiha ishtirokchilari oʻrtasida oʻzaro tushunish kerak, chunki ularning har biri loyihaning qanday amalga oshirilishi toʻgʻrisida oʻz nuqtai nazariga ega. Aloqa tizimidagi buzilishlar eng kutilmagan natijalarga olib kelishi mumkin.
Loyiha menejeri jamoa a’zolari va boshqa loyiha ishtirokchilari oʻrtasida doimiy, ishonchli va keng qamrovli axborot oqimlari uchun mas’uldir. Loyihani muvaffaqiyatli amalga oshirishga ta’sir qilishi mumkin boʻlgan axborotga alohida e’tibor qaratish lozim. Bu xabarlar norasmiy suhbatlar, uchrashuvlar, yigʻilishlar, biznes yozishmalar, ma’ruzalar va prezentatsiyalarni oʻz ichiga oladi.
Kundalik ishlarning koʻpchiligi loyiha a’zolari oʻrtasida informal ma’lumot almashish orqali amalga oshiriladi (suhbatlar, telefon soʻzlashuvlari, elektron pochta xabarlari va hk). Bunday aloqalarning soddaligiga qaramay, ularning yordami bilan jamoa a’zolari hamkasblarining ishiga, muayyan topshiriqlar boʻyicha oʻzlari olgan qarorlar, pul taqsimotiga, ish tartibiga ta’sir koʻrsatishi mumkin.
Norasmiy muloqotning natijalari loyiha jamoasining keyingi uchrashuvida hujjatlashtirilishi kerak. Aloqa jarayonida loyiha ishtirokchilari oʻrtasida axborot oqimlarining toza boʻlishi oʻzaro tushunish uchun zarur shart.