1-маъруза: Архившунослик фанининг предмети, максад ва вазифалари

11- маъруза: Йиғмажилдлар тавсифи

Режа:

1. 
   Йиғмажилдларни тавсифлаш хакидаги тушунча
   
2. 
   Йиғмажилдларни тавсифлашдаги ахборот унсурлари
   

^{Йиғмажилдларни тавсифлаш хакида тушунча}Архивлар илмий фаолиятининг йуналишларидан бири ҳужжатлар ва йиғмажилдларни тавсифлашдир. Йиғмажилдларнинг тавсифи архивларда тузиладиган барча маoлумотномаларнинг асоси хисобланади. Йиғмажилдлар тавсифи муассасаларда иш юритиш жараёнида ёзилади, уларни муассаса архивларига топшириш пайтида якунланади. Архивларга умуман тавсифланмаган ёки талаб даражасида тавсифланмаган йиғмажилдлар топширилган такдирда уларни тавсифлаш иши муассаса ёки давлат архив-ларида амалга оширилади.



Муаммоли савол: Йиьмажлидларни тавсифлашдан асосий маысад нима?

Йиғмажилдларни тавсифлашдан асосий максад хар бир йиғмажилднинг таркиби вамазмунини аник акс эттириш ва шу асосда ҳужжатларни тезда топиш хамда улардан фойдаланишни таoминлашдан иборатдир.

Ҳужжатларни илмий асосда тавсифлаш уларнинг таркиби ва мазмунини обoектив тарзда ёритишни такозо этади. Йиғмажилдларни тавсифлашда дифференциал ёндашув талаб килинади. Фондларнинг кайси категорияга мансублигини эoтиборга олган холда маoлумот унсурлари турли йуллар билан баён этилиши зарур.


Йиғмажилдларни тавсифлашда ахборот унсурлариЙиғмажилдларни тавсифлашда уларга хос булган куйидаги асосий белгилар аникланади ва муковасига ёзиб куйилади:

• 
  Ташкилот ва унинг таркибий кисми номи;
  
• 
  Йиғмажилднинг номенклатура буйича индекс раками;
  
• 
  Сарлавха;
  
• 
  Бошланиш ва тугаш санаси;
  
• 
  Вараклар микдори;
  
• 
  Саклаш муддати;
  
• 
  Архив шифри.
  

Алохида мухим ахамиятга эга булган ҳужжатларни тавсифлаш пайтида киска аннотация ёзиш, шунингдек бу ҳужжатларнинг асл нусха ёки кучирма нусха эканлиги, уларни тулалиги даражаси ва яратиш усули кайд этилади.
Ташкилот (муассаса) ва унинг таркибий кисми номи. Муассасанинг номи йиғмажилдни кайси фондга мансублигини билдиради. Муассасанинг номи тулик шаклда хамда кавснинг ичида расмий тарзда кискартирилган холда ёзилиши керак. Масалан, Узбекистон ССР Марказий Статистика бошкармаси (УзССР МСБ). Агар ташкилот (муассаса) нинг номи узгарган булса, муковада унинг барча номлари кайд этилиши шарт (йиғмажилдлардаги ҳужжатларда уз аксини топган давр давомида). Муассасанинг номидан сунг уни таркибий кисмининг номи ёзилади. Бундай маoлумотларнинг акс эттирилиши архив фонди микёсида йиғмажилдларни туркумлаш ишини осонлаштиради.
Йиғмажилд индекси. Йиғмажилдларнинг индекси уларнинг номенклатура буйича тартиб ракамини курсатади. Йиғмажилдлар индекси иш юритишда ҳужжатларни ташкил этиш тизимини акс эттиради.
Давлат архивларида йиғмажилдларни тавсифлаш чоГида ҳужжатларга иш юритиш чоГида куйилган индекслар сакланиб колади. Индекслар ҳужжатларни тизимга солишни осонлаштиради, фонд материалларининг сакланиш даражаси ва уларнинг тулалигини курсатади, ҳужжатларни тезда топиш имкониятини беради.
Йиғмажилд сарлавхаси. Тавсифлаш ишида йиғмажилдга сарлавха куйиш (ёки сарлавхани аниклаштириш) мухимдир. Сарлавхада йиғмажилдлар ва киритилган ҳужжатларнинг таркиби ва кискача мазмуни уз аксини топиши зарур. Давлат архивларида йиғмажилдларни тавсифлаш жараёнида уларнинг сарлавхалари аниклаштирилади. Агар сарлавханинг айрим унсурлари ноаник ёки тулик баён килинмаган булса, сарлавха бошкатдан тузилади.
Сарлавха тузишда куйидаги элементларни акс эттириш лозим булади: ҳужжатлар турининг номи, муаллиф, кимга юборилганлиги, кайси масалага баГишланганлиги, худуд, хронологик саналар, ҳужжатларнинг ташки белгилари. Масалан:

1. 
   ФарГона вилояти ишчи, солдат ва дехкон депутатлари Советининг протоколлари. 1917 йил март – 1918 йил июлp. Асл нусхалар.
   
