1-маъруза: Архившунослик фанининг предмети, максад ва вазифалари

Муаммоли савол: Йиьмажлидларни тавсифлашдан асосий маысад нима?


Режа:

1. 
   Архив руйхатларининг вазифалари
   
2. 
   Руйхат тузиш усуллари
   
3. 
   Руйхатни тузишда дифференциал ёндашув
   

^{Руйхатларнинг вазифаси}Руйхатлар бир вақтнинг узида хам хисоб ҳужжати хамда ҳужжатларнинг мазмуни хакидаги маoлумотномадир. Архив руйхати – бу маoлум бир фондда сакланаётган йиғмажилдларнинг сарлавхаси ва бошка маoлумотларни узида акс эттирган маoлумотнома хисобланади.

Руйхатлар бир вақтнинг узида 3 хил вазифани бажаради: йиғмажилдлар хисобини таoминлаш, уларнинг фондлар ичидаги тизимини таoминлаш, уларнин таркиби ва мазмунини акс эттириш. Руйхатлар бирламчи маoлумотнома булиб, бошка ахборот-кидирув маoлумотномалари булмиш каталоглар, йулкурсаткичлар ва архив шархларини тузиш учун асос булиб хизмат килади.

Руйхатлар тузиш усуллариЙиғмажилдлар руйхати 2 кисмдан, яoни руйхатнинг узидан ва унга доир кумакчи маoлумотнома аппаратидан иборатдир. Руйхатнинг тавсифий кисми хар бир йиғмажилд хакида маoлумот беради. Руйхат якуний ёзув билан нихоясига етади, унда мазкур руйхатдаги йиғмажилдлар сони курсатилади.
Руйхатнинг кумакчи маoлумотнома аппарати титул варакаси, сузбоши, кискартирилган сузлар руйхати ва мундарижадан иборат булади.



Муаммоли савол: Архив рщйхатлари ыандай вазифаларни бажаради?

Руйхат куйидаги материаллар мажмуига тузилади:

1. 
   Фонднинг 1 йиллик материалларнинг маoлум бир кисмига (структуравий ёки функционал тамойилдан келиб чиккан холда);
   
2. 
   Фонднинг 1 йиллик материалларининг барчасига;
   
3. 
   Бирлашган архив фонди ёки архив коллекциялари материалларига (агар бу материалларнинг микдори куп булмаса).
   

Алохида руйхатлар куйидаги материаллар учун тузилади:

1. 
   муассасанинг шахсий таркибига оид материалларга;
   
2. 
   узок муддат (10 йилдан куп) сакланиши керак булган материалларга;
   
3. 
   мазкур фонднинг ҳужжатларига илмий-маoлумотнома аппарати булиб хизмат килувчи материалларга
   

Давлат архивларида руйхатлар икки нусхада тузилади. Улардан бири дахлсиз булиб, иккинчиси фойдаланиш учун мулжалланган. Архивларда руйхатлар хисоб булимида сақланади ва фондлар тартиби буйича жойлаштирилади. Фонд доирасида эса руйхатлар ракам тартибига караб жойлаштирилади. Руйхатлар ва фондлар тўғрисидаги умумий маoлумотларни топиш учун кулайлик туГдириш максадида руйхатлар реестри тузилади.
Руйхатлар тузишнинг турли усуллари мавжуддир. Узбекистон архивларида руйхатларни алохида варакларга ёзиш (листовая форма) купрок қўлланилади.
Руйхатларнинг тавсифий кисмида йиғмажилднинг раками, индекси, сарлавхаси, ҳужжатларнинг ташки белгилари, асл нусха эканлиги, яратилиш усули, аннотация, саналари хамда варакларнинг умумий микдори курсатилади.
Йиғмажилднинг муковасида келтирилган барча маoлумотларнинг тўғрилиги текшириб курилгач, йиғмажилд руйхатига киритилади. Бир неча жилд (том) дан иборат йиғмажилднинг хир бир жилдига алохида тартиб раками берилади.
Руйхатга йиғмажилднинг сарлавхаси унинг муковасида кандай берилган булса, шундай ёзилади. Хеч кандай узгаришлар ёки кискартиришларга йул куйилмайди. Йиғмажилдда аннотация мавжуд булган такдирда у сарлавхадан сунг янги сатрдан ёзилади. Шу ерда йиғмажилднинг ташки белгилари хам акс эттирилади. Саналар сарлавхадан сунг ёзилади. «Изох» номли графада йиғмажилдларнинг жисмоний холати, айрим йиғмажилдлар ёки ҳужжатларнинг бошка фондга утказилганлиги кайд этилади. Шу жойнинг узига йиғмажилднинг микрофилpмлаштирилганлиги, кучирма нусхаларинин мавжудлиги, хорижий тиллардан таржима килинганлиги ва кийин матнларнинг расшифровкаси (изохи) хакидаги маoлумотнома ёзилади. Руйхат якунловчи ёзув билан нихоясига етади. Якуний ёзувда йиғмажилдларнинг микдори ва ракам тартиби, сана, тузувчининг исми-шарифи, Питер варакаларнинг мавжудлиги кайд этилади. Йиғмажилдлар микдори ракам ва сузлар билан ёзилади.
^{Руйхатларни тузишда дифференциал ёндашув}Руйхат фондларнинг ахамияти ва ахборотга бойлигини хисобга олган холда тузилади. Биринчи ва иккинчи категорияли фондлар биринчи навбатда руйхатга олинади ва батафсил тавсифланади. Учинчи категорияли йиғмажилдларни тавсифлашда ахборот унсурлари озрок булиши мумкин.