2. 
   ФарГона вилоятида колхозларни ташкил этишга оид материаллар. 1930 йил. Асл нусхалар.
   
3. 
   ФарГона нефтни кайта ишлаш заводи маoмуриятининг бош-ка ташкилотлар билан ёзишмаси. 1959-1960 йиллар. Кучирма нусхалар.
   

Аннотация тузиш. Йиғмажилдларга киритилган айрим мухим ҳужжатларнинг мазмунини аннотация ёзиш йули билан аникланади. аннотация йиғмажилднинг муковасига сарлавхадан кейин ёзилади. Мисол:

1. 
   254-гвардия полкиниг жанговор харакатлари журнали. 1943 йил, 15-январp – 16-июлp.
   

Аннотация: Туйчи Эрйиғитовнинг 1943 йил 23 февралда курсатган жасоратининг кискача тавсифи (аннотация сузи ёзилмайди).
Ҳужжатларнинг асл нусха эканлигини, уларнинг тулалиги даражаси ва яратиш усули хамда йиғмажилдларнинг ташки хусусиятларини тавсифлаш. Ҳужжатларнинг асл нусхаси хамда уларнинг кучирма нусхалари узининг ишонарлилиги ва юридик кучи нуктаи назаридан бир хил эмасдир. Шу боисдан 1- ва 2-категорияли фондларни тавсифлашда бу нарсани эoтибордан четда колдирмаслик керак.
Агар йиғмажилдлар таркибига кирган барча ҳужжатлар асл нусха булса, бу хол сарлавхадан кейин кайд этилади. Масалан:

1. 
   Узбекистон ССР Министрлар Совети йиғилиларининг протоколлари. 1949 йил. Асл нусхалар.
   

Йиғмажилдда айрим ҳужжатларнинг асл нусхалари, бошка ҳужжатларнинг кучирма нусхалари биргаликда сакланиши мумкин. Бундай холда тавсифлаш жараёнида бу нарса кайд этилиши керак.
Агар ҳужжатлар кисман сакланган булса, тавсифлаш чоГида бу нарса акс эттирилади: «парчалар», «алохида вараклар», «ҳужжатнинг охирги кисми сакланмаган» ва хоказо.
Нодир ва алохида кимматли ҳужжатларнинг яратилиш усули хам кайд этилади (дастхат, чектографик варака ва хоказо). Куп холларда бу уларнинг мазмунини аниклаш учун зарур булиши мумкин. Ҳужжатларнинг ташки белгилари хам сарлавхадан сунг (агар аннотация ёзилса, ундан кейин) кайд этилади. Ташки белгиларга мукованинг нимадан тайёрланганлиги, безаклар, ҳужжатнинг нимага битилганлиги (пергамент, мато, коГоз), кайси тилда ёзилганлиги, оргинал мухр ва миниатюралар киради.
Йиғмажилдлар санаси. Йиғмажилдларнинг муковасида сарлавха ёки аннотациядан сунг унинг яратилиш санаси ёки йиғмажилд таркибига кирган ҳужжатларнинг бошланиши ва тугаши саналари курсатилади. Саналар араб ракамлари, ой номлари эса суз билан ёзилади. Аник саналарни билишнинг имкони булмаса, квадрат кавс ичида тахминий сана крсатилади (Масалан, «1927 йилдан кейин»).
Агарда саналарни умуман аниклашнинг имкони булмаса, йиғмажилдларнинг муковасида «санасиз» деб ёзиб куйилади.
Варакалар микдори ва сакланиш муддати. Санадан сунг йиғмажилднинг муковасида янги сатрдан варакалар микдори ёзилади («115 варакда»). Вараклар микдорини курсатиш ҳужжатнинг сакланиши ва назорат килиниши учун зарур.
Вараклар микдорининг пастида йиғмажилдларнинг сакланиш муддати кайд этилади. Вақтинчалик сакланаётган ҳужжатлар учун неча йил сакланиши курсатилади («20 йил саклансин», «75 йил саклансин» ва хоказо), доимий сакланиши зарур булган йиғмажилдлар учун «доимий саклансин» деб ёзиб куйилади.
Йиғмажилднинг муковасида архив шифри курсатилади. Архив шифри архивнинг кискартирилган номидан («УзР МДА», ФВДА» ва хоказо) хамда фонднинг раками, руйхат раками ва йиғмажилднинг руйхат буйича ракамидан иборатдир. Масалан, ФВДА, 23-ф., 2-р., 245-й. Архив шифри одатда муковада типография йули билан тайёрланган махсус штамп ичига куйилади.
Йиғмажилдлардаги ҳужжатлардан илмий максадларда ёки матбуот сахифаларида фойдаланилганда, архив маoлумотномаси ёки ҳужжатнинг кучирма нусхаси берилганда архив шифри хамда варак раками курсатилади.
Ички руйхат (мундарижа). Ички руйхат (мундарижа) кимматли йиғмажилдлар учун тузилади. Унда йиғмажилдга киритилган барча ҳужжатлар курсатиб утилади. Ички руйхатда ҳужжатларнинг индекси, мазмуни, санаси, кимга жунатилганлиги ёки муаллифи, вараклар раками кайд этилади